kintone(キントーン)をSFAとして活用！機能や活用事例、おすすめのプラグインも紹介

営業活動の効率化のため、SFA(営業支援)ツールの導入を検討している方も多いでしょう。さまざまなツールがあるなか、kintone(キントーン)をSFAとして活用する方法もあります。

今回は、kintoneをSFAとして活用する方法に加え、活用事例や効率を上げる便利なプラグインなどをご紹介します。

なお、弊社でもkintoneと弊社のCRMプラットフォーム「クライゼル」を使ってSFAを構築しています。弊社のSFA事例を含む、kintone導入支援資料はこちらよりダウンロードいただけます。ぜひ、ご覧ください。

SFAでできることと、そのメリットとは？

SFAとは、Sales Force Automation(セールスフォースオートメーション)の頭文字を取った略語です。簡単にいうと、営業業務の支援・効率化を図るシステムのことを指します。

情報を一元管理できるため、顧客に関するデータや営業活動の進捗管理をサポートしつつ、営業活動で得た知見やスキルなどの属人化を防ぎ、それら情報をチームや社内全体で共有できるのが大きなメリットです。 具体的には、以下のような営業活動に欠かせない業務がひとつのシステムで行えるようになります。

営業活動の管理

いつ、誰が、どの顧客とどのような商談を行ったかの管理ができます。進捗はもちろん、過去の履歴や日報などの記録も可能。営業活動を営業チームや社内で共有できるため、「あの案件はいまどうなっている？」と担当者に確認を取る手間も省けます。 外出先から日報の作成・提出・確認もでき、担当者と管理者双方の業務効率化が図れます。

顧客情報の管理

顧客の基本的な情報(会社名、担当者名、連絡先など)に加えて、案件や商談の履歴、webサイトからダウンロードした資料名称や申込したwebinar履歴などの情報をまとめて参照できるものもあります。

営業マン個々が持っている名刺情報も集約できるので、日々の営業活動に活かせます。

他にも、いつ、誰が、どの顧客とどこで会うといったアポやタスクの管理ができるものもあります。 このように、SFAのメリットは営業チームの業務効率を上げるだけでなく、顧客情報の社内共有、営業活動の可視化と、それに伴う営業スキルの標準化にもあるといえます。

SFAに必要な機能をチェック

SFAの機能は、以下に挙げるものが一般的といえます。

・顧客管理機能

顧客情報の管理に必要な機能です。名刺情報、企業情報、案件や商談などの詳細・履歴、問い合わせ内容などを管理します。

・案件進捗管理機能

営業活動の管理に必要な機能で、個々の営業活動の見える化に欠かせません。各案件担当者へのメール連絡や電話に頼らず、案件の進捗をリアルタイムで更新・共有できます。

・分析・集計管理機能

営業活動のなかで収集したデータを蓄積し、分析する機能です。以降の営業活動に活かし、効率的にPDCAを回すうえで必要なものです。

・目標管理機能

集計管理機能のひとつと言えますが、営業目標とその進捗を把握するために必要なものです。

・帳票出力機能

見積書や注文書、請求書といった帳票を簡単に出力できる機能です。Excelなどに都度打ち込む必要がなく、データベースに登録されている情報を引用できるので、入力のミスも防げて効率が上がります。

kintoneをSFAとして活用すると、どんなことができる？

kintoneをSFAとして活用するには、サイボウズ社が提供している「営業支援パック」が便利。SFAに使える「顧客管理アプリ」「案件管理アプリ」「活動履歴アプリ」がまとまっています。

ルックアップ機能や関連レコード一覧が連携済みなので、顧客の情報や案件を1画面で確認でき、進捗管理や売上分析、引き継ぎもスムーズです。

売上データをグラフでわかりやすく可視化・分析できるのはもちろん、案件情報と顧客情報をkintoneで一元管理し社内共有できるので、属人化の懸念を解消できます。

標準の営業支援パックのカスタマイズが必要ですが、webサイトからダウンロードした資料名称や申込したwebinar履歴などの情報をまとめて参照することもできます。これにより、顧客の興味関心事項を把握でき顧客とのコミュニケーションを円滑に行うことも可能です。

kintoneをSFAとして利用するメリットは、以下のとおりです。

予算を抑えてスタートできる

kintoneのスタンダードコースは、1ユーザーあたり月額1,500円(税抜)(2024年6月時点）。外国産、国内産の他SFAと比べ、1ユーザーあたりの月額コストが安価というメリットがあります。

簡単なカスタマイズができる

kintoneでアプリを作成する際、自分たちでイチからアプリをつくるだけでなく、サンプルアプリをカスタマイズして使うことも可能。ドラッグ＆ドロップの操作でアプリがつくれるため、社内にエンジニアがいなくても運用しやすいというメリットがあります。

無料で使えるアプリテンプレートが多数

kintoneのアプリストアには、営業支援に使えるさまざまなテンプレートが揃っています。これらを無料で使えるのは、大きなメリットといえるでしょう。

kintone(キントーン)をSFAとして利用するステップ

さっそく、kintoneをSFAとして使うための準備を始めましょう。

1. 手持ちのデータをkintoneで一元管理する

顧客情報などの手持ちのデータをまとめ、ExcelやCSVファイルなどでkintoneに読み込みます。

2. アプリテンプレートを活用する

kintoneのアプリストアから、営業支援に使用するテンプレートを入手します。顧客リスト、案件管理・商談履歴、各種申請、営業資料共有、見積依頼、問い合わせ管理、売上報告、業務日報など、便利なテンプレートが豊富に揃っています。

3. 「営業支援パック」を活用する

前項で触れた、kintoneの「営業支援パック」を活用しましょう。

新規顧客を獲得したら「顧客管理アプリ」に入力→新規案件が発生したら「案件管理アプリ」に入力→商談の進捗は「活動履歴アプリ」で管理……といった流れになります。

また、集計機能で過去のデータを分析し、グラフ化して営業活動を見える化することで、分析結果を活かした施策の実施や、営業現場のモチベーションアップにもつなげられます。

4. 連携サービスやプラグインを活用してさらに便利に！

kintoneスタンダードコースの契約が必要になりますが、プロダクトパートナーが提供する連携サービスやプラグインを使うことで、さらに営業支援に力を入れることができます。おすすめの連携サービスやプラグインは、後ほどご紹介します。

kintone(キントーン)をSFAとして活用している事例紹介

弊社ではkintoneをSFAとして利用し、クライゼルと合わせて営業効率を上げています。その事例を紹介します。

クライゼルは、メールマーケティングやお問い合わせフォーム作成など、社外向け業務に適したCRMプラットフォームです。対してkintoneは、SFAをはじめとする社内向け業務に適した業務改善プラットフォーム。この2つを連携して使えば、営業のお問い合わせの受付から案件管理まで、一気通貫でプロセスをデジタル化できます。

クライゼルと連携し、kintoneをSFAとして活用する主な流れ

【使用サービス】kintone、クライゼル、Slack

1. 自社サイト上に設置したお問い合わせフォーム(クライゼルにて作成)から、問い合わせを受ける

2. 問い合わせ内容は自動でkintoneに連携され、詳細情報は即時にkintone上で確認可能

どのページから問い合わせをしたか、資料をダウンロードした場合はその資料名なども自動で登録されるので、顧客の興味関心に合わせた営業フォローが可能です。

3. チャットツール「Slack」のチャンネルに自動で即時通知

2と同時進行で通知がくるため、スピーディーな対応が可能です。

4. Slack上で問い合わせの詳細を確認し、営業担当者アサインフォームから営業担当者を決定

営業担当者名は自動でkintoneに連携されます。

5. SFAとしてkintone上で営業進捗管理

kintoneをSFAとして活用し、クライゼルと合わせて営業効率を上げたいとお考えの方は、こちらより資料をダウンロードしていただけます。

SFAを効率UPさせる連携サービスやプラグイン7選

kintoneをSFAとして利用していくうち、業務によっては「こんな機能もほしい」「あんな機能があったらもっと便利」と必要なものが見えてくることも。 弊社が実際に使用している、kintoneと連携してSFAをさらに効率化できる連携サービス・プラグインを7つ紹介します。

クライゼル(トライコーン株式会社)

概要

トライコーンが提供しているCRMプラットフォームサービス。お問い合わせ用のWebフォーム作成はもちろん、会員サイト作成(マイページ作成)やメール配信サービスなども利用できます。

こんな人におすすめ

• kintoneに連携するフォームを安価でつくりたい人
• フォームのデザインをカスタマイズしたい人
• フォームのドメインを自社ドメインにしたい人

どのように連携できるのか

クライゼルのWebhook機能を使い、kintoneアプリのデータ項目を指定して連携。クライゼルで作成したフォームに入力されたデータはリアルタイムでkintoneに連携されます。

どのようなことができるのか

kintoneをはじめとした、他のクラウドサービスに連携できるフォーム作成ツールとして利用可能。お問い合わせフォームをkintoneに連携して、顧客管理と案件管理を両立できます。

自動生成フォームで簡単にフォームがつくれるほか、HTML/CSSによるデザインカスタマイズにも対応しているため、自社サイトに合ったフォームもつくれます。ID/パスワードやメールによるユーザー認証もできるので、過去に入力したデータを編集する更新フォームも作成できます。

メール配信機能を使えば、メルマガ配信やステップメールなどのメールマーケティングにも活用できます。

料金

• トライアル利用(2週間)：無料
• ライトプラン：初期費用0円／月額1万円(税抜)
• スタンダードプラン：初期費用50,000円(税抜)〜／月額50,000円(税抜)〜

項目選択フィールド連動各種設定プラグイン(TiS)

概要

ラジオボタンやチェックボックスフィールドなど、選択肢ごとに入力すべきフィールドをグループ化するプラグイン。

こんな人におすすめ

ひとつのアプリ内でさまざまな項目選択フィールドを便利に使いたい人。

どのように連携できるのか

ダウンロードしたZipファイルを解凍せずにkintoneへインストール→プラグインの設定画面にて、内容に沿って各フィールドを指定します。

どのようなことができるのか

選択肢ごとにグループの開閉、必須入力の切り替え、自動入力、自動コピーを行えます。項目を選択するだけで、たとえば製品名が「A」の場合は単価が「1,000円」と自動入力される設定が可能。必須入力を設定すれば、入力漏れを防げるため、日々の入力作業の負担を軽減できます。

料金

無料

条件分岐処理プラグイン(TiS)

概要

レコードが条件に該当した際に、自動化処理や書式設定・エラーチェックなどを行うプラグイン。

こんな人におすすめ

自動化が難しい処理の効率を上げたい人。

どのように連携できるのか

ダウンロードしたZipファイルを解凍せずにkintoneへインストール→プラグインの設定画面にて、内容に沿って各フィールドを指定します。

どのようなことができるのか

「売上日を削除する場合には、受注のチェックを外す」「売上単価を〇円以下にする場合は、備考欄に理由を追記する」といった自動化が難しい処理について、レコードが任意の条件に該当した際に自動化処理や書式設定・エラーチェックなどを行えるプラグインです。

案件のステータスが受注になった際、自動的にその日の日付が受注日に入力されたり、案件のステータスが請求になった際、請求金額を入力しないとエラーが出て保存できなくするといった設定が可能です。

料金

無料

各種ユーザー情報編集プラグイン(TiS)

概要

ユーザーごとのアクセス権やプロセス管理・ユーザー選択フィールドの情報を一括編集するプラグイン。

こんな人におすすめ

退職者やユーザーの変更に伴うユーザー情報の変更作業を一括編集したい人。

どのように連携できるのか

ダウンロードしたZipファイルを解凍せずにkintoneへインストール→プラグインの設定画面を開き、虫眼鏡ボタンからユーザーを指定します。

どのようなことができるのか

kintoneの作業者を一括更新したり、退職者を一括削除したりする際に便利なプラグイン。

指定したユーザーに該当するアクセス権・プロセス管理・レコード情報を取得し、情報の削除や他ユーザーへの変更などが行えます。

料金

無料

一覧集計プラグイン(TiS)

概要

数値・計算フィールド列のヘッダー部に、それらの集計結果を表示するプラグイン。

こんな人におすすめ

集計表示画面にて、集計結果を見やすくしたい人。

どのように連携できるのか

ダウンロードしたZipファイルを解凍せずにkintoneへインストール→プラグインの設定画面にて、内容に沿って各フィールドを指定します。

どのようなことができるのか

表やクロス集計表などでグラフの作成を行い、レコード群の合計・平均・最大値・最小値などを集計した結果を、数値・計算フィールド列のヘッダー部に表示できるプラグイン。一覧の画面の上部で集計結果が見られるので便利です。

料金

無料

JSEdit for kintone(サイボウズ株式会社)

概要

kintoneのプラグイン設定画面で、JavaScript／CSSファイルを作成したり、アプリに適用したりできるプラグイン。

こんな人におすすめ

kintone上でJavaScript／CSSファイルを作成し、アプリに適用したい人

どのように連携できるのか

GitHubよりソースコードをダウンロードし、パッケージング→プラグインの設定画面にて読み込み、使用したいアプリ設定画面からプラグインを追加します。

どのようなことができるのか

kintone上でJavaScriptやCSSファイルの編集、更新ができるプラグイン。社内にプログラミングの知識がある人がいる場合におすすめです。インストールするだけのプラグインでは自社の思うようなかたちにできない場合は、このプラグインを使用することで、より自社にマッチしたカスタマイズを行えます。

料金

無料

データコレクト(トヨクモ株式会社)

概要

関数を利用した計算やアプリ間の集計を可能にし、毎日の集計作業を自動化するプラグイン。

こんな人におすすめ

Excelと同じ感覚で、複数のアプリから情報の収集・計算をしたい人

どのように連携できるのか

Toyokumo kintoneAppにログイン→DataCollectに接続するkintoneのURLを登録→連携するkintoneアプリ名、URL、APIトークンを入力します。

どのようなことができるのか

kintone内の複数のアプリに散らばっている情報を、収集・計算・加工ができるプラグインです。Excelなどの表計算ソフトと同じ感覚で関数や式の設定ができるため、誰でも使いやすいのがポイント。kintoneのデータをExcelで計算する手間を解消し、kintone上で一気にできるようになります。

基本的な使い方ならライトコース、毎日営業データをまとめるといったスケジュールを設定した集計ならスタンダードコース、Webhookを設定したリアルタイム集計ならプレミアムコースがおすすめです。

料金

• トライアル利用(30日間)：無料
• ライトコース：初期費用0円／月額9,000円(税抜)
• スタンダードコース：初期費用0円／月額18,000円(税抜)
• プレミアムコース：初期費用0円／月額30,000円(税抜)

※いずれも年間契約時は5％割引

まとめ

kintoneをSFAとして活用することで、営業管理や顧客管理が一元化でき、集計や分析もスムーズに。

弊社事例も参考にしていただきながら、便利なCRMプラットフォームやプラグインを合わせて使い、営業業務をさらに効率化させましょう。

弊社は、サイボウズ株式会社のオフィシャルパートナーです。多彩な業務で使える高セキュリティなCRMプラットフォーム「クライゼル」とkintoneを使ったSFAの構築支援を行っています。ご興味のある方は、ぜひこちらもご確認ください。

本記事は2024年6月末時点での各公式サービスサイト情報を元に制作しています。この記事に関してのご質問やご要望はこちらのフォームよりお問い合わせください。