Webフォームのメール送信機能。メールフォームの活用とセキュリティ配慮の基礎知識

Webフォーム
Webフォーム

メールフォームとは、Webサイト上に設置したフォームにユーザーが直接メッセージを入力することでメール送信ができる仕組みのことを言います

ーザーはメーラーを起動することなくいつでもメッセージが送ることができ、設置側はメールアドレスを公開することなくメール受け付けることができるメリットあります。

この記事では、メールフォームの基礎知識や活用方法、作成時の注意点などについて詳しく解説します

高セキュリティなメールフォームは、クライゼルのメールフォーム作成機能をご利用ください。

メールフォームを構成する3要素

まずはメールフォームの基礎知識として、メールフォームを構成する要素から解説していきましょう。

メールフォームは、入力フォーム・確認画面・送信完了画面の3つの画面で構成されます。

この章ではそれぞれのポイントについてお伝えします。

①入力フォーム

メールフォームで最も重要なが、わかりやすい入力フォームを用意することです。

今後のアプローチ等に必要なデータを、運用しやすい形式で集めることが求められますが、入力項目多すぎるとユーザーに敬遠されコンバージョンを下げる恐れあります。

必須項目と任意項目に分けるなど、ユーザビリティとのバランスをとりながら設置項目を工夫しましょう。

②確認画面

メールフォーム設置時は、確認画面の有無についても検討しましょう。

確認画面は入力ミスを防ぐ有効な手段ですが、一方でコンバージョンを下げてしまう要因にもなりかねません。

正確な入力を優先させるか、できるだけ簡単に送信できることを優先させる判断し、設置する場合には送信完了までスムーズ導けるようしましょう。

③完了画面

完了画面(サンクスページ)は必須ではありませんが、ユーザーに安心感を与えることもできます、関連商品のバナーを置くなどして営業に役立てることもできます。

また完了ページのURLをユーザーごとに動的に生成し、トラッキングすることでMA(マーケティング・オートメーション)のデータとしても活用できます。

Webフォームからメールが届くまでの仕組み

次に、Webフォームからメールが届く仕組みについて簡単に説明しましょう。

1.Webフォームへユーザーが情報を入力・送信

まずは、Webサイトを訪れたユーザーがフォームに情報入力し、送信します。

2.自社のサーバーに情報が送られる

送信ボタンが押されると、フォームを設置しているWebサーバーにその情報送られます。

3.サーバーのプログラムにより情報をメール形式へデータ変換

入力情報はWebサーバー上のプログラムによってメール形式へとデータ変換されます

このプログラム次第で、受け手が利用しやすいように情報を加工することも可能です。

4.サーバーから手元のメーラーにメールが届く

フォーム作成時に設定したアドレス宛メールが送信され、メーラーから確認できるようなります。

メールフォームの作成・設置方法

メールフォームの作成方法は、大きく3つに分けられます。

それぞれの方法について簡単に違いを説明しましょう。

プログラム活用してWebサイトに導入

まず1つ目は、フォーム用のプログラム書いてを実行する方法です。

自由にプログラムを組むことが出来ますが、プログラミングの知識やサーバーに関する知識必要です。

CMSのプラグインを活用してWebサイトに導入

2つ目は、Webサイトの構築に使用しているCMS(WordPressなど)プラグインを活用する方法です

ールフォームはWebサイトの主要機能の一つですので、どのようなCMSをお使い場合でも基本機能またはプラングインを使って比較的簡単にメールフォーム実装することができるでしょう

Webフォーム作成サービスを活用してWebサイトに導入

3つ目は、Webフォーム作成サービスを活用する方法です。

Googleフォームのように無料で利用できるものから、高機能・高セキュリティなものまで多種多様なサービスがあります。専用サービスとあって、誰でも簡単にフォームを作成できる点が魅力。

Webマーケティングを強化していきたいという方は、機能面やセキュリティ面も踏まえてこうした専用サービスの導入も検討すると良いでしょう。

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メールフォームによるWebフォームのメール送信機能のメリット

続いては、メールフォームによるWebフォームメール送信機能を活用するメリットについてご紹介します。

いつでもお問い合わせを受け付けられる

メールフォームを設置すれば24時間365日お問い合わせ受け付けることができます利用者はメーラー起動させる必要もありません。

そのためWebサイト内にメールフォームを設置することで、サイトの閲覧からお問い合わせの動線がスムーズになり、お問い合わせ率向上を図ることができます。

フォームの入力チェックにより、正確な情報を受け取れる

メールフォームの多くは、入力内容自動チェック機能がついているため、必要な情報を正確に入力してもらいやすい点も大きなメリット。

必須項目の入力が抜けていたり、メールアドレスが無効な形式で入力されていた場合、エラー表示で即座に訂正しもらうこと可能です。

正確なデータを受け取ることで、その後の分析・アプローチなどのデータ活用もしやすくなります。

ユーザーに対し自動返信機能で迅速な対応ができる

メールフォームのもう一つの魅力は、自動返信機能で見込み客からアクションに即座に対応ができる点です。

お問い合わせのお礼を伝えると同時に、今後の流れなどをアナウンスしておくことで、見込み客と関係性つないでおくことができます。

メールフォームによるWebフォームのメール送信機能のデメリット

上述ようにメールフォーム設置はメリットが大きいものですがデメリットないわけではありません。導入時には以下の2点を踏まえて検討しましょう。

導入コストと運用のための体制構築コストがかかる

1つ目は導入・運用ため人的・金銭的コストがかかる点です

フォーム作成のコストが発生するだけでなく、問い合わせ件数が増えた分だけ、対応する人員のコスト増えることになります。

セキュリティリスクに配慮が必要

2つ目はセキュリティリスクに配慮する必要がある点です。

ールフォームがスパムメールや迷惑メールなどに使われるケースもあるため、安全に運用していくためは初めからセキュリティ配慮したメールフォームを使って作成するが望ましいでしょう

運用目的のWebフォームで情報収集はシステム連携・セキュア環境が大切

この記事では、Webフォームのメール配信機能であるメールフォームについて詳しく解説してきました。

Webフォームを作成する上で忘れてはならないが、Webフォームは顧客データを収集し運用するための手段だという点です。

のため、フォーム作成ツールには、作成のしやすさなどのフォーム作成上機能はもちろんこと、顧客アクションを促すUXデザインやEFOため運用改善機能も求められます。

Webフォームで最も重要なのは、セキュリティ

個人情報にあたる顧客データの運用を前提としてシステムが構築され、セキュリティが担保されているという点です。

データを受信するだけではなく、格納・活用まで見据えてデータ運用の土台を築くことが肝要です。

また、その土台の根幹となるがセキュリティ面。

外部からの情報の入り口となるWebフォームはサイバーセキュリティリスクや情報漏洩リスクと常に隣り合わせです

信頼性が高い、高セキュリティなWebフォーム作成ツールで、セキュアにデータを運用しましょう。

高セキュリティなWebフォーム作成ツールとして定評のあるクライゼルは、国際規格であるISO27001とISO27017の認証を取得。

技術面と組織面で世界水準の情報セキュリティ管理を行っており、サービスのセキュリティも国際規格に則っています。

さらに、 reCAPTCHA v3に対応しスパム防止対策も万全に行っている他、管理画面のSAML認証でSSO(シングルサインオン)も対応。

追加費用なしに運用で必要な分だけユーザ・アカウントを開設することができ、ユーザ・アカウント毎に細かい権限設定が可能です。

これら機能で情報セキュリティガバナンス対策にも力を発揮します。Webマーケティングの運用基盤に、ぜひセキュアなクライゼルをご活用ください。

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弊社の多彩な業務で使える高セキュリティなCRMプラットフォーム「クライゼル」のカタログは下記からダウンロードいただけます。機能・料金表の記載もありますので、ぜひご覧ください。
服部誠

トライコーン(株)取締役兼マーケティング統括。
Web広告、CRM、CDP、データ可視化などお客様のwebマーケティングの課題解決に長年従事。
Salesforce Marketing cloud メールスペシャリスト / アドミニストレータ / コンサルタントおよび、Salesforce アドミニストレータの各認定資格を保持。

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