「画像や動画データといった情報を、お問い合わせフォームで収集したい」「お問い合わせフォームを作りたいけれど、作成方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。この記事では、ファイル添付機能付きメールフォームの作成方法や導入するメリット、おすすめのツールについて紹介します。
専門知識が不要で、かつ効率良くメールフォームを作成したい方は「クライゼルのファイル添付機能付きのメールフォーム作成ツール」をご利用ください。
メールフォームにファイル添付機能を実装するメリット
メールフォームにファイル添付機能を実装すれば、ファイルの回収がスムーズになり、必要な顧客データを正確に収集できます。ここでは、ファイル添付機能を実装する具体的なメリットを2つ紹介します。
アップロードされたファイルを回収できる
メールフォームは、さまざまな種類のアップロードされたファイルを回収できます。特に画像や動画などの大容量のファイルを回収できれば、より細かく、かつ大量の情報を集められるでしょう。
電話で情報収集すると、混雑する時間帯には連絡がつながらないことも考えられます。また、電子メールでは、顧客が企業アドレスを間違えることも想定でき、情報収集の機会を損失するおそれがあります。ファイルを企業と顧客がスムーズに共有できる点が魅力の一つと言えるでしょう。
顧客データを収集できる
電子メールを送信する場合、一度Webサイトを離れてメールソフトを起動しなければならないため、顧客にとって大きな手間になります。一方でメールフォームは、Webサイトで送信まで完結するため、顧客を取り逃がしにくいメリットがあります。
また企業が求めている顧客の「氏名」「電話番号」「メールアドレス」といった項目を設定できます。記入漏れ防止のために、「入力必須」を設定することで、企業が入手したい情報を確実に集めることが可能です。
メールフォームにファイル添付機能を実装するデメリット
デメリットとして挙げられるのは、サーバーへの負荷が大きくなることと、セキュリティ面でのリスクです。企業のパフォーマンスに関わる重要な要素のため、しっかり確認しておきましょう。以下で詳細を解説します。
サーバーへの負荷が大きくなる
文面だけのメールとは異なり、画像や動画などのファイルが添付されたメールはファイル容量が大きくなるため、サーバーへの負荷もかかります。それゆえ場合によってはメールの送受信ができなくなり、システムパフォーマンスに悪影響が出るでしょう。そこでサーバー内のデータを定期的に削除することが重要です。データの削除を行えば、容量圧迫の問題を解決できます。
セキュリティ面でリスクがある
ファイル添付機能が実装されているホームページは、サイバー攻撃を受けるリスクが高くなります。ファイルデータを添付して送信できるシステムでは、悪意のある第三者もウイルスファイルの添付ができます。
セキュリティが万全でなければ、データベースに不正アクセスされ、情報漏洩やデータ改ざんをされる危険性もあるでしょう。万が一ファイル添付機能を実装する際は、セキュリティ対策を万全にし、メールフォームを安全に管理することが必須です。
ファイル添付機能を設けたメールフォームを作成する方法とは？
実際にファイル添付機能を設けたメールフォームを作成する方法は、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、4つの方法を紹介します。
フォーム作成ツール
フォーム作成ツールにはさまざまなテンプレートが用意されています。デザインに困っている方や、短時間でフォームを手軽に作りたい方におすすめです。ツールによってはファイル添付機能だけではなく、顧客管理機能や自動集計機能などのバラエティ豊かな機能が搭載されています。
しかし、画像ファイル添付機能がなかったり、機能が制限されていたりするツールもあります。また、送受信できるサイズや、保存ができるファイルの容量もサービスごとに異なるため、導入前に必ず確認しましょう。
HTML/PHP
HTMLやCSS、PHPなどのマークアップ・スタイルシート・プログラミング言語を使い、フォームを作成できます。1から作るため、フォームの項目やデザインの設計ができる、自由度の高い作成方法です。
ただし、個人情報の取り扱いについて、高いセキュリティ対策が求められます。悪意のあるサイバー攻撃やデータの不正改ざんを防ぐためには、専門知識が必要なため、予算だけではなく時間もかかるでしょう。
詳細は以下の記事で解説しています。
初心者でも安心なPHPを使ったメールフォームの作り方を紹介
HTMLでのメールフォームの作り方！HTMLタグからサンプルコードまで紹介！
Googleフォーム
Googleフォームでは、ファイル添付機能の実装ができます。設置方法はシンプルで、「ファイルアップロード」を選択し、ファイルサイズやファイル形式などを設定するだけです。無料で利用でき、テンプレートが豊富にあるため扱いやすく、Googleアカウントをもっていれば共同作業ができます。スマホやタブレットといった、パソコン以外のデバイスでも操作可能です。
しかし、ファイルを添付できるのは、Googleにログイン中の人のみとなっています。より多くの人からアンケートを回収したいときや、不特定多数の意見がほしいときは、別の手段を考えたほうが良いでしょう。
WordPress
ブログやサイト管理で使われる場合が多い「WordPress」などのCMSを利用し、ファイル添付機能のあるフォームを作成できます。WordPressでは、ドキュメントやスプレッドシート、コードサンプルといった多様なファイルも管理できます。一方で英語対応のみのプラグインしか用意されていなかったり、コーディングの知識が必要になったりするケースもあるため注意が必要です。
ファイル添付機能があるメールフォーム作成ツール4選
メールフォーム作成ツールにはそれぞれ特長があり、目的によって選ぶ必要があります。また、プラン料金やファイル容量も重要な要素のため、しっかり確認しておきましょう。ここではおすすめのツールを4つ紹介します。
クライゼル
クライゼルはCRM（顧客関係管理）を、クラウド上で扱えるプラットフォームです。専門知識は不要で、高セキュリティな申請フォームを作成できます。
またデータベースやWEBフォーム、メール配信、マイページを快適に作成することも可能です。投稿するファイルのサイズを自動で圧縮する機能もあるため、容量が気になっても心配なく利用できます。
プラン料金・ファイル容量
クライゼルの料金と容量は以下のとおりです。
| クライゼルライト | クライゼル | |
| 月次費用 | 10,000円 固定 | 50,000円～ 従量制 |
| ファイル容量 | 10MB／1ファイル | 10MB／1ファイル |
※100MBまで容量を上げるオプションサービスがあります。
Tayori
Tayoriは、「フォーム・受信箱」「FAQ」「アンケート」「チャット」の4つの機能を提供するサポートツールです。豊富なテンプレートが用意されており、お問い合わせフォーム、メールフォーム、申し込みフォーム、アンケートフォームを無料の範囲から作成できます。またフリープランでも、受信数が無制限な点が特徴的です。
プラン料金・ファイル容量
Tayoriの料金とファイルサイズは以下のとおりです。
| フリー | スターター | プロフェッショナル | エンタープライズ | |
| 料金（税抜き） | 無料 | 3,400円/月額 | 7,400円/月額 | 25,400円/月額 |
| ファイルサイズ | - | 10GBまで | 30GBまで | 30GBまで |
formzu
formzuは「レンタルサービス」としてメールフォームを提供しています。お問い合わせフォームやアンケートフォーム、申し込みフォームなどを自由に作成できます。メールフォームには必要な機能がほぼ搭載されており、初めて使用する人でも操作画面がわかりやすい点が特徴的です。
プラン料金・ファイル容量
formzuの料金と容量は以下のとおりです。
| フリー | パーソナル | ビジネス | プロフェッショナル | |
| 1日当たりの料金 | 0円 | 18.9円 | 36.2円 | 84.9円 |
| 容量 | 2Mまで／ファイル | 4MBまで／ファイル | 合計6MBまで
／3ファイル |
合計10MBまで／5ファイル |
FormOK
FormOKはWEBフォーム・メールフォームを迅速に作成できるサービスを提供しています。複数のフォームをパソコンだけではなく、スマートフォン、タブレットから管理ができます。独自に開発した、「ギガファイルアップローダー」により、大容量の画像・動画ファイルでも、フォームに添付できるのが特徴です。
プラン料金・ファイル容量
FormOKの料金と容量は以下のとおりです。
| フリー | ライト | スタンダード | |
| 月額の料金 | 無料 | 3,500円 | 7,200円 |
| 容量 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
なお容量は無制限となっていますが、データ量が大きくなると、通信状態が悪くなる場合があります。安定した通信状態の確保が必要になります。
ファイル添付機能があるメールフォーム作成ツールを選ぶポイント
自社にマッチしたものを選び、業務のパフォーマンスを向上させるためには、ツールの選定ポイントを知る必要があります。ここでは重要な3つのポイントを紹介します。
アップロード可能な容量
アップロード可能な容量を想定してフォームを作成することは、ユーザビリティの向上につながります。例えば「デジタルカメラで撮影した画像を添付したい」「一度に複数枚の画像を添付したい」と考えるユーザーも多いなかで、それぞれに配慮された容量を確保しておけると、離脱率の低下にもつながるでしょう。ユーザーの行動を想定して、許容の範囲設定を行うことが重要です。
総ファイル保存容量
データベース側の容量や、1通あたりの容量、サーバー側のデータベース（ストレージ）の容量にも注意する必要があります。
データベースの容量が満杯になると、システムが正常に動作しなくなるなどのシステム障害につながります。
ユーザビリティの低下を防ぐためにも、気を付けたいポイントの一つです。
対応可能なファイル形式
ユーザーが使用するファイル形式について、想定する必要があります。デバイスにあるファイルを加工・編集しないと添付できない場合、ユーザーにとっては大きなストレスになるでしょう。使用が想定されるファイル形式に対応することは、ユーザーの負担を減らすことにつながります。
ファイル添付機能があるメールフォーム作成ツールはクライゼルがおすすめ
ここまで、ファイル添付機能付きのメールフォームの作成方法や、おすすめのツールについて解説してきました。メールフォームを1から作ると、時間や労力がかかり、業務の効率性も落ちると言えるでしょう。
しかしメールフォーム作成ツールを使えば、テンプレートが備わっているためスムーズに安全なフォームを作成できます。また、運営する上での疑問点があれば、提供会社のカスタマーサポートに質問することも可能です。
そこで特におすすめしたいのが、「クライゼル」です。
クライゼルは、使用上での疑問点があれば、運営会社である「トライコーン株式会社」の専門のカスタマーサポートに質問することができます。
単なる質問に対する回答だけではなく、ツールの効果的な利用方法のアドバイスなども受けることができます。
また、万全なセキュリティ対策で、お客様の情報を守ります。クライゼルの特徴として挙げられる点は、次の5つです。
データべースサービス
万全なセキュリティ対策で顧客のデータを一元管理し、データベースを複数作成できます。また、細やかな権限管理を実現し、レポート機能などの豊富な機能を利用できます。
メール配信サービス
数万～数十万通といった一斉メールを高速かつ安定的に送信することができます。
HTMLエディタ機能やステップメール機能などの機能や、視覚化された配信レポート機能などメールマーケティングに必要な機能を豊富に揃えています。
サイトサービス
会員限定ページの作成やマイページ、クーポンの発行ができます。
オプションサービス
セキュリティの向上やURLの独自ドメイン設定などの豊富なオプション設定があります。
システム連携サービス
クライゼルと企業が使っているシステムを連携することができます。クライゼルで作成したフォームから、kintoneやSalesforceなどにデータを自動連携できます。
まとめ
この記事では「ファイル添付機能付きメールフォーム」を導入するメリット・注意点や、おすすめの作成ツールの紹介をしました。メールフォーム作成ツールを使用すれば、専門知識が不要で、かつ作成ツールを提供している会社に疑問点の問い合わせができます。
今回紹介した「クライゼル」であれば、ファイルサイズの自動圧縮機能もあり、データの容量の対策が不安な方でも、安心して利用できるでしょう。ファイル添付機能付きのメールフォーム導入を考えているのであれば、クライゼルを検討してみてはいかがでしょうか。
