日々の帳票管理でお困りごとはありませんか？請求書、契約書、見積書といったさまざまな帳票や、交通費などの各種申請を紙やエクセルなどで管理していると、どうしても煩雑になりがちですよね。
こういったさまざまな帳票や交通費などの各種申請を一元管理したいなら、サイボウズ社のkintone(キントーン)がおすすめ。
この記事では、その先の帳票出力についても、kintoneの標準機能でどこまでできるのかを解説します。さらに、もっと便利に使うためのおすすめのプラグインや、帳票ワークフローの事例もご紹介します。
トライコーンでは、kintoneの導入支援はもちろん、kintoneを使った帳票出力などをはじめとしたワークフロー改善の支援を行っています。
ご興味のある方はぜひこちらをご覧ください。
kintone(キントーン)の標準機能で帳票を出力する方法
kintoneには、シンプルな印刷機能があります。
この機能を使って、以下の手順で帳票を出力できます。
1.任意の帳票(レコード)を選び、レコード詳細画面から「レコードを印刷」をクリック
2.表示された印刷のプレビュー画面を確認し、「印刷する」ボタンをクリック
3.印刷実行画面に遷移
このように、標準機能での帳票出力はごくシンプルなものとなります。そのため、以下のデメリットを感じる場合もあるでしょう。
- レイアウト調整ができず、レコード詳細画面そのままの印刷になる
- 帳票に自社フォーマットが使えない
- 複数の帳票を選択して一括印刷ができない
帳票のレコードにフィールドを追加して、自社向けに必要な情報(見込み金額や連絡日など)を表示する方法もありますが、クライアントに送る帳票として出力する際には非表示にする必要があり、調整に手間がかかってしまいます。
そのため、kintoneで帳票を出力する際には、便利なプラグインの活用がおすすめです。
ここをチェック！kintoneの帳票出力プラグインを選ぶポイント
kintoneに連携して使える帳票出力プラグインは、各社からさまざまな製品が出ています。
業務効率を上げるために、以下のポイントを確認して自社に合ったプラグインを選ぶのがおすすめです。
いま使っている帳票のファイル形式に対応しているか
プラグインによって、出力できるファイル形式に違いがあります。
たとえば、請求書や見積書をPDFで直接出力しているのであれば、PDFでの出力に対応しているプラグインが必須です。
一方で、Wordやエクセルなどで出力し、文言追加など多少は編集ができたほうがいいという場合は、Officeファイルに対応したプラグインを選びましょう。なかには、PDF・エクセル両方に対応した製品もあります。
いまお使いの帳票ファイルの形式で問題なく使えるかを念頭に置いて検討するといいでしょう。
一括で帳票出力ができるか
先ほど触れたように、kintoneの標準機能では帳票の一括出力ができません。しかしながら、「請求書は毎月一括で出力したい」というニーズは多いのではないでしょうか。 プラグインを検討する際は、便利な一括出力機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。
さまざまなレイアウトの帳票を出力できるか
請求書、契約書、見積書、交通費申請書など、帳票のレイアウトはさまざま。複数種類の帳票の出力に対応しているかも重要なチェックポイントです。
あわせて、細かな情報をテーブルで記載している場合は、テーブルの出力に対応しているかどうかの確認もお忘れなく。
電子印鑑など、画像ファイルに対応しているか
帳票に電子印鑑を用いている場合は、画像ファイルの読み込みに対応しているかチェックしましょう。
帳票出力枚数の制限があるか
プラグインによっては、月間の出力枚数に制限がある場合があります。いざ運用を始めてみて出力枚数が足りないということにならないよう注意が必要です。
製品やプランによっては出力枚数の上限を購入することもできるため、自社の規模に合ったプランを選ぶといいでしょう。
kintoneで帳票出力をするためのおすすめプラグイン4選
kintoneと連携して使えるおすすめのプラグインを4つご紹介します。
自社の帳票業務と照らし合わせて、プラグイン選びの参考にしてください。
PrintCreator プリントクリエイター(トヨクモ株式会社)
引用元：https://www.kintoneapp.com/print-creator
概要
kintoneの情報を使って、帳票作成から出力まで完結できるプラグイン
推しポイント
- マウス操作で簡単に帳票がつくれる
- 帳票の出力はkintone上でワンクリック
- 自動出力や電子契約にも対応
こんな人におすすめ
- 見積書、請求書、納品書などのさまざまな形式の帳票を管理・出力したい人
- 電子契約機能も活用したい人
- PDFで帳票出力する人
どのように連携できるのか
PrintCreatorにログインし、接続するkintoneのURLを指定。さらにkintoneアプリのURLを登録し、生成されたAPIトークンを使用して連携。
特長
kintone上の情報を使って、マウス操作で簡単に帳票を作成・出力できるプラグインです。作成した帳票はワンクリックで出力可能。
kintoneでレコード追加・編集といったステータスの更新があった場合に自動で出力される機能や、帳票ごとに利用権限を設定できる機能もあります。
テーブル取り込みにも対応(ライトコース除く)しており、さまざまなタイプの帳票管理・出力に活用できます。
電子署名法に対応した電子契約機能が搭載されているため、書類作成から電子契約まで完結してコスト削減を目指す方にもおすすめです。
チェック項目
- 対応しているファイル形式：PDF
- 帳票一括出力：対応(プレミアム、プロフェッショナルのみ)
- 帳票のレイアウト種類：複数レイアウト対応
- 画像ファイル：対応(ライト除く)
- 帳票出力枚数：個別出力は無制限/一括出力は月10,000枚※
セキュリティ項目
ISO/IEC 27001:2022 JIS Q 27001:2023
料金プラン
- 無料お試し：無料(30日間)
- ライト：月額7,000円(税抜)
- スタンダード：月額12,000円(税抜)
- プレミアム：月額18,000円(税抜)
- プロフェッショナル：月額30,000円(税抜)
※一括出力の上限枚数は、10,000枚追加につき12,000円/月で購入可
レポトン(株式会社ソウルウェア)
概要
kintoneのあらゆるデータを自由なフォーマットで帳票出力できる、クラウド連携型のプラグイン
推しポイント
- ワンクリックで帳票をPDF・エクセルに出力できる
- フォーマット指定のない自由な帳票デザインができる
- 帳票設定はkintone内で完結
こんな人におすすめ
- 自由な帳票デザインでさまざまな出力をしたい人
- 帳票出力のタイミングでkintoneのデータを更新したい人
どのように連携できるのか
OAuthを利用して帳票を出力するユーザーに認証を行う「代表者認証」と「個別認証」のほか、kintone側で生成したAPIトークンをレポトンに登録する「APIトークン」での認証があるため、自社の運用に合った認証方法を選択して連携。
特長
誰でも簡単にできるシンプルな操作が魅力のプラグイン。画像差し込み、ページ繰越、一覧出力、ラベル印刷など、さまざまな出力形式に対応しています。レポトンで帳票を出力したタイミングで、自動的にkintoneのデータを更新することも可能。出力の権限を調整したり、kintone標準機能のプロセス管理のフローに沿って出力条件を設定したりすることもできます。
お手持ちの帳票フォーマットをアップロードし、出力したい箇所をマウスで選択したあとは、出力したいフィールドを紐づけるだけの簡単設定。PDFとエクセルの2つのファイル形式に対応しているため、業務によって柔軟に対応できます。
チェック項目
- 対応しているファイル形式：PDF、エクセル
- 帳票一括出力：対応
- 帳票のレイアウト種類：複数レイアウト対応
- 画像ファイル：対応
- 帳票出力枚数：月10,000枚※
セキュリティ項目
プライバシーマーク付与事業者
ISO 27001(ISMS)
料金プラン
- 無料お試し：無料(30日間)
- 月額：15,000円(税抜)
※上限枚数は、10,000枚追加につき10,000円/月で購入可
ドキュトーン(株式会社オプロ)
引用元：https://docutone.opro.net/
概要
kintoneアプリに登録されているデータをOfficeファイルに反映して帳票出力できるプラグイン
推しポイント
- 既存のOfficeファイルをそのままkintone上で使える
- kintoneアプリからクリックするだけで帳票出力ができる
- ユーザーごとの料金設定で少人数でも気軽に利用できる
こんな人におすすめ
- Word、エクセル、パワーポイント形式で帳票を出力したい人
- Officeアドインを使って帳票テンプレートをつくりたい人
どのように連携できるのか
ドキュトーンアプリとプラグインをkintone環境にインストールし、ユーザーごとに認証情報を入力。kintone側でプラグインの設定をし、連携。
特長
請求書、契約書、見積書、交通費といった帳票のほか、多言語対応の契約書をWord出力したり、業務日報をエクセル出力したり、フォーマットを統一した資料をパワーポイント出力したりと、Officeファイルで帳票出力できるプラグイン。
PDFではなくOfficeファイルで出力している場合に重宝するプラグインといえるでしょう。申請業務の状況やデータの内容に応じ、出力ボタンを制御することもできます。
異なるアプリの登録データを引っ張ってくることができなかったり、外部サービス連携非対応だったりと、機能を絞ることで価格も抑えめ。ユーザーごと(最小5ユーザーから)の月額払いなので、少人数の企業でもコスパよく利用できます。
チェック項目
- 対応しているファイル形式：Word、エクセル、パワーポイント
- 帳票一括出力：対応
- 帳票のレイアウト種類：複数レイアウト対応
- 画像ファイル：対応
- 帳票出力枚数：無制限
セキュリティ項目
プライバシーマーク付与事業者
ISO 27001(ISMS)
料金プラン
- 無料お試し：無料(1カ月間)
- 月額：1,180円(税抜/1ユーザー)
(5ユーザーから購入可能)
k-Report(オーサムジョブ合同会社)
概要
kintoneから高度なレイアウトで帳票を作成・出力できるプラグイン
推しポイント
- 慣れ親しんだOfficeのようなUIでさまざまなレイアウトの帳票がつくれる
- PDFでの一括出力ができる
- ページ単位での集計処理も可能
こんな人におすすめ
- Officeの操作に慣れている人
- 帳票のほか、ラベルや封筒、名刺などにも活用したい人
どのように連携できるのか
k-Reportにログインし、kintone接続設定メニューにてkintoneポータルURLや管理者権限を持つユーザー情報などを入力。さらにkintoneアプリ接続メニューで必要事項を入力して連携。
特長
請求書、契約書、見積書、交通費といった帳票だけでなく、ラベルや封筒、名刺などPDF出力であればさまざまなレイアウト・用紙サイズでの出力が実現できるプラグイン。日本語と英語だけでなく、中国語や韓国語、タイ語にベトナム語まで、多言語出力に対応しています。
なにより、コピー＆ペーストや整列といったOfficeのような編集機能が備わっているため、慣れ親しんだ操作感で移行しやすいのもポイント。
kintoneの添付ファイルはもちろん、PCから画像をアップロードすることも可能です。ページ内集計処理にも対応しており、複雑なページパターンでのテンプレートの設定もできます。
チェック項目
- 対応しているファイル形式：PDF
- 帳票一括出力：対応
- 帳票のレイアウト種類：複数レイアウト対応
- 画像ファイル：対応
- 帳票出力枚数：月20,000枚※
セキュリティ項目
ISMS ISO/IEC 27001:2022, JIS Q 27001:2023
料金プラン
- 無料お試し：無料(30日間)
- 月払い：月額10,000円(税抜)
- 年払い：年額100,000円(税抜)
※上限枚数は、10,000枚追加につき5,000円/月で購入可
帳票出力のワークフローをより効率化するには？
紙やエクセルなどでの帳票管理から脱すべく、kintoneに移行したものの、標準機能の出力では機能が足りず、結局kintoneの情報をエクセルにコピペして出力……という残念なケースも。
コピペなどの手作業はミスを完全に防ぎにくく、時間もかかります。先ほどご紹介したプラグインやサービスを活用して、kintone上で帳票を簡単に出力することでワークフローの効率化を図りましょう。
ワークフロー効率化についてはこちらの記事もご覧ください。
トライコーンでは、kintoneの導入支援をはじめ、帳票出力などのワークフロー改善の支援を行っています。
「ワークフローアプリを構築したいけどよくわからない」「帳票を手動でPDF化するのに時間がかかっている」といったお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度ご相談ください。
貴社の業務に合ったワークフローアプリの構築や帳票出力の設定、納品後の伴走支援など、ご要望に応じた柔軟な提案で効率化に向けてバックアップさせていただきます。
くわしくはこちらをご覧ください。
kintoneを活用したワークフローの改善には、以下の便利なプラグインもおすすめです。
FormBridge フォームブリッジ(トヨクモ株式会社)
引用元：https://www.kintoneapp.com/form-bridge
特長
問い合わせやアンケートのほか、社内申請システムにも使えるWebフォームが簡単につくれるプラグイン。マウス操作のドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。
料金プラン
- 無料お試し：無料(30日間)
- ライト：月額7,000円(税抜)
- スタンダード：月額12,000円(税抜)
- プレミアム：月額18,000円(税抜)
- プロフェッショナル：月額30,000円(税抜)
- エンタープライズ：月額50,000円(税抜)
各コース年額契約もあり
kViewer ケイビューワー(トヨクモ株式会社)
引用元：https://www.kintoneapp.com/kviewer
特長
kintoneの情報を、見せたい部分だけ、見せたい人にだけ公開できるプラグイン。kintoneライセンスを持たない人にも、売上情報や進捗情報、在庫情報などといった情報の一部分だけを安全に公開できます。
料金プラン
- 無料お試し：無料(30日間)
- ライト：月額7,000円(税抜)
- スタンダード：月額12,000円(税抜)
- プレミアム：月額18,000円(税抜)
- プロフェッショナル：月額30,000円(税抜)
- エンタープライズ：月額50,000円(税抜)
各コース年額契約もあり
kMailer ケイメーラー(トヨクモ株式会社)
引用元：https://www.kintoneapp.com/kmailer
特長
kintoneデータを引用し、さまざまなメールを簡単に送信できるプラグイン。kintoneのレコード操作をきっかけとした自動送信や、一斉送信にも対応しています。メール送信業務の効率アップにおすすめ。
料金プラン
- 無料お試し：無料(30日間)
- スタンダード：月額18,000円(税抜)
- プレミアム：月額30,000円(税抜)
各コース年額契約もあり
事例紹介
実際に弊社が構築した人材系企業様の帳票出力＆ワークフロー構築の事例をご紹介します。
課題：デジタル化、経費削減
当初この企業様は、業務委託方の業務報告書をはじめ、経費や交通費申請などをすべてエクセルや紙ベースで実施していました。デジタル化による業務効率アップと経費削減を推し進めるため、kintoneでの帳票出力とワークフロー構築を弊社にご相談いただきました。
解決策
エクセルで入力し印刷して管理するといったワークフローをデジタル化して、業務効率が大幅にアップしました。注文書、交通費、支払明細といった帳票も、すべてkintoneで一元管理。プラグインを使ってPDFでの出力も簡単に行えるようになりました。
＜経費削減＞
kintoneはユーザーアカウントに応じて費用が増える仕組みです。ユーザーアカウントを業務委託の方や社員全員分用意するのではなく、管理部門の方のみとすることで経費削減を実現しました。
とはいえ、管理部門の方しか情報入力できない状態ではとても不便です。そこで、ユーザーアカウントを持たない業務委託の方や社員は、弊社のCRMプラットフォーム「クライゼル」やプラグインを利用することでkintoneへデータ入力していただけるようにしました。
帳票管理も出力もkintoneで！便利なプラグインも活用しよう
kintoneで帳票を管理・出力することで、情報の一元化はもちろん業務の効率もアップします。
標準機能で足りない部分を補うために、便利なプラグインを活用して日々の帳票管理に役立てたいものですね。
kintoneでの帳票管理に関するご相談や、kintoneの導入支援・設定代行をお探しなら、サイボウズ社公認のパートナー企業に依頼することをおすすめします。
トライコーンは、サイボウズ社の「プロダクトパートナー」と「コンサルティングパートナー」に認定されています。
kintoneの導入や設定、運用や帳票管理でお悩みでしたら、ぜひご相談ください。
