kintoneデータベース完全マスターガイド:基本から高度なテクニックまで

kintone

業務の効率化や円滑な情報共有のためにデータベースを活用している方も多いでしょう。

サイボウズのkintoneは、プログラミング不要で直感的にデータベースを構築できるツールとして、多くの企業で利用されています。

この記事では、kintoneのデータベース機能の特徴や強み、活用シーン、エクセルとの違いなどについて詳しく解説します。

kintoneのデータベース機能の強み

強みを表すイメージ

kintoneのデータベース機能は、機能性の高さから多くの企業や団体に採用されています。

特に、プログラミング知識がなくても、直感的な操作で簡単にデータベースを作成できる点が強みです。

またPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、場所を問わずデータの閲覧や更新ができます。外部サービスとの連携にも対応しているので、より業務の効率化に期待できるでしょう。

kintoneのデータベースの活用シーン

kintoneのデータベースは、その柔軟性とアクセシビリティの高さから、多岐にわたるシーンでの活用が可能です。

ここでは、代表的な利用シーンを見ていきましょう。

顧客管理

kintoneのデータベース機能では、顧客情報の一元管理が可能です。

顧客情報に顧客とのやり取り(活動履歴)も紐付けることができるので、業務の属人化防止にもつながり、担当を変更のする際の引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。

案件管理

kintoneのデータベースは、顧客に紐づけて案件のデータを一元管理できるため、脱属人化・脱二重管理が実現し、効率的な営業活動が可能となります。

案件内容や商談、見積、問い合わせなどさまざまな情報を顧客情報に紐付けてまとめて管理できます。また、売上やメンバーの工数データ等をカンタンに可視化できるので、データをグラフに出力すれば営業状況の確認・分析に活用できます。

日報管理

kintoneを利用することで、日報や報告書の管理が効率化されます。統一したフォーマットで情報が一箇所に集まるため、業務全体の見える化ができます。

また、スマートフォンからの閲覧・編集も可能なので、外出先からでも簡単に業務の報告ができ、効率的なコミュニケーションを実現します。

また、レポート機能を利用すれば、データをグラフ化して分析することで、業務の状況を直感的に把握し、業務改善につなげることができるでしょう。

kintoneとエクセル(Excel)の違い

kintoneとエクセルはどちらもデータ管理に適したツールですが、それぞれ異なる点があります。

エクセルは、豊富な関数機能、複雑な計算やデータ分析が可能であることがメリットとして挙げられます。一方で、データを複数人で共有することや編集が難しいというデメリットもあります。

kintoneは複数人でのデータ編集・共有・管理が簡単にでき、ブラウザ上で操作できます。エクセルのデータも、kintoneに読み込むだけで一元管理が可能となり、リアルタイムでデータのグラフ化などができるようになります。

kintoneのデータベース作成方法

kintoneでのデータベース構築は、シンプルかつ直感的に行うことができます。基本的な作成の流れは以下の通りです。

  1. アカウント作成・初期設定: kintoneのアカウントを作成し、必要な初期設定を行う
  2. アプリ作成:ポータルから「アプリを作成する」アイコンをクリックし、アプリ名やアイコンを設定
  3. フィールド配置:フィールド一覧から必要なフィールドを選んで配置し、横幅や縦幅を調整
  4. フィールドカスタマイズ:フィールドの複製や名前の変更、タイプの選定などを行う
  5. データ登録:作成したアプリに必要なデータを登録

また、アプリの設定変更やフィールドの追加・削除、レイアウトの変更などのカスタマイズも可能です。

また、Excel/CSVファイルを読み込んでデータベースを作成することもできます。もちろんExcel/CSVファイルの読み込みによるデータベース作成と同時に、ファイル内のデータも取り込めます。

kintoneのデータベース作成で気を付けるポイントは?

kintoneのデータベースを作成するときは、いくつかのポイントに注意しましょう。

まずは、データの正規化が重要です。正規化によりデータの重複を防ぐほか、データの一貫性と効率性を保ちます。

また、フィールドごとに入力できる文字数などに制限があるため、それぞれのフィールドの仕様を確認し、適切な形式でデータを入力する必要があります。

データのバックアップも重要なポイントです。ファイルからデータを読み込む場合は事前に、登録済みのレコードのデータをファイルに書き出しておくことで、データの紛失を防ぐことができます。

外部データベースと連携する方法もある

kintoneは、アプリ間やほかのクラウドツールとのデータ連携が可能です。

連携方法には、ルックアップ機能、アプリアクション機能、関連レコード一覧機能があります。これらの機能を駆使することで、例えば顧客管理アプリと活動履歴アプリのデータを連することができます。

また、kintone APIやサードパーティー製のデータ連携ツールを利用することで、自社ですでに導入しているツールとの連携も可能です。しかし、データ連携を行う際には、連携対象のシステムと業務フローの要件定義や、セキュリティ面に注意する必要があります。

webフォームからkintoneデータベースにデータ入力するならクライゼルとの連携がおすすめ

今回は、kintoneのデータベース機能について紹介しました。

kintoneでデータベースを活用するときは、Webフォームから収集したデータをリアルタイムでkintoneに連携するには、クライゼルがおすすめです。

クライゼルのWebフォームからkintoneへ自動連携する図

例えば、kintoneのアカウントを持っていいない人からのお問合わせフォームへの入力データや、アンケーフォームへの入力データをkintnoeにリアルタイムに入力できます。

また、クライゼルのフォームはID/パスワードによる認証や、メール内のURLクリックによる認証が可能ですので、登録されているデータをユーザ自身が更新することも可能です。

kintoneでデータベースと合わせてwebフォームを活用したい方は、ぜひクライゼルの利用を検討してみていかがでしょうか。

弊社の多彩な業務で使える高セキュリティなCRMプラットフォーム「クライゼル」のカタログは下記からダウンロードいただけます。機能・料金表の記載もありますので、ぜひご覧ください。
服部誠

トライコーン(株)Senior Vice President of Marketing。
Web広告、CRM、CDP、データ可視化などお客様のwebマーケティングの課題解決に長年従事。
Salesforce Marketing cloud メールスペシャリスト / アドミニストレータ / コンサルタントおよび、Salesforce アドミニストレータの各認定資格を保持。

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