フォームアンケートの安全な制作運用。Googleフォームのメリット・デメリットも解説

Googleフォーム
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顧客アンケートや社内アンケート、セミナーアンケートなど、さまざまな用途で活用されるアンケートフォーム。短期利用も多いため、手軽に制作運用したいと考える方も多いでしょう。

そこでこの記事では、フォームでのアンケートを円滑かつ安全に制作運用する方法や、手軽なフォーム作成ツールとして人気のGoogleフォームを活用するメリット・デメリットについて紹介します

Googleフォームよりもセキュアな環境をお求めなら、クライゼルのWebフォーム作成機能をご利用ください。

Googleフォームを活用したアンケートの作成方法

まずは、無料で手軽に利用できるGoogleフォームを活用したアンケートの作成方法から見ていきましょう。

Googleアカウントを作成

Googleフォームの利用には、Googleアカウントの作成が必須です。

また、必要に応じて共同編集者を追加することもできます。

テンプレートの選択

Googleフォームには、イベント出欠確認、受講者アンケート、お客様アンケートなど多様なテンプレートが用意されています。テンプレートには基本の設問などもあらかじめ設定されているため、テンプレートを活用することで作成時間が短縮できます

また、テンプレートを用いず、1から入力することも可能です。

googleフォームテンプレート

パーツの追加

テンプレートを選んだら、アンケート内容に応じてカスタマイズをしていきます。

今回はGoogleフォームの用意してある「イベント参加者アンケート」を選択します。

選択したテンプレート

質問項目の追加のほか、タイトルや説明入力、画像や動画追加も可能です。

設問 / 選択肢の作成

質問を追加する際は、質問形式を選択し、質問内容や選択肢入力していきます。

まず、右に画面に追従する+ボタンがあるので、そちらをクリックします。

その後、項目が追加されますので、「ラジオボタン」と記載があるプルダウンをクリックしてください。

すると、下記のように質問形式の選択肢が現れます。

質問形式は、記述式や段落、ラジオボタン、チェックボックスプルダウン、選択式、日付、時刻が用意されています。

また、必須入力かどうかも選択できます

デザインの設定

フォーム内容を作成できたら、全体のデザイン設定を行います。基本機能でテーマ画像の設定や、カラー変更、フォントの変更などが行えます

より細かくカスタマイズを行いたい場合は、HTMLやCSSで編集することも可能です。

詳細設定

送信後の表示メッセージの内容や、回答者へメール送信有無、提出後回答内容編集可否などを設定します。

公開設定

フォームが作成できたら、右上の送信ボタンをクリックします。

フォームの送信方法は、メールの送信、URLのコピー、HTML埋め込みから選択できます

回答結果の集計

ページ上部の「回答」タブから、随時、回答集計結果を閲覧できます

自動でグラフ化してくれるため、一目で概要を把握することが可能です。

Googleフォームは無料利用可能で多機能

次に、Googleフォームに搭載されている機能について説明していきましょう。

条件分岐の設定

例えば、1つ目の質問で「はい」と答えた方のみ2つ目質問を表示し、回答してもらうというように、回答内容に応じて表示内容を条件分岐させることが可能です。

条件分岐を行う際は、「セクションを追加する」から質問内容入力し、セクション右下のメニューにある「回答に応じてセクション移動」から設定します。

チェックボックスの個数制限

「当てはまるものを3つ選んでください」のように、チェックボックス形式質問では選択数を制限することが可能です。

作成したフォームの埋め込み

Googleフォームで作成したフォームは、他のサイトに埋め込んで使用することも可能です。

埋め込みにすれば、サイト全体のヘッダーやフッターのデザイン等を踏襲でき、外部サイトへ流出を防ぐことができるでしょう。

通知メール設定

新しく回答があった際に、作成者側がメールで通知を受け取る設定できます。

通知メールを受け取れば、すぐに回答者へアプローチすることができるため、リードナーチャリングなどにも役立ちます。

エクスポート

Googleフォームで収集した回答結果は、Googleスプレッドシートへエクスポートすることができます。詳細な分析を行ったり、他のツールとデータ連携させたりする際に役立ちます

テスト結果のフィードバック

Googleフォームはテストにも利用できます。解答集を作成しておくことで自動採点をし、個別で採点してフィードバック入力することが可能です。

テスト結果の共有は、自動で即時行うことができるほか、手動でのメール送信も行えます。

自動返信メール設定

フォーム送信後、回答者宛に回答内容をメール送信する機能がデフォルトで搭載されています。ただし、デフォルトの機能では文面をカスタマイズすることができません。

文面をカスタマイズしたい場合には、自動返信メール用のアドオン「Email Notifications for Google Forms」を使う方法もあります

添付ファイルのアップロード

Googleフォームにはファイルアップロード機能も備わっています。例えば画像コンテストの受付フォームに活用したり、採用エントリーに際して履歴書を添付してもらったりすることが可能です。

Googleフォームを本格活用する際のデメリット

Googleフォームは手軽に利用できる一方で、本格的に活用するはデメリットもあります。

ここではGoogleフォーム活用時に注意したい点を解説します。

アンケートURLを知っている人のアクセスできる脆弱性がある

Googleフォームでアンケートを作成した場合URLが入手できてしまえば本来回答し欲しい対象者以外でも回答できしまいます

それによって、意図した回答が得られなかったり、悪意を持ったユーザーにも利用されたりする危険性があります

質問フォームの設定に工数がかかる

Googleフォームは比較的簡易な内容のフォームを作成する想定で設計されており本格的なフォームを作成するには手間かかるツールだと言えます。また詳細なカスタマイズに弱い点もデメリットと言えます

デザインの工夫が難しい

デザインの工夫を施したい場合にもGoogleフォームは不向きです。

ォントの変更やテーマ画像・テーマカラーの変更程度しか編集ができないため、他サイトへ埋め込んでもGoogleフォームで作成したと一目わかるようなデザインになってしまいます。

Googleドライブによる容量の制限がかかる

Googleフォームで受け付けた回答データはGoogleドライブに保存される仕様になっておりドライブの容量をオーバーしてしまうと回答を受け付けられなくなっしまいます

特に添付ファイルを受け付ける際や、大規模なキャンペーンなどを行う場合には注意が必要です。

問い合わせ管理には向かない

Googleフォームは回答データの保持できるものの、編集履歴ややり取りの管理など機能がついていません。

そのため、追跡が必要になるような問い合わせサポートなどの用途には不向きと言えるでしょう。

問い合わせ管理を目的にフォームを作成したい場合はGoogleフォームではなく、他のサービス検討してみてください。

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Googleフォームとフォーム専用ツールの併用がおすすめ

上述のように、Googleフォームにはデメリットもあるため、本格的なフォーム運用をお考え方は、フォーム専用ツールと併用がおすすめです。ここでは適した使い分けについて解説します。

社内アンケートなどにはGoogleフォームを活用

社内アンケートのように、比較的小規模でデザインこだわる必要がなく、回答データの機密性も高くないフォームであれば、手軽作成できるGoogleフォーム活用適しているでしょう

ただし、回答データの容量などには注意が必要です。

販促やキャンペーンなど顧客情報を扱う場合は専用ツールを活用

キャンペーンや販促活動などでデザインにこだわりフォーム大規模に活用するフォーム、顧客情報扱うフォームなどの場合は、Googleフォームでなくよりカスタマイズ性セキュリティ機能の整ったツール使うことおすすめします

​​​​​​​有料のツールであっても、より高機能で外部連携にも優れていれば、効率化やデータの利活用進むため導入効果は高いと言えるでしょう。

Googleフォームと専用ツールの使い分けで、より効果的な情報収集を推進

Googleフォームには無料ならではの使い勝手良さがあり、フォーム専用ツールには自社業務により適した形カスタマイズできる良さがそれぞれあります

特に、1,000社以上の導入実績を持つクライゼルは、高いカスタマイズ性とセキュリティの堅牢さが大きな特徴です。外部連携も充実しており、スムーズかつ安全な運用が叶います。

さらに、本格的なフォームを初めて利用する方でも導入しやすい月額1万円のライトプランも登場。その使い勝手の良さをぜひご体感ください。

セキュリティを重要視するならクライゼルのフォーム作成ツール

なお、現在は、多種多様なフォーム作成専用ツールが存在しており、自社に本当に必要なサービスを選ぶことに悩まれることも多いでしょう。

ちなみに、フォームは個人情報を扱う機能のため、事業・経営リスクを回避するためにも、堅牢なセキュリティ環境が特に大切であると考えます。

の点、クライゼルの提供元のトライコーンはISO/IEC27001やISO/IEC27017(第三者セキュリティ認証機関)やPマークを取得し高セキュリティなサービス提供を行っています。

また、新しく登場したライトプランでは、 Webフォーム作成とメール配信に特化し、上位プラント同じセキュアなシステムを月額1万円で利用できるようになっています。クライゼルライトからクライゼルにはいつでもアップグレードも可能。

とにかく安価にフォーム作成ができればよしとするか、本格的な顧客データベースとしてセキュアに運用できる土台を持った多機能なシステムを使うかによって、選択肢は自ずと変わります。あくまで自社の目的を踏まえて比較検討するようにしましょう。

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弊社の多彩な業務で使える高セキュリティなCRMプラットフォーム「クライゼル」のカタログは下記からダウンロードいただけます。機能・料金表の記載もありますので、ぜひご覧ください。
服部誠

トライコーン(株)取締役兼マーケティング統括。
Web広告、CRM、CDP、データ可視化などお客様のwebマーケティングの課題解決に長年従事。
Salesforce Marketing cloud メールスペシャリスト / アドミニストレータ / コンサルタントおよび、Salesforce アドミニストレータの各認定資格を保持。

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