kintoneは、ビジネスの現場で多岐にわたる業務を効率化するためのクラウドサービスとして、多くの企業や団体に採用されています。
そのなかで、日々の業務で欠かせない「メールの送信・管理」をkintone上で行いたいと考えるユーザーも増えてきていますが、kintoneの標準機能だけでは、すべての要望を満たすのは難しいのが現状です。
そこでこの記事では、kintoneのメール関連の標準機能の範囲や、さらに効率的な管理のためのプラグインや連携サービスの活用方法について分かりやすく解説します。
kintoneの標準メール機能では足りない方は、クライゼルのメール配信機能をkintone連携する方法も合わせてご検討ください。
また、弊社はサイボウズのオフィシャルパートナーです。kintoneの導入支援やアプリ開発も承っております。よろしければ弊社の導入支援サービスもご覧ください。
kintoneの標準機能でメールの送信・管理はできる？
kintoneは、業務効率化を目指す多くの企業や団体に採用されているクラウドサービスですが、メール送信や管理の機能には制限があります。
kintoneの標準機能には、「通知のメール送信」機能があり、これを利用することでkintone上の通知をメールで受け取ることが可能です。
特に「自分宛」の通知に関しては、メールでの通知がデフォルトとして設定されています。しかし、これはkintoneユーザー間での通知に限られるため、kintoneユーザー以外へのメール送信や一般的なメールサーバーの機能はありません。
kintoneでできること
上述の通りkintoneの標準機能により、kintoneユーザー間での通知をkintoneメッセージと合わせてメールで受け取ることができます。
また、システムメールやメールアドレスの設定を行うことで、通知の内容や送信形式をカスタマイズすることも可能です。
カスタマイズは、通知メールの受信の有無、メール通知形式（HTML形式 またはテキスト形式）、REST APIを使ってkintoneを操作した場合のメール通知有無などの設定が行えます。
kintoneでできないこと
kintoneの標準機能では、kintoneユーザー以外へのメールの送信はできません。
また、一般的なメールサーバーのような機能も搭載されていないため、外部のメールアドレスへの送信や、大量のメール配信なども非対応です。
これらの機能を利用するためには、プラグインや連携サービスの導入が必要となります。
kintoneのメール通知機能
この機能を活用することで、特定の条件下でのデータの変更や追加、コメントの追加などのアクションに応じて、関連するユーザーに自動でメール通知を送ることができます。 個人間でのメッセージを送信する一般的なメールとは異なる機能ですが、kintoneを使いこなすうえでは重要な機能です。
メール通知の設定やカスタマイズに関してお知りになりたい場合は、以下のkintoneヘルプページをご覧いただけるとよくご理解いただけると思います。
kintoneで効率的にメールを送信する方法
kintoneは、多くのビジネスニーズに応える機能を持っていますが、より本格的なメール送信や一斉配信などを実現するためには、プラグインや外部の連携サービスの利用が必要となります。
kintoneのアプリストアには、メール通知や配信に特化した連携サービスやプラグインが多数提供されています。これらを導入することで、メール機能を大幅に拡張することが可能です。
例えば、特定の条件を満たすレコードが追加されたときに一斉に顧客にメールを送信する、といった高度な通知もできます。
これらのプラグインや連携サービスを利用することで、より洗練されたメールマーケティングや顧客とのコミュニケーションが実現します。
kintoneでのメール送信ができるプラグイン・連携サービス3選
ここでは、kintoneでのメール送信を強化・効率化するおすすめのプラグイン・連携サービスを3つ紹介します。
クライゼル
「クライゼル」はCRMプラットフォームとして知られており、kintoneとの連携にも優れています。
クライゼルを使用すると、kintoneの顧客リストを予めクライゼルにインポートしておくことで、クライゼル側の操作でセグメントごとの配信やステップメールなどの高度な配信設定ができます。
また、自社ドメインを利用したメール配信も可能です。そしてメールサーバーの準備・管理が不要というメリットもあります。開封率やクリック率の分析機能も搭載されており、効果的なメールマーケティングを実現します。
さらに、APIや自動処理機能を活用して、顧客リストの自動連携も可能です。このような多機能性とkintoneとの連携により、クライゼルはkintoneユーザーにとって非常に魅力的なメール配信ツールと言えるでしょう。
メールワイズ
「メールワイズ」は、サイボウズ株式会社が提供するメールシステムです。
kintoneと連携することで、kintone上に保存された顧客情報を使用したメール送信が可能となります。特に、顧客情報のコピペミスを防止したり、過去のメール履歴と顧客情報を一元管理したりする機能が強みとして挙げられます。
また、一斉送信の際に、特定の条件に基づく顧客情報の抽出やテンプレートを活用することで、迅速かつ確実なコミュニケーションが実現できるのも魅力です。
kMailer
kMailerは、トヨクモ株式会社が提供するkintoneに連携するメール送信システムです。kintoneで管理している詳細情報を引用しながら、メールの送信が可能です。
送信日時を指定してメール配信することが可能です。例えば「10月1日の午前10時に『顧客リストアプリ』に保存された1000件のメールアドレス」に対して、キャンペーンメールを一斉送信する」といったことが可能となります。
また、kintone上にある情報のメールへの引用はテキスト情報だけでなく、添付ファイルの送信も可能で添付ファイルはダウンロードURL化され送信されます。
なお、kMailerは普段社内で使っているメールサーバーを使ってメールを送信します。そのため、大量のメール配信を短時間で行いたい場合や、新たにメールアドレス等設定してメールを配信したい場合は、別途kMailerとメール配信サービスを連携させて使うといいでしょう。
連携させるメール配信サービスとしては、当社が提供しているAutonBahnMTAも安価で信頼性の高いサービスですのでぜひご検討ください。
kintoneでメール送信するためプラグイン・連携サービスの選び方
kintoneでメール送信を効率的に行うためには、適切なプラグインや連携サービスの選定が重要です。 選ぶ際のポイントを確認してみましょう。
メールサーバーが不要
メールサーバーの設定や管理が不要なプラグイン・サービスを選ぶことで、導入のハードルが低くなり、システムの運用がスムーズになります。
一斉メール配信が可能
多数の顧客や利用者に向けて一度にメールを送ることができるサービスを選べば、効率的なコミュニケーションが実現します。
これにより、情報の一元管理や迅速な対応が可能となります。
ステップメールの配信が可能
顧客の行動や反応に応じて段階的にメールを送るステップメールが利用できるサービスを選ぶことで、ターゲットに合わせてパーソナライズされたコミュニケーションが展開できます。
kintoneのデータを使って、大量メール配信を行うならクライゼルがおすすめ
kintoneとの連携でメール送信・管理を効率化するなら、クライゼルがおすすめです。
特に、ターゲティングされたコンテンツのメール配信に優れており、顧客にパーソナライズされたコミュニケーションが行えます。
kintone上のデータをクライゼルに連携する際には、CSVファイル連携などを利用する必要がありますが、その利便性と効果を考えれば、十分に価値ある選択肢と言えるでしょう。
kintoneでのメール送信をより効率化したいと考えている方は、ぜひチェックしてみてはいかがでしょうか。
