ファイル添付機能があるWebフォームを作成する方法や活用例、運用時の注意点をわかりやすく解説

Webフォーム
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お問い合わせやアンケート、キャンペーン応募など、さまざまなシーンで活用されるWebフォーム。用途によって、ファイル添付機能があるWebフォームを設置したいケースも少なくありません。

しかし簡易的なフォーム作成ツールの場合、ファイル添付機能が搭載されていないものもあり、どう設置すれば良いのかお困りの方もおられるでしょう。

そこでこの記事では、ファイル添付機能があるWebフォームを作成する方法やその活用例、フォーム運用時の注意点まで、詳細に解説いたします。

ファイル添付機能のあるさまざまなシーンで活用できるツールは「クライゼルのファイルアップロードフォーム」をご活用ください。

ファイル添付機能があるWebフォームを作成する方法

ファイル添付機能があるWebフォームを作成する方法は、大別すると以下の3パターンがあります。

それぞれのメリット・デメリットを紹介していきましょう。

HTML/CSS・PHPなどの言語プログラミングにて作成

1つ目の方法は、HTMLやCSS、PHPなどを使ったプログラミングによって作成する方法です。

プログラミングで1から作成すれば、項目やデザインも自由に設定できオリジナルのWebフォームを作ることができます。

しかし、作成や運用には専門知識が必要となる上、完成までには時間がかかる点がデメリットといえます。

CMSツールのプラグインを活用

2つ目は、フォームを設置したいWebサイトの構築に利用しているCMSツールのプラグインを活用する方法です。

Webサイト構築時には、ブログ機能やフォーム機能を搭載するためにWordPressを始めとしたCMSツールを使っているケースが多いでしょう。

CMSはWebフォーム作成機能が標準搭載されているか、あるいはプラグインで機能追加できるようになっています。

こうしたツールを使えば1からプログラミングするよりも簡単にWebフォームを設置することができます。

一方で、使用するツールによっては項目やデザインに一部制限を受けたり、カスタマイズにあたってプログラミング知識が必要なったりする点がデメリットとなります。

Googleフォームなど、フォーム作成専用ツールを利用

3つ目は、フォーム作成専用ツールを利用する方法です。

専用ツールだけあって機能も充実しており、プログラミング知識がなくても簡単にWebフォームを設置できる点が大きなメリット。

本格的にWebマーケティングに取り組む企業におすすめの方法です。デメリットとしては、フォーム専用にツールを契約・設定する手間とコストや、カスタマイズするのに制限がかかる点が挙げられるでしょう。

Webフォームにおけるファイル添付機能の主な活用シーン例

次に、Webフォームにおけるファイル添付機能の活用シーンをご紹介します。

Webフォームのファイル添付機能があれば、Webマーケティング活動が大きく広がります。

以下を参考に、自社での有効な活用方法を検討してみましょう。

応募フォームを通じたフォトコンテストやイラストコンテストでの作品募集

フォトコンテストやイラストコンテスト、その他のキャンペーン応募フォームにファイル添付機能を活用することで、効率的にキャンペーン・イベントを運営できます。

応募者や作品の情報管理に手間がかからず、審査もスピーディに。

大がかりな事務局を設置する必要がなく、小規模で簡単に実施ができ、消費者や顧客との接点を増やせます。

登録フォームを通じたWebサービスに必要な顔写真などアカウント情報収集

Webサービスの登録フォームにもファイル添付機能は有効です。

ユーザーアカウントのアイコン画像などを登録時に添付できるようにすればサービス利用時の初期設定の手間も省け、利用者の利便性がアップします。

採用エントリーフォーム通じた履歴書などの個人情報収集

採用活動には、履歴書や職務経歴書など、書類のやりとりがつきもの。

採用エントリーフォームファイル添付機能をつける方法は、多くの企業が導入している活用方法の1つです。応募者にとって利便性が高いだけでなく、採用側にとっても選考がスムーズになります。

またデータで受け取れば保管や返送の手間もかからず、採用コストの削減にもつながります。

お問い合わせフォームを通じたCSでの効率的な状況確認

製品・サービスの不具合やトラブルは、電話や文面だけでは状況が把握・共有がしにくいもの。

一方で、初期対応に遅れや不備があれば問題を大きくする恐れもあります。そこで有効な手法は、お問い合わせフォームにファイル添付機能をつける方法です。

どのような不具合・トラブルが起きているのか画像や映像等で確認できれば、迅速かつ的確に対処ができるでしょう。

Googleフォームにファイル添付機能を適応する方法と活用範囲

無料で始められる手軽さから多くの企業が利用しているGoogleフォーム。ここではGoogleフォームでファイル添付機能を適応する方法と、その活用範囲について説明します。

まず、Googleフォームでファイル添付用の項目を設置するには、

  1. 項目の回答形式の一覧から「ファイルアップロード」を選択
  2. ファイル形式や添付できる最大数、ファイルサイズを設定

この2つの手順で簡単にできます。

ただし、添付ファイルはGoogleドライブに保存される仕様となっているため、大容量のファイルを大量に扱うと容量不足になる可能性もあります。

Googleユーザー以外からも広く回答を集めたい場合は、より本格的なフォーム作成ツールを利用する方が良いでしょう。

CRMプラットフォームとして官公庁や大企業などにも多数の導入実績を持つクライゼルは、フォーム作成機能が充実。

ファイル添付はもちろんのこと、公開日時設定や受付人数制限機能、アンケートに便利なステップフォーム機能など、あらゆる用途に対応します。

高機能かつ高セキュリティなフォーム作成ツールをお探しの方はぜひご検討ください。

ファイル添付ができるWebフォームは
高セキュリティなクライゼルをご活用ください。

Webフォーム作成ツールを選ぶ際のポイント

多くのベンダーからWebフォーム作成ツールが提供されている中で、自社に適したツールをどう選べば良いのか迷う方も多いでしょう。

ここではおさえておきたいポイントを6つご紹介します。

レスポンシブ対応

BtoC向けのビジネスを行う企業はもちろんのこと、BtoB向けでもモバイル対応は必須といえます。

PCだけでなく、タブレットやスマホでも快適に閲覧・入力ができるよう、レスポンシブ対応がなされているかは必ずチェックしましょう。

EFO・UXデザインのための環境

Webフォームは一度作成したら終わりではなく、PDCAを回しながらEFO(エントリーフォーム最適化)に取り組むことが重要です。

そのために、Webフォーム作成ツールにはアクセス分析機能や簡単に修正できる環境、高いカスタマイズ性が求められます。

入力画面の項目数上限・送付形式

ツールやプラン内容によって、項目数の上限やファイル添付機能で利用できるファイル形式は異なります。

想定される用途に合わせて選択するようにしましょう。

エラー・確認画面の表示機能

ユーザビリティを考えると、エラー表示や確認画面はWebフォームに必要不可欠です。

EFOにもつながりますので、選定の際はデモを行うなどして利用者にとっての使いやすさを確認しておくと良いでしょう。

記載必須・任意の区分機能

一般的に入力項目は少ない方が、離脱をおさえられると言われていますが、作成者としてはできるだけ多くの情報を集めたいところ。

そこで活用したいのが、必須入力項目と任意入力項目の使い分けです。

フォーム作成時に必須/任意の選択ができるか、必須の項目がユーザーにわかりやすく伝わるかをチェックしておきましょう。

スパム対策・セキュリティ対策

最後のポイントは、スパムメールやセキュリティの対策です。

作成時の利便性も重要ですが、安全に管理・運用ができる環境でなければ使い続けることはできないでしょう。

SSL化やアクセス制御などのセキュリティ対策やスパムメール対策を徹底しているツールかどうか、選定時に詳しく調べておく必要があります。

運用目的のWebフォームで情報収集はシステム連携・セキュア環境が大切

この記事では、Webフォームのファイル添付機能について詳しく解説してきました。

Webフォームを作成する上で忘れてはならないのが、Webフォームは顧客データを収集し運用するための手段だという点です。

そのため、ファイル作成ツールには、ファイル添付ができるかどうかといったフォーム作成上の機能はもちろんのこと、顧客アクションを促すUXデザインやEFOのための運用改善機能も求められます。

そして最も重要なのは、データの運用を前提としてシステムが構築され、セキュリティが担保されているのか?という点です。

データを受信するだけではなく、格納・活用まで見据えてデータ運用の土台を築くことが肝要です。

また、その土台の根幹となるのがセキュリティ面。外部からの情報の入り口となるWebフォームはサイバーセキュリティリスクや情報漏洩リスクと常に隣り合わせです。

信頼性が高い、高セキュリティなWebフォーム作成ツールで、セキュアにデータを運用しましょう。

高セキュリティなWebフォーム作成ツールとして定評のあるクライゼルは、国際規格であるISO27001とISO27017の認証を取得。

技術面と組織面で世界水準の情報セキュリティ管理を行っており、サービスのセキュリティも国際規格に則っています。

さらに、 reCAPTCHA v3に対応しスパム防止対策も万全に行っている他、管理画面のSAML認証やSSO(シングルサインオン)にも対応。情報セキュリティガバナンス対策にも力を発揮します。

Webマーケティングの運用基盤に、ぜひセキュアなクライゼルをご活用ください。

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弊社の多彩な業務で使える高セキュリティなCRMプラットフォーム「クライゼル」のカタログは下記からダウンロードいただけます。機能・料金表の記載もありますので、ぜひご覧ください。
服部誠

トライコーン(株)取締役兼マーケティング統括。
Web広告、CRM、CDP、データ可視化などお客様のwebマーケティングの課題解決に長年従事。
Salesforce Marketing cloud メールスペシャリスト / アドミニストレータ / コンサルタントおよび、Salesforce アドミニストレータの各認定資格を保持。

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