【図解つき】kintoneで予約管理システムを構築！ 手順やメリットを紹介

予約管理システムと聞くと、自社だけでの実装は難しいイメージがあるかもしれません。実際にSaaSを利用する企業は多く見られますが、ノーコード・ローコードの開発ツールが登場したことで、非IT部門でもシステムを構築できるようになりました。

なかでもサイボウズ社のkintone（キントーン）は、プラグインや連携サービスが充実したツールです。予約管理システムでは、API連携によってフォームの入力データをアプリに自動蓄積するシステムを構築できます。アプリ同士の紐づけもできるため、業務フロー全体の効率化や経営分析にも役立つでしょう。

そこで今回は、kintoneで予約管理システムを構築する方法や、便利なプラグインをまとめました。導入を迷っている方に向けて、kintoneならではのメリットもご紹介します。

kintoneの予約管理でできることは？ システム全体の仕組み

kintoneにはフォームの作成機能がないため、単体では予約管理システムを構築できません。ただし、プラグインや外部サービス連携を活用すると、以下のような本格的な機能まで実装できます。

●kintoneで構築できるシステムの例 ・セミナーやイベント、会議室の予約管理システム ・状況によって枠数が変わる、店舗などの予約管理システム ・工事現場などの入構予約管理システム

システム全体としては、外部サービスなどで申請用のフォームを作成し、入力されたデータをkintoneに蓄積する仕組みです。一例としては、当社が提供する「クライゼル（kreisel）」とkintoneを連携する方法があります。

kintone上に蓄積した予約データは、マーケティングなどの経営分析に活用することも可能です。別の業務アプリとの連携もできるため、kintoneは予約管理以外の業務フローまで改善したい企業に向いています。

kintoneで予約管理システムを構築する方法

kintoneで予約管理システムを構築するには、予約情報を管理する「アプリ」と「申し込みフォーム」を実装し、APIを通じて連携させます。イベントやセミナーの予約管理システムを想定すると、実際の制作フローは以下のとおりです。

• 1.要件定義
• 2.予約情報管理用のアプリをつくる（kintone）
• 3.予約申請フォームを用意する（プラグインまたは外部サービス）
• 4.API連携をする
• 5.セキュリティ設定をする

ここからはカスタマイズの方法も含めて、各手順の流れやポイントを解説します。

1.要件定義

要件定義とは、システムの具体的な仕様を明確にするプロセスです。例えば、予約管理システムでは「どのようなフォームを作るか」に加えて、「承認フローはどうするか」や「どんなデータを蓄積・連携するか」などを決定します。

最初から要件を決めることは難しいため、まずは下記の流れで「要求定義」を行い、現状の課題や目的を明確にしましょう。

●要求定義の手順 1.関係者（担当部署など）にヒアリングをして、課題やニーズを明確にする 2.システム導入で達成したい目標を設定する 3.「誰の・どの課題を・どうやって解決したいのか」を明確にする 4.システム導入後の業務フローや、それぞれの担当者を決める

要求定義が終わったら、以下の流れでシステムの要件を固めます。

●要件定義の手順 1.予算や実現性を踏まえて、システム導入の範囲を決める（システム要件の決定） 2.システムに搭載する機能をまとめて、扱うデータの種類や構造なども決める（機能要件の決定） 3.UIやセキュリティ面など、機能以外の要件を決める（非機能要件の決定）

要求定義と要件定義が終わると、次の点が明確になっているはずです。

• kintoneアプリで用意する項目（蓄積したいデータ）
• 予約申請フォームの項目
• 連携が必要になるデータ
• 承認のワークフロー（予約承認やキャンセル処理の仕組み）
• セキュリティ要件

kintoneの要件定義については、下記の記事でも解説しているのでご参照ください。

失敗しないkintoneアプリ開発！要件定義が重要な理由 | トライコーンラボ

2.予約情報管理用のアプリをつくる

要件定義で決めた「蓄積したいデータ」をもとに、kintoneで予約情報を管理するアプリを制作します。手間を省くために、今回はサンプルアプリの「顧客リスト」を活用しました。

●予約情報管理用のアプリをつくる方法 1.アプリの追加画面に進む（kintoneにログイン＞アプリを作成する） 2.「顧客リスト」を追加する（検索窓に入力＞「このアプリを追加」を選択） 3.アプリの設定画面に入る（ポータル＞顧客リスト＞歯車マークを選択） 4.データ蓄積用の項目をつくる

各項目の編集時には、API連携で使用するフィールドコード（設定画面の最下部）も変えておきましょう。分かりやすいコード名にすることで、「申請フォームのどの項目と、kintoneのどこが連携しているか」を確認しやすくなります。

3.予約申請フォームを用意する

参加者が利用する予約申請フォームは、kintoneのプラグインまたは外部サービスで作成します。トヨクモ社の「フォームブリッジ」や「kviewer」を利用する方法もありますが、今回はカスタマイズの柔軟性が高いクライゼルを使用しました。

クライゼルでは、最初に登録データを保管する「データベース」をつくり、そのデータベース上にフォームを作成していきます。

●データベースの作成手順 1.データベースの「新規作成」を選択する（ログイン＞データベース） 2.名称やカラーを入力し、データベースの作成を完了する 3.データベースの項目設定画面に移る（データベース＞項目の設定） 4.フォームの入力項目を作成する

データベースが完成したら、以下の手順でフォームを作成しましょう。

●フォームの作成手順 1.フォームの「新規作成」を選択する（フォーム＞作成したデータベースの「フォーム一覧」） 2.フォームの名称や仕様を入力する（※タイプはAPI連携を選択） 3.「次へ」を選択して完了

ここまで進むと、kintoneとAPI連携をする準備が整います。

4.API連携をする

kintoneとクライゼルは、相互にAPI連携をすることが可能です。相互連携をすることにより、フォームの入力内容をkintoneに登録するだけではなく、kintone上でのデータ変更がクライゼル側に反映されます。

以前は手動での設定が必要でしたが、2025年3月からは相互連携ツールがリリースされ、直感的な操作でのAPI連携が可能になりました。

参考：トライコーン株式会社「CRMプラットフォーム「クライゼル」とkintoneとの相互連携ツールをリリース～クライゼルとkintoneとの連携が簡単になりました～」

「kreisel Webhook クリエイター for kintone」と「kreisel コネクター」は、いずれもAPI連携に必要なデータを出力するツールです。連携先のサブドメインやAPIトークン、アプリ・データベースのIDを入力すると、連携時に使用するリクエストボディなどが生成されます。

kintoneとクライゼルのAPIトークンについては、下記の方法で調べられます。

• kintone：「ポータル＞制作したアプリ＞アプリの設定＞設定＞APIトークン」の順に選択。
• クライゼル：「トップ＞システム＞APIトークン管理」の順で選択し、APIトークンを作成する。

相互連携ツールで必要なデータを生成したら、kintoneとクライゼルのシステム設定からAPI連携を行いましょう。

5.セキュリティ設定をする

予約管理システムでは個人情報を扱うため、セキュリティ設定が欠かせません。kintoneやクライゼルはセキュリティ面にも配慮したツールですが、使用者側でも情報の公開範囲や権限を調整して、外部への情報漏えいを防ぎましょう。

セキュリティの設定画面には、以下の手順でアクセスできます。

• kintone：「ポータル＞制作したアプリ＞アプリの設定＞設定＞アクセス権」を選択。
• クライゼル：「トップ＞システム＞アカウントまたはデータベース権限」を選択。

セキュリティ設定が完了したら、作成したフォームに情報を入力し、kintoneと連携ができていることを確認してください。

予約管理システムの応用編！ 業界特化型の例

プラグインやカスタマイズ機能を活用すると、kintoneではより複雑な予約管理システムも構築できます。どのようなシステムを構築できるのか、以下では2つの事例をご紹介します。

例1.来場者予約システム

店舗などの来場者予約システムでは、店内状況によって予約枠数を変えたり、キャンセルがあった場合に予約枠数を戻したりなどの仕組みが必要です。そのため、システム要件としては予約枠数（空き状況）をリアルタイムで計算し、フォーム上の選択肢を動的に変えること（満員の枠は選択できないなど）が求められます。

予約枠数の計算については、トヨクモ社が提供する「データコレクト（DataCollect）」で行えます。データコレクトは、kintoneのアプリに登録したデータをリアルタイム（時間指定も可）で集計できるプラグインです。予約管理システムのほか、在庫管理や経費計算、工数管理などにも活用されています。

参考：トヨクモ株式会社「DataCollect（データコレクト） | Toyokumo kintoneApp」

フォームの動的制御については、kintoneとクライゼルの相互連携とJavaScriptを使って実装します。クライゼルにも最大予約枠の設定はありますが、状況に合わせて予約枠数を変えることはできません。

そのため、kintoneでステータスを変更し（予約枠の増減やキャンセルなど）、クライゼルにデータを送信するような仕組みが必要です。

例えば、データコレクトから取得した予約枠数をもとに、定員に達した枠をフォームから除外するコードを組むと、二重予約を常に防げます。JavaScriptのコードを組んだら、kintoneの「JavaScript / CSSでカスタマイズ（※）」に入力して適用しましょう。

※「ポータル＞制作したアプリ＞アプリの設定＞設定＞JavaScript / CSSでカスタマイズ」でアクセス可能。

例2.入構予約管理システム

車両などの入構予約管理システムも、基本的には来場者予約と同じような設計で構築できます。

例えば、訪問目的（工事業者は3名までなど）によって予約枠数を変えたい場合は、各目的の上限数をkintone上で設定します。その上で、データコレクトやクライゼルとの連携、JavaScriptを活用すれば、kintoneの登録データに合わせてフォームの内容が自動調整されます。

施設管理者による承認フローが必要な現場についても、kintoneのステータス設定で対応できるでしょう。例えば、管理アプリに「承認済」「却下」のステータス項目を追加すれば、あとから承認した車両のデータのみを抽出することが可能です。

kintoneではさまざまなシステムを構築できますが、実装時には高度なスキルが求められることもあります。特にプラグインの導入やAPI連携、JavaScriptなどに不安を感じる方は、導入支援サービスの利用を考えましょう。

当社の「kintone導入支援・設定代行サービス」では、貴社の業務課題に合ったアプリ設計やプラグインをご提案させていただきます。API連携やJavaScriptにも対応しているため、スムーズに予約管理システムを導入したい企業様におすすめです。

納品後の伴走支援まで行っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせくださいませ。

kintoneで予約管理をするメリットは？他サービスとの違い

SaaSの予約管理システムもあるなかで、kintoneにはどのような強みがあるのでしょうか。下の表は、kintoneで構築した予約管理システムと、他サービスの違いをまとめたものです。

比較項目	kintoneの予約管理システム	SaaSの予約管理システム
カスタマイズ性	高い（プラグインやJavaScriptなど）	サービスによる
機能性	要件に合わせて追加可能	基本的には予約管理のみ
他領域との連携	可	限定的
経営分析	他領域との掛け合わせも可	限定的
料金	1ユーザーあたり月額1,800円～ （※スタンダードコースの料金）	月額1～2万円が多い
セキュリティ性	高い	サービスによる

上記の違いを踏まえて、ここからはkintoneを活用するメリットを解説します。

1.ノーコード・ローコードで内製化しやすい

kintoneは、業態・業務フローに合わせたサンプルアプリや、直感的に操作できるカスタマイズ機能が充実しています。ノーコード・ローコードの開発ツールなので、非IT部門でも必要なシステムを実装できます。

簡易的な予約管理システムであれば、JavaScriptの知識も必要ありません。開発の幅を広げたい企業に向けては、前述の相互連携ツールや導入支援サービスも用意されています。

2.業務全体の一元管理ができる

製品情報や日々の売上など、kintoneではあらゆる業務データを管理できます。ルックアップと呼ばれる機能により、別のアプリに登録されたデータを読み込めるため、アプリ同士を連携させることで業務全体の一元管理を図れます。

どのような連携が可能になるのか、予約管理システムをベースに例を挙げてみます。

●一元管理の例 ・フォームの内容を記録し、そのまま顧客リストとして活用する ・予約管理システムで登録されたデータを、受注管理用のアプリに反映する ・申請フォームで受けつけた質問をまとめて、kintone上で質問リストを作成する

プラグインや連携サービスを活用すると、一元管理の幅はさらに広がります。予約管理以外の領域にも活用したい方は、下記の記事もご参照ください。

kintoneで予実管理！導入方法・メリットや活用事例まで徹底解説 | トライコーンラボ

kintone(キントーン)をCRM(顧客管理)に活用！業務効率もアップ | トライコーンラボ

3.データを経営分析に活用できる

kintoneには、蓄積したデータをグラフ化できる機能が備わっています。予約管理システムでは、申請者（ユーザー）の年齢や性別などの属性データを集められるので、下記のような経営分析を行えます。

●予約管理システムを活用した経営分析 ・年齢層ごとの利用傾向を分析し、中心的なターゲットを再設定する ・性別の割合から、訴求につながりやすいマーケティング方法を考える ・地域別のデータを収集し、イベントの開催地や出店地域を選ぶ ・曜日や時間別の参加者数をデータ化し、人員配置の最適化でコストを抑える

データを集約したアプリがあれば、クリック操作だけで目当てのグラフを表示できるため、さまざまな経営分析をスムーズに行えるでしょう。

4.プラグイン追加やサービス連携が容易

kintoneでは、プラグインの追加や外部サービスとの連携も直感的な操作で行えます。

プラグインについては、ポータルの設定から「kintoneシステム管理」を開き、「プラグイン」に移動してから必要なものをインストールします。あとは各アプリの設定画面に入り、「＋追加する」から導入するプラグインを選択して完了です。

外部サービス連携については、データ送信元（アプリまたは外部サービス）の「APIトークン」を発行し、リクエストボディなどを入力して紐づけを行います。プラグインと比べて技術的な知識は求められますが、クライゼルのように相互連携ツールが用意されているサービスもあります。

5.セキュリティ性が高い

kintoneは、政府や第三者機関からセキュリティ性を評価されているサービスです。「ISO/IEC 27001」と「ISO/IEC 27017」のISMS認証を受けており、内閣サイバーセキュリティセンターが実施するISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）にも掲載されています。

参考：ISMAPポータル「ISMAPクラウドサービスリスト」

具体的には2要素認証やIPアドレス制限、各ユーザーの権限を管理する機能が搭載されています。有料オプションにはなりますが、クライアント証明書で接続端末を認証する「セキュアアクセス」も実装可能です。

予約管理に役立つkintoneのプラグイン3選

kintoneとクライゼルだけでも予約管理は実装できますが、プラグインを活用するとシステムの幅が広がります。以下では、予約管理システムの利便性を上げるプラグインをご紹介します。

予約枠の残数をカウントし、ステータスを変更／DataCollect（データコレクト）

データコレクトは、kintone上のデータを収集・計算・加工できるプラグインです。例えば、項目（フィールド）の設定画面を開き、Excelと同じ要領で「IF(空席<5, “残りわずか”, “”)」のような関数を入力すると、該当するステータスを返してくれます。

kintoneの予約管理システムでは、次のような活用方法が考えられるでしょう。

• 予約枠の残数を自動計算し、残り5席や10席でステータスを変更する
• 予約枠が埋まったら、エラーメッセージ用のステータスに変更する
• 申請者の属性（年齢や目的など）に応じて、残りの予約枠数をカウントする

前述のとおり、データコレクトはフォームの動的制御にも役立つため、複雑な予約管理システムには欠かせないプラグインです。

参考：トヨクモ株式会社「DataCollect（データコレクト） | Toyokumo kintoneApp」

色分けで日単位・月単位のスケジュールを可視化／カレンダーPlus

カレンダーPlusは、kintoneの標準機能を拡張するプラグインです。日時を扱うアプリに導入すると、日単位や週単位、月単位などのスケジュールを、カラーのついた帯で可視化することができます。

参考として、以下では予約管理システムにおける活用例をまとめました。

• 日単位での予約数をカレンダーに表示する
• セミナーやイベントの開催日時を確認し、移動時間や準備時間を追記する
• データコレクトとの併用で、「満員」「空き状況あり」のカラーを変えて表示する

視認性が高いカレンダーを作成できるため、本プラグインは車両や会議室、店舗の予約管理などに活用されています。

参考：合同会社ラジカルブリッジ「kintoneプラグイン 《カレンダーPlus》 – ラジカルブリッジ　～ ITでみんなに“WAKU WAKU”を ～」

複雑な採番設定をkintone上で完結／自動採番プラグイン

自動採番プラグインは、kintoneのレコードに独自のルールで自動採番ができるプラグインです。クライゼルにも採番機能はありますが、本プラグインには以下の特徴があります。

• kintone上で自動採番する（クライゼルはフォーム登録時）
• 自動採番の設定をkintone上で完結できる
• JavaScriptやプラグインにより、複雑な採番ルールも実装可能

自動採番プラグインでは、性別や年齢で採番ルールを変えたり、日付変更時に採番をリセットしたりする仕組みを構築できます。

参考：M-SOLUTIONS株式会社「自動採番プラグイン | kintone 機能拡張サービス | Smart at」

「kintone×クライゼル」で予約管理システムを構築しよう

kintoneとクライゼルを連携すれば、さまざまなタイプの予約管理システムを構築できます。現在では相互連携ツールによって、やや専門的なAPI連携のフローまで簡単になりました。

予約管理システムに留まらず、さまざまな業務フローをkintoneでアプリ化すると、データを活用した経営分析にも役立ちます。実装から運用までサポートする導入支援サービスもあるので、これを機に「kintone×クライゼル」でのシステム構築に挑戦してみましょう。