メールマーケティング施策において、メルマガの配信リストやメールアドレスの管理は、業務効率化の重要なポイントになります。
今回の記事では、エクセルで配信リストを管理するデメリットから、効率的にメルマガ配信するための方法をご紹介していきます。
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エクセルでメルマガの配信リストを管理する3つのデメリット
以前まで多くの企業がメルマガ配信リストやメールアドレス管理に使っていたのが、表計算ソフトのエクセルです。
現在はさまざまな表計算ソフトが存在しますが、その中でもエクセルは圧倒的なシェアを誇り多くの企業で活用が進んでいます。
また事業運営におけるさまざまなデータを集計・管理する際にエクセルは有用なソフトの1つであることは事実です。
しかし配信リストやメールアドレス管理など、メール関係のデータ管理には不向きな面もあります。
ここではエクセルで、配信リストの管理する場合のデメリットを3つご紹介します。
配信停止や登録解除が手作業になる
マーケティング目的で送るメール配信には、特定電子メール法により配信停止の導線を設けることが必須になっています。特定電子メール法については、下記記事で解説していますので、合わせてご覧ください。
エクセルで管理している場合、読者からメルマガの配信停止依頼やメルマガの登録解除は、基本的に全て手作業になります。
例えば、マーケティングメールに配信停止依頼先のメールアドレスを明記して、メールを受け取った際に配信停止の情報をエクセルに入力するといった運用が考えられます。
実際にエクセル内の膨大な配信リストやメールアドレスから、該当のアドレスを探し出しメルマガ の配信停止や登録解除となると大きな手間と時間がかかってしまいます。
一方で配信停止や登録解除が自動で行えるツールを活用すると、膨大な配信リストやメールアドレスから該当のアドレスを探し出す必要がなくなります。そのため業務効率化に直結します。
Googleのメール配信者のガイドラインに準拠できない
2024年2月以降、Googleのメールガイドラインに変更がありました。
マーケティングメールを送信する場合、このガイドラインを守らないと、@gmail.comや@googlemail.com のアカウントにメールが正しく送信されない、迷惑メールボックスに振り分けられてしまうといった事が起こる可能性があります。
詳しくは下記記事で解説していますので、合わせてご覧ください。
特に、toCビジネスの場合、@gmailをメールアドレスとして登録している場合も多いので、ガイドラインに準拠出来ない場合は、メールマーケティングの効果が薄れたり、メールが届かないことによるクレームにも繋がりかねません。
ヒューマンエラーが起きやすい
上記でお伝えしたようにエクセルでの管理は、手作業で行います。
そのためヒューマンエラーが起きやすいのもデメリットの1つ。
メルマガにおけるヒューマンエラーとしては、配信停止・登録解除の間違い、配信タイミング・宛先の誤送信などさまざまなケースが考えられます。
このようなヒューマンエラーはお詫びメール作成や相手先に赴いての謝罪など、1つのミスが大きな問題に発展してしまうケースもあります。
事業運営に際してこのようなミスは回避する必要があります。
その点でもヒューマンエラーの可能性が高いエクセルでメルマガの配信リスト・メールアドレス管理は、デメリットになってしまいます。
一方、自動で行えるツールを活用すれば、ヒューマンエラーは起こさずにメルマガの配信リスト管理が可能なため、効率的にメルマガ配信を実行できます。
データ分析ができない
エクセルで管理している場合、メルマガにおける到達率やクリック率のなど、指標を確認できません。
そのためターゲットの動向や興味・関心のある箇所、デザイン・文章の良し悪しなどのデータ分析できません。
メルマガをはじめ昨今のメールマーケティングにおいては、さまざまなデータを元にデザインや内容を変更し改善していくケースが一般的。
その中でデータ分析できないのは、エクセルでメルマガの配信リストを管理する際のデメリットになってしまいます。
一方、データ分析できるツールを活用すると、デザインや内容の改善に役立つデータを収集できます。
そのためデータを基にしたロジカルなメルマガ改善が可能です。
配信リストのエクセル管理におけるデメリットを補う方法とは
エクセルでメルマガの配信リスト・メールアドレス管理する場合には、上記のようなデメリットがありました。
それらを補えるのがメール配信サービスです。
メール配信サービスは、メルマガや企業からのお知らせを一元的に管理できるメールマーケティングに有効なツールです。
安全かつ確実にメルマガを配信できるため多くの企業で導入が進んでいます。
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配信リストをメール配信サービスで管理する6つのメリット
メール配信サービスによっては、メルマガの配信停止や登録解除を自動化し、ヒューマンエラーを回避できます。
さらにメールマーケティングに有用なデータ分析を搭載しているツールもあります。
そのためエクセルで起こりうるデメリットを回避するためにもメール配信サービスは有効です。
さらに以下のようなメリットもあります。
重複配信を自動で防ぐ
手動で配信リストの管理している場合、重複してアドレスを登録してしまうケースがあります。
それにより同じアドレスに重複配信してしまう可能性があります。
その他にも、リストを集めて一斉配信する場合、リスト内に同じ企業や部署のアドレスが複数入っているケースもあります。
その際、同じ受信者に重複して配信してしまう可能性もあります。
適切に配信していれば、売り上げにつながった可能性がある受信者に対して、重複したメルマガ配信は致命的なミスです。
一方でメール配信システムでは自動的に重複したアドレスを抽出できる機能があります。
よって重複配信の防止につながるので、この点メール配信サービスのメリットといえます。
さらにスパムトラップや受信ブロックに合う可能性も減らせます。
スクリーニングにより適切な計測を実現
メルマガにおける未達のメールアドレスのスクリーニングがしやすくなる点も、メール配信サービスで管理するメリットです。
スクリーニングとは、直訳すると選考やふるい分けの意味があります。
メールマーケティングにおいては「非アクティブなメルマガ登録者を解除する」意味で使われます。
またスクリーニングによって得られる効果としては、各指標が適切に計測できること。
指標の例としては、メルマガ到達率やクリック率、成約率などが挙げられます。
これらがスクリーニングによって適切に計測されることで、メルマガにおける問題点や改善点を発見するのに役立ちます。
よって効果的なメルマガ配信を実現できます。
またこちらも重複配信と同様に、スパムトラップや受信ブロックに合う可能性も減らせます。
管理時間の短縮が可能
エクセルで管理する際には手作業で行うため、多くの時間と手間がかかっていました。
一方でメール配信サービスを活用すると、さまざまな管理が自動化され管理時間の短縮につながります。
そのためメルマガ内容の企画や作成、配信済みのメルマガのブラッシュアップなど、人的なリソースが必要な業務に、人員を投下できます。
よって生産性が向上し売り上げに直結していきます。
ツールで補える箇所はツールに任せ、本来注力すべき箇所に労力を集中できるのもメール配信サービス導入のメリットです。
次回配信に向けた分析が可能
データの収集・分析、それに伴う活用も可能な点が、メール配信サービス活用のメリットです。
データの指標としては、到達率やクリック率などが挙げられます。
メール配信サービスでは、これらの指標が迅速に把握でき、エクセルに比べより詳細なデータの分析も可能です。
よってデータを基に、次回配信のプランを決定することもできます。
ユーザーに応じた適切なメールを送信できる
データを基にした次回配信のプランニングが可能な上に、ステップメールなどの具体的な施策までもセットで実現可能です。
これはデータと配信システムが連動されている、メール配信サービス独自の強みです。
エクセルを使用している場合、データをメールソフトに転記する必要がありますが、その必要もなくシームレスに配信できます。
またそれによってユーザーのアクションやタイミングなどに応じて適切なメール配信が可能です。
カスタマイズが柔軟にできる
メルマガ配信では目的に応じて、送信者や宛先の名前差し込みなどカスタマイズの必要が出てきます。
なぜなら戦略的に売り上げやサービスの登録を促すためです。
特にメルマガ購読者の趣向にばらつきがある場合や、よりパーソナライズされたメルマガ配信する際にはカスタマイズ機能は必須です。
まとめ
今回の記事では、エクセルによるメルマガの配信リストの管理や、メール配信サービスについてご紹介してきました。
メール配信サービスはエクセル管理のデメリットを補う、メルマガ配信に有用な存在です。導入を進め業務効率化を実現しましょう。
今後メール配信サービスの導入を考えている方は、費用対効果の良い施策にするためにも、ぜひ弊社のクライゼルをご検討ください。
