お問い合わせフォームが必要だから設置したものの、設置する意義をよく知らない方も多いのではないでしょうか。お問い合わせフォームは重要な顧客との接点になります。この記事では、お問い合わせフォームの基本から作り方、作成ツールを選ぶポイントまで解説します。
お問い合わせフォームをカンタンに作成できるツールをお探しなら、クライゼルのフォーム作成ツールをご利用ください。
お問い合わせフォームとは？
お問い合わせフォームは、ユーザーがWebサイトなどの窓口から、管理者へと連絡する手段となります。ここでは、お問合せツールの基本的な仕組みや、構成について解説します。
お問い合わせフォームの仕組み
お問い合わせフォームはWebサイトなどに表示されている、お問い合わせを送るためのツールです。フォームの指定箇所に「お問い合わせ内容」を入力し、回答を選択して送信すると、入力した情報がメールの形式に整えられ、指定されたメールBOXに届く仕組みまたは、入力された情報がデータベースに格納される仕組みです。
お問い合わせフォームの構成
お問い合わせフォームは通常、入力フォームと確認画面、完了画面で構成されます。
入力フォームは、お問い合わせ内容を入力したり、チェックボックスで選択肢を選んだりする画面です。送信するために「必須の項目」などが設定される場合もあります。
確認画面は、入力した項目を確認する画面です。送信したい内容を事前に確認してもらう画面で、間違いの訂正やキャンセルができます。
完了画面は、お問い合わせを送信した後に表示される画面です。受付番号や今後の手続きについてのメッセージなどを表示します。
お問い合わせフォームの作り方
お問い合わせフォームの作り方は大まかに4点あります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
フォーム作成ツールで作成する
お問い合わせフォームの作成には「作成ツール」が便利でしょう。フォーム作成ツールを利用すれば、Webサイトの知識がなくても、手軽にお問い合わせフォームを作成可能です。
作成ツールを使うとブラウザ上で入力項目を設定し、ホームページからフォームをリンクするだけで手軽にお問合わせフォームを作成/設置できます。
無料から利用できるフォーム作成ツールが多数ありますが、高性能なものを探すのであれば、有料のものがおすすめです。
HTMLで作成する
お問い合わせフォームの作成には、HTMLというWebページ作成のためのコンピューター言語を使うこともできます。インターネット上にはコードのテンプレートが多数あり、それらを活用することで、短時間でお問い合わせフォームを作成できるでしょう。
詳しい作成方法は「HTMLでお問い合わせフォームは作成できる！HTMLを用いたお問い合わせフォームの作り方を紹介」で解説しています。
PHPで作成する
プログラミング言語のPHPでも、お問い合わせフォームを作成できます。こちらもコードのテンプレートがインターネット上に多数掲載されており、それらを活用できるでしょう。
詳しい制作方法は「PHPでお問い合わせフォームを作るには？方法やコード例を紹介」で解説しています。
WordPressのプラグインで作成する
無料で使用できるWebサイトや、コンテンツ管理のツールであるWordPressには、フォーム作成用のプラグイン（拡張機能）が多数用意されています。なおプラグインを利用する場合でも、セキュリティ対策は必須となるため、注意しましょう。
無料から利用できるフォーム作成ツール4選
お問い合わせフォーム作成には、フォーム作成ツールが便利です。ここでは、無料から利用できるフォーム作成ツールを紹介します。
クライゼル
クライゼルはトライコーン株式会社が提供している、国産CRMプラットフォームです。1契約でフォームを必要な分だけ作成でき、お問い合わせ内容に応じて自動返信設定も可能です。
誰でも使いやすいユーザビリティの高さと、カスタマイズ性を両立させているところが特徴となります。また、セキュリティ面でもSSLやスパムメール対策などが導入されています。制作代行サービスもあり、機能やデザインを自由自在にカスタマイズ可能です。
無料体験版がありますが、試用期間は2週間となっています。
Googleフォーム
Googleが無料で提供しているフォーム作成ツールです。フォームの作成数や設置項目数が無制限で、自由にフォームを作成できます。また回答を自動で集計してデータをグラフで表示できる機能や、Googleスプレッドシートと連携してアンケート結果を一覧に並べられる機能があります。
ただし、デザインのカスタマイズ性が低く、見た瞬間「Googleフォームを使用している」とわかる点がデメリットです。企業が利用していると、不審に感じる人もいるかもしれません。
Contact Form 7
Contact Form 7はWordPressのプラグインで、WordPressで作成したホームページ内に、お問い合わせフォームを設置できます。プログラミングの知識が少ない方でも簡単に導入できます。ほかのプラグインと連携すれば、確認画面を作成できたり、条件分岐によって項目を表示させたりなど、拡張性が高い点も特徴です。
ただし、プラグインが多くなるとWebサイトが重くなるケースも多いため、気をつけなければいけません。
HubSpot
HubSpotとは、アメリカのHubSpot社が提供するクラウド型ソフトウェアで、インバウンドマーケティングで必要なツールが備わっています。
このなかの「Marketing Hub」でフォームを作成でき、無料の機能制限版を、無期限で利用可能です。また専用コードを埋め込むだけで、HubSpotを利用していないWebサイトでも簡単にフォームが作成できます。有料版では1対1のテクニカルサポートや、無制限のアクション、HubSpotロゴの削除機能があります。
ただしアメリカで制作されたソフトウェアのため、日本語訳に違和感が残る箇所があり、扱いづらさを感じるケースもあるでしょう。
お問い合わせフォーム作成ツールを選ぶポイント
お問い合わせフォーム作成ツールを選ぶ際に、気をつけたいポイントを紹介します。ツール・サービスを選ぶ際には、必要な機能があるかどうかを必ず確認しましょう。
有料のツールであること
無料のツールでも問題なく使用できる場合がほとんどですが、有料のツールでは利用できる人数や機能が増え、さまざまなことを実現可能です。
例えば、ほかのツールとの連携ができ、お問い合わせから見込み客の分析ができます。また、管理ユーザーを増やすことで社内の情報共有ができるようになり、お問い合わせ業務の属人化を防止できます。はじめは無料のツールや無料体験版を利用し、そこから有料版への移行を検討してみましょう。
管理機能の充実性
フォーム作成ツールを選ぶ際は、ユーザーの氏名や連絡先、お問い合わせ内容など、多岐にわたる情報を管理できるか否かが重要です。お問い合わせ状況を管理できる機能があれば、対応漏れや二重対応を防止できます。また、お問い合わせ内容を把握できれば、ユーザーの声をマーケティング施策に役立てることも可能です。
セキュリティ
顧客情報の保護や、データベースへの不正アクセスを防止するために、セキュリティ機能は必須です。一般的に、データの暗号化やアクセス制限などの対策が取られます。セキュリティが脆弱だとサイバー攻撃を受け、顧客情報が流出したり、Webサイトを改ざんされたりする恐れがあります。
また、お問い合わせフォームを設置していると、スパム書込みが発生する可能性があります。重要な問い合わせが埋没してしまわないように、スパム対策があると安心でしょう。
デザイン
フォームのデザインを、簡単に見栄えの良いものへ変更できるかも重要です。お問い合わせフォームをWebサイト自体のデザインとマッチさせることで、ユーザーの入力率を高められます。逆にミスマッチであったり、見栄えが悪かったりすると、ユーザーに不信感を与えるリスクもあるでしょう。
フォーム作成のツールには、テンプレートが多数用意されているものや、知識が必須なものなど、さまざまなサービスがあります。自社のWebサイトにマッチさせられるかどうか、デザインのテンプレート数やカスタマイズ性などもチェックしておきましょう。
データの扱いやすさ
お問い合わせフォームから送られたデータを蓄積し、集計機能があるかもチェックしましょう。自動集計機能があれば、顧客データを自動で集計してくれるため、業務の効率化が見込めます。また、集計データをCSVなどの形式で出力できるかも確認しましょう。問い合わせの内容を分析しやすくなり、データをマーケティングにも活用できます。
外部サービスとの連携機能
SlackやSFA、MAツールなどと連携できるかも確認しましょう。Slackと連携できれば、ユーザーからの問い合わせへを社内ですぐ確認でき素早く対応できます。SFAと連携すれば営業活動を効率的に行え、MAツールと連携できればメールマーケティングで活用できます。
お問い合わせフォームを設置するメリット
お問い合わせフォームを設置するメリットは4点挙げられます。それぞれについて、詳しくみていきましょう。
問い合わせのハードルを下げられる
企業へ電話をかけることは、多くのユーザーにとって気おくれしがちなものです。一方、お問い合わせフォームであれば、電話をかけたり、一からメールを作ったりする必要なく、問い合わせが可能です。問い合わせへのハードルを大幅に下げる点が大きな魅力といえるでしょう。
メールの自動返信ができる
ユーザーがお問い合わせフォームでメールアドレス情報を提供した場合、自動返信メールで受付完了の通知を送ることができます。また、ユーザーが入力した内容を、メールの文面として出力することも可能です。これにより、ユーザーへ問い合わせが受付されたことを知らせるだけでなく、問い合わせ内容の控えを送れます。
いつでも問い合わせができる
電話では受付時間が限られますが、お問い合わせフォームであれば、24時間いつでも問い合わせを受け付けられます。ユーザーが疑問を抱いた時点で問い合わせができるため、不安な気持ちをすぐに解消できるだけでなく、見込み客などの取りこぼしを防げるでしょう。
マーケティングにつながる
お問い合わせフォームから得た顧客データは、マーケティングにも活用できるでしょう。集めた顧客データを分析したり、メール配信につなげたりできるため、サービスの販売促進等を行えます。
お問い合わせフォーム作成の注意点とは？
お問い合わせフォームを作成するにあたり、注意すべきポイントがいくつかあります。それぞれを詳しく解説します。
デザインを最適化する
お問い合わせフォームを作成する際、ユーザー視点が欠落していると、離脱率が高くなります。入力を面倒だと思わせないよう、記入項目は見やすく、かつシンプルに配置しましょう。デザインを最適化させてユーザーの離脱を防ぎ、見込み客を取りこぼさないようにしましょう。
デザイン最適化の詳しいノウハウについては「お問い合わせフォームのデザインは最適化が必要？スマホ対策やEFO機能も解説」 で解説しています。
項目を最適化する
項目を最適化し、問い合わせのハードルを下げることでも、ユーザーの離脱を防げます。フォームの入力項目が多い場合、ユーザーのモチベーションが下がり、離脱するケースが増えます。できる限り入力項目は絞り、少なく簡潔に見えるように配置しましょう。
効果的な項目の設置方法については「お問い合わせフォームの入力項目って何が必要？成果を出すポイントも解説！」 で解説しています。
確認画面を設ける
ユーザーが誤った情報を送信する確率を減らすために、確認画面を設置することが重要です。エラー表示機能などを導入すれば、入力ミスをある程度防げますが、問い合わせ内容については、送信前に確認してもらう以外に防止策はありません。確認画面は、スパム対策にも役立つため導入してみましょう。
スマートフォンにも対応する
スマートフォンでWebサイトを確認した際に、デザインが崩れていると、ユーザーはストレスを感じて離脱してしまう可能性があります。お問い合わせフォームを利用するデバイスとして想定されるのは、パソコンとスマートフォンです。しかし近年はインターネット利用端末として、スマートフォン使用率が高い傾向にあります。スマートフォンに必ず対応するデザインにし、かつ多様なデバイスで閲覧されることを想定しておきましょう。
送信後のアクションを表示する
お問い合わせフォームを送信した後は、送信が完了したことを明確に示すために、送信完了画面を表示することが重要です。ユーザーにアプローチしたい場合は、送信後にメッセージの表示もできます。送信完了画面がないと、ユーザーはほかに何かアクションを起こす必要があるのか分からず、不安を感じることがあります。したがって、送信後のアクションを明示することで、ユーザーに安心感を与えるようにしましょう。
お問い合わせフォームを作成するならクライゼルがおすすめ！
お問い合わせフォームは、デザインや項目を最適化することで、より成果を出せます。
クライゼルは、誰でも簡単に使えるユーザビリティの高さと、カスタマイズ性を両立させています。項目を設定後にフォームを自動生成するボタンがあり、簡単にフォームを作成することが可能です。また、フォームのHTMLやCSS、JavaScriptを編集でき、デザインのカスタマイズも自由自在です。一度作成したフォームの再利用や、設定を引き継ぐこともでき、作成時間を大幅に短縮できます。
ZoomやSlackのような外部システムと連携でき、社内通知を送信することも可能です。さらに、APIやWebhookを使ったリアルタイム連携も完備しています。
そのほか、SSL（暗号化通信）やスパム対策メールなどのシステムが搭載されているため、高いセキュリティ性を誇ります。
まとめ
この記事では、お問い合わせフォームの作り方や、ツールを選択するポイント、フォームを設置するメリット・注意点について解説しました。
お問い合わせフォーム作成ツールは、セキュリティ面やデータの扱いやすさが良く、外部連携もできると、より成果を出せます。
クライゼルのサービス提供元のトライコーンはPマーク、ISO/IEC 27001:2013(ISMS)並びにISO/IEC 27017:2015を取得しているのでサービスを安心して使えます。
また、さまざまなツールと外部連携が可能で、多様なニーズに応えられます。まずは無料体験もできるため、フォーム作成ツールの導入の際に、ぜひ検討してみてください。
