社内に散在しがちな案件情報。クラウドで一元化して便利に運用したいけれど、やり方がわからない……とお悩みの方も多いのでは？
案件管理の効率化を図るなら、サイボウズ社が提供するkintone(キントーン)がおすすめ。商談期間が長いBtoBの営業管理も、情報一元化による社内での情報共有もkintoneで案件管理を行うことで実現できます。
kintoneの導入や案件管理でお悩みの方は、ぜひトライコーンにお任せください。トライコーンはサイボウズ社のオフィシャルパートナーであり、kintoneに関する豊富な知識と経験でサポートします。また、弊社自身もkintoneで案件管理を行っています。弊社事例はこちらからダウンロードいただけます。
kintone(キントーン)の案件管理でどんなことができる？
案件管理を、エクセルやスプレッドシートで行っているという企業も少なくありません。業務形態や会社の規模にもよりますが、「フォーマットが統一されていない」「記入漏れが多い」「フォームで届いた内容を手動で転記しなければならない」「営業活動履歴を追いにくい」など、煩雑かつミスが多発しやすい状況に陥ってしまうこともありますよね。
そこでおすすめなのが、kintoneでの案件管理です。
案件管理に必要な情報を一元化できるのはもちろん、各営業担当の活動状況が一目で確認できたり、データを分析して営業活動に活かしたり、データを出力したり、外部サービスと連携したりなど、業務の効率化はもちろん業務改善や売上の拡大施策などにも貢献できます。
kintoneの案件管理の主な機能
ポータル機能
お知らせや通知、売上状況や各種KPIといった、毎日使う情報が1か所に集まったポータル機能。ほしい情報を見つけるために複数のフォルダを開いて探す……といった手間が省けて便利です。 情報がひとつの画面に集約されているので、確認漏れも防げます。
リマインダー機能
「来週月曜日に資料を送付」など、対応漏れを防止するためのリマインダー機能。通知のタイミングや条件などは自分で設定できるため、便利に活用できます。
プロセス管理機能
プロセス管理機能を使えば、案件のステータスを一目で把握できます。ひとつの案件やタスクに対して、いま誰がどのような対応をしているのか、kintoneを見るだけで進捗の把握・管理が可能です。
コメント機能
業務の指示やアドバイスなどは、コメント機能を活用しましょう。個別に電話やメールで確認する必要がなくなり、すべてkintone上で完結できます。
アクセス権の設定
アプリごと、データごとに、アクセス権の設定ができます。この組織は閲覧だけ、このユーザーは閲覧と編集の権限、などの細かい設定が可能。情報を社内に広く共有できる一方で、守りたい機密情報の管理にも役立ちます。
kintoneを使った案件管理を導入している事業者は多い？
トライコーンでは、当社のSFA・営業管理ツールに関するアンケートを実施しました。
最初の質問は「SFA・営業管理ツールの導入していますか？」です。
SFA・営業管理ツールについては、およそ半数の方が導入していると回答されています。多くの事業者がツールを活用して業務効率化を図っていることがわかります。
さらに、導入している方にどのサービスを利用しているかを聞いたところ、２位にkintoneがランクインしました。
今回のアンケート調査の結果を振り返ると、kintoneを使った案件管理に興味を持っている事業者は多いと考えられるでしょう。
気になっている方は、ぜひkintoneでの案件管理をご検討ください。 弊社自身もkintoneで案件管理を行っています。弊社事例はこちらからダウンロードいただけます。
kintoneで案件管理をする6つのメリット
kintoneで案件管理をすると、どのようなメリットがあるのでしょうか。主な6つのポイントを解説します。
1.案件情報を一元化できる！
社内に散在している案件情報をkintoneにまるっと一元化。すべてをひとつに集約できるため、担当者以外でも案件情報を把握できます。属人化も防げるため、営業担当者の引き継ぎなどもスムーズです。
2.情報共有のリアルタイム化！
kintoneのレコードを追加したり編集したりすると、情報が即座に反映されます。これにより、チームに情報をリアルタイムで共有できるため、よりスムーズで効率的な業務が実現できます。
3.進捗や工数の可視化！
情報がリアルタイムで共有できるということは、案件の進捗状況も可視化できるということ。進捗が滞っている案件の担当者に速やかに状況を確認したり、ボトルネックになっている部分を可視化できたりします。工数も可視化できるため、業務改善にも役立ちます。
4.ペーパーレスの実現！
すべての案件をkintoneで管理することで、ペーパーレスも実現。過去の案件情報を探すのも、検索ボタンひとつで完結します。デジタル化によるDX推進にも貢献できます。
5.レポート機能でデータの分析が可能！
kintoneのレポート機能を活用することで、簡単にデータのグラフ化やクロス集計ができます。営業データの分析を元に、業務改善・効率化の施策検討にも活かせます。
6.コストパフォーマンスが高い！
kintoneのスタンダードコースは、1ユーザーあたり月1,800円(※)。海外の大手SFAだと、20,000円ほどかかることも。
このように、kintoneは多機能ながら、圧倒的なコストパフォーマンスが魅力です。
(※)2024年10月時点。スタンダードコース価格。最低契約ユーザ数：10。
トライコーンでは、kintoneとクライゼルを使って、営業お問い合わせの受付から案件管理までの一連の業務を管理・運営しています。この仕組みにより、業務効率向上しました。その事例はこちらからダウンロードしていただけますので、ぜひご覧ください。
kintoneでの案件管理をもっと便利にするおすすめアプリ
kintoneのサンプルアプリを利用すれば、案件管理が便利＆時短に。以下の3つのアプリがおすすめです。
営業支援パック
「顧客管理」「案件管理」「活動履歴」の3つのアプリがセットになったサンプルアプリパック。各アプリ間を連携する機能が設定されているため、お好きな項目を付け加えたり、さまざまな機能を活用したりできます。
案件管理
案件ごとに、受注の確度、金額、どのようなアクションを起こしたかの履歴などを記録できるアプリ。ステータスの確認はもちろん、集計機能を使えば売上・案件数・確度の集計も簡単です。
顧客リスト
会社名、担当者名、連絡先といった顧客の情報を登録・管理できるアプリ。優れた検索機能で必要な情報にすぐたどり着けます。CSV形式でデータの入出力ができるため、データの移行もらくらく。ルックアップ機能で顧客情報をマスタ情報として使えるため、さまざまなkintoneアプリで活用できます。
さらに便利に使いたい方向け！おすすめプラグイン3選
kintoneの標準機能だけでは、集計や条件分岐を使った情報入力画面の作成などに不便を感じることもあります。サンプルアプリでは補えない……とお困りの場合は、プラグインを活用してみましょう。
かゆいところに手が届く、おすすめの拡張機能やプラグインを3つご紹介します。
クライゼル(トライコーン株式会社)
概要
営業お問い合わせフォームなど、お客様が入力できるフォームがつくれるクラウドサービス
特長
kintoneに直接連携できるwebフォームを簡単につくれるサービスです。自動で手軽にフォームを作成したり、HTML/CSSを使用して自社サイトに合わせたフルカスタマイズフォームを作成したりもできます。ID/パスワードやメールによるユーザー認証も可能なので、過去に入力したデータを編集する更新フォームにも対応しています。
料金
- 14日間トライアル：無料
- クライゼルライト：月額10,000円(初期費用無料)
- クライゼル：月額50,000円〜(初期費用10万円〜)
クライゼルのカタログはこちらからダウンロードしていただけます。
PrintCreator(トヨクモ株式会社)
引用元：https://kintoneapp.com/print-creator
概要
ドラッグ＆ドロップでkintone上のデータを使って書類作成＋簡単に出力できるプラグイン
特長
見積書や契約書、請求書といった書類をPrintCreatorにアップロードし、kintoneのデータと連携した書類を簡単に作成できます。さらにkintone上の「出力ボタン」を押すだけで、作成した書類の出力が可能。kintoneの添付ファイルフィールドへ保存もできます。料金プランにより、kintone上の画像を載せたり、出力の時間を指定したり、特定のアクションで自動的に出力したりなど、さまざまな機能が使用できます。
料金
- 30日間無料お試し
- ライト：月額6,000円
- スタンダード：月額9,000円
- プレミアム：月額14,000円
- プロフェッショナル：月額30,000円
DataCollect(トヨクモ株式会社)
引用元：https://www.kintoneapp.com/data-collect
概要
kintoneのデータを自動集計できるプラグイン
特長
kintone内の複数のアプリの情報を、エクセルと同じ関数を使用して集計できます。kintoneのデータをエクセルに転記して集計……といった煩雑な作業を、kintone上でシンプルに完結。レコード単位の集計のほか、料金プランによってレコード一覧での一括集計やレコード操作をきっかけとした自動実行も可能。日々の集計業務の時短＆効率化が図れます。
料金
- 30日間無料お試し
- ライト：月額9,000円
- スタンダード：月額18,000円
- プレミアム：月額30,000円
kintoneを使った案件管理 弊社事例のご紹介
弊社でも数年前までエクセルで案件管理をおこなっていました。しかし、以下のような問題（※を参照）があり業務生産性をおとしていました。
（※）当時の当社問題：複数人での同時編集が難しい、スマホから操作しづらい、データ収集と統合が煩雑、誤ってデータの削除や上書きによる対応負荷、活動履歴が残せない
そこで、当社ではkintoneを導入し自社で案件管理アプリ、予実管理アプリ等を作成しました。それにより、以下を実現することができました。
① ポータル
② 案件の予実管理
③ 顧客情報の充実
それぞれに関してご説明いたします。
① ポータル
kintoneのポータルやスペースといった機能を活用することで各ユーザ（経営、営業、マーケティングなど）が見たい数字を素早く見れるようになりました。
このポータル画面から簡単に見たいデータを見れるようになりました。もちろん数字は表形式でもグラフ形式でも確認することが可能です。
例えば、当社への営業お問合わせ数は有効クエリーとして管理しています。上記ポータルで有効クエリー件数のボタンをクリックすれば以下のようなグラフをすぐに確認することが可能です。グラフは、棒グラフのみならず円グラフや折れ線グラフなど複数のグラフタイプを選択できます。
② 案件の予実管理
予算と実績、その差や達成率の計算などを一つのアプリで実装できます。
（数値はサンプルです）
この画面は標準機能では作ることができませんが、拡張機能を使うことで実装することができます。 使っているのはトヨクモ社のデータコレクトとパンダ商会の各種月次集計プラグインを使ってアプリを構築しています。
また、予実管理は個人毎、グループ毎、部毎、本部毎に管理しますので、各部門のスペースを作って、そこに数値を把握するためのボタンリンクを設置して、メンバーが簡単に予実を確認できるようにしています。
（スペース例）
③ 顧客情報の充実
案件管理や予実管理業で重要なのは、それぞれのお客様の案件ヨミ状況です。また、営業上に必要なデータが顧客毎に集約されていると営業上利用しやすいです。それらの詳細を記録できるアプリも作成しています。
お客様情報には、会社情報、担当者様情報、案件情報、営業活動情報、マーケティング情報（ウェビナー申込情報や資料ダウンロード情報など）をまとめて記録しています。
お客様情報の入力はなるべく手入力を避けるため、弊社SaaS「クライゼル」で作成したお問合わせフォームやウェビナー申込フォームに入力された情報を自動でkintoneに連携することで業務効率をあげています。
ご紹介した事例をまとめた資料はこちらからダウンロードいただけます。
まとめ
kintoneで案件管理を行うことで、記入漏れ・対応漏れや案件の属人化が防げ、進捗の可視化や情報・ナレッジの共有も進みます。エクセルベースでの案件管理に比べ時短にもなり、業務の効率化も一気に加速するでしょう。
kintoneでの案件管理に関するご相談や、kintoneの導入支援・設定代行をお探しなら、サイボウズ社オフィシャルパートナー企業に依頼することをおすすめします。
トライコーンは、サイボウズ社のオフィシャルパートナーです。「プロダクトパートナー」と「コンサルティングパートナー」両方に認定されている数少ないパートナーです。 kintoneの導入や設定、運用や案件管理の方法でお悩みでしたら、弊社のkintone導入支援サービスをぜひご検討ください。
