ホームページを運営していると、お問い合わせフォームが必要になる場合があります。無料でフォーム作成ができるツールとして、Googleが提供している「Googleフォーム」があります。同ツールは手軽にフォーム作成ができますが、使い方がわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事ではGoogleフォームの開き方から自動返信の設定方法まで、詳しく解説します。
なおコーディングの知見が不要で、AIによりカンタンにフォームを作成できるツールをお探しなら、クライゼルのフォーム作成ツールをご利用ください。
そもそもGoogleフォームとは？
Googleフォームとは、Googleが無料で提供しているフォーム作成サービスです。
無料で使えることやユーザビリティの高さから、人気を集めています。回答を集計するだけではなく、アナリティクス機能なども用意されているため、フォーム作成が初めての方にとっても便利なサービスといえるでしょう。
Googleフォームでお問い合わせフォームを作成した場合の完成例
以下は、Googleフォームを使ったお問い合わせフォームの完成例です。
最終的には、このようなお問い合わせフォームと、自動返信の設定やスプレッドシートとの連携機能を実装していきます。
Googleフォームでお問い合わせフォームを作成する方法
Googleフォームを用いた、お問い合わせフォームを作成する方法は、以下の5ステップです。
- GoogleドライブからGoogleフォームを開く
- Googleフォームのタイトルを編集
- メールアドレスの設定を編集
- ログインの必須を設定
- お問い合わせフォームの項目を作成
ここでは、作成方法を順番に解説します。
GoogleドライブからGoogleフォームを開く
まずはGoogleドライブにアクセスしましょう。左上の「新規」をクリックすると、下記のような画面が表示されるため、「Googleフォーム」をクリックしましょう。
もしくは、こちら(Google Forms)にアクセスし、「新しいフォームを作成」から「空白」をクリックしましょう。上記の手順を踏むと、無題のフォームが開きます。
Googleフォームのタイトルを編集
無題のフォームが表示されたら、タイトルと説明文を追加しましょう。
フォーム内の「無題のフォーム」をクリックすることで、タイトルを編集できます。太字や斜体、下線などの細かいレイアウトも設定できます。
テキストスタイルを変更するには、右上のパレットアイコンをクリックしましょう。そうすると、テーマ変更の画面が出てきます。ヘッダーのフォントやサイズを変えるとタイトルが、質問やテキストのフォントやサイズを変更すると質問文や説明文のテキストスタイルが変わります。
メールアドレスの設定を編集
次は回答のコピーの自動送信や、メールアドレスの収集設定を行いましょう。画面中央上部の設定をクリックすると、以下のような画面になります。
「回答」を選ぶと設定項目が出てくるため、「メールアドレスの収集をする」をONにしましょう。すると「回答のコピーを回答者に送信」欄がアクティブになります。
また、「回答のコピーを回答者に送信」欄のプルダウンメニューから「常に表示」を選ぶことで、回答のコピーを自動送信できるようになります。なお、悪意ある人が回答のコピーを自動送信する機能を使ってスパム行為をするケースもあるため不特定多数の人がこのフォームにアクセスできる場合は回答のコピーを回答者に送信することをオンにすることは避けたほうがいいかもしれません。
ログインの必須を設定
フォーム作成者がGoogle Workspaceのユーザーの場合、回答の「ログインの必須」の項目に、「（組織名）と信頼できる組織のユーザーに限定する」という項目が表示されます。そちらをOFFにすると、お問い合わせフォームを社外にも送信できるようになります。お問い合わせフォームの場合はお問合わせを送信できるように、「信頼できる組織のユーザーに限定する」をオフにしましょう。
お問い合わせフォームの項目を作成
では、お問い合わせフォームの各項目を作成していきましょう。お問い合わせフォームに最低限必要な以下の項目について、作成手順を解説します。
- メールアドレス
- 電話番号
- お名前
- 件名
- 内容
メールアドレス
メールアドレスは、設定で「メールアドレスを収集する」をONにしていると、自動で入力欄が表示されるようになります。ここでは「メールアドレスを収集する」をOFFにする場合の作成手順をご紹介します。
この方法はサブのメールアドレスを収集する場合などに活用できます。
画面右のプラスボタン、「質問を追加」をクリックすると、質問項目が追加されます。質問と書かれた欄をクリックすることで名称を変えられるため、「メールアドレス」と打ち込みます。
プルダウンメニューを開くと以下のような画面になるので、「記述式」を選択しましょう。
後は、右下の「必須」をONにしておきましょう。こうすることで、必須項目を入力していない場合はフォーム送信できなくなります。
上記の手順でもメールアドレスの項目になりますが、メールアドレス以外が入力された場合でも送信できる設定のままです。
そこで、回答の検証を設定します。項目の右下にある「その他のオプション」をクリックすると、「回答の検証」という項目をクリックします。複数の項目が出ますが、左から「テキスト」「メールアドレス」と設定しましょう。これで、メールアドレス以外が入力された場合はエラーが表示されるようになります。
エラーテキストも設定できるため、「メールアドレス以外が入力されています」などと入力しておきましょう。
電話番号
電話番号の項目を追加します。質問項目を追加し、記述式を選択し、電話番号と入力しましょう。メールアドレスと同様に、説明と回答の検証を追加しましょう。「その他のオプション」から「説明」を選択すると、説明を入力する欄が表示されます。「ハイフン不要」と入力しましょう。
次に「回答の検証」をクリックし、「数値」「数字」と入力します。エラー表示には、「数字以外が入力されています」などと入力することがおすすめです。
お名前
お名前の項目を追加します。質問項目を追加し、記述式を選択して「お名前」と入力しましょう。
件名
件名の項目を追加しましょう。プルダウンメニューから「ラジオボタン」を選択します。そうすると選択肢が表示されるため、1つ目に「お問い合わせ」と入力しましょう。「選択肢を追加」をクリックすることで、選択肢が追加されます。
2つ目に「ご意見」、3つ目に「ご感想」などと入力していきます。また、「その他」をクリックすると、入力欄を追加可能です。
内容
内容の項目を追加します。質問を追加し、プルダウンメニューから「段落」を選びます。そうすると長文を入力できる欄ができます。質問の項目には「内容」と入力しましょう。
これで、最低限必要な項目は設定できました。お問い合わせフォームの完成です。
プレビュー
お問い合わせフォームが完成したら、プレビューを見てみましょう。画面右上の目のマークをクリックすることで、プレビューを開けます。実際にフォームに入力し、エラー表示などを確認することも可能です。
テーマのカスタマイズ
お問い合わせフォームの色を変えたり、ヘッダー画像を追加したりすることも可能です。右上のパレットアイコンをクリックし、テーマのカスタマイズ画面を開きます。すると、ヘッダーと色を選択する箇所があるため、調整してみましょう。ヘッダー画像はテーマから選ぶことができるほか、好きな画像をアップロードすることも可能です。
デザインをフルカスタマイズできるフォーム作成ツールをお探しなら、
クライゼルのフォーム作成機能をご利用ください。
スプレッドシートと連携
スプレッドシートと連携し、回答を記録することが可能です。画面中央上部の「回答」をクリックしましょう。下記の画面が表示されるため、「スプレッドシートにリンク」をクリックします。
新しいスプレッドシートを作成するか、既存のシートを利用するかを尋ねられますが、ここでは新しいスプレッドシートの作成を前提に解説します。「作成」をクリックすると、自動でスプレッドシートが作成され、シートの画面に移ります。回答がすでにある場合はその回答が記載され、追加の回答があればそちらも自動で記載される仕組みです。
自動返信の設定
Googleフォームで自動返信を設定するには、Google Apps Scriptを動かす必要があります。
連携したスプレッドシートの画面で、「拡張機能」「Apps Script」を選択すると以下のような画面が出ます。
コード.gsに、このように記述してください。
function myFunction(e) {
let email = e.namedValues["メールアドレス"][0];
let name = e.namedValues["お名前"][0];
let phone = e.namedValues["電話番号"][0];
let inquiry_subject = e.namedValues["件名"][0];
let inquiry_content = e.namedValues["内容"][0];
let time_stamp = e.namedValues["タイムスタンプ"][0];
const title = '【自動返信】お問い合わせありがとうございました！';
const content = name + '様 お問い合わせありがとうございます。'+ "\n" +
"\n" +
'担当者より改めてご連絡いたします。' + "\n" +
'もうしばらくお待ちください。'+ "\n" +
記述し終わったら、左の時計マーク「トリガー」をクリックします。右下の「トリガーを追加」から、以下の画像のように設定しましょう。
これで、自動送信の設定は完了です。自動返信が届くか否か確認するために、フォームのプレビューから、自分のメールアドレスを入力して送信してみましょう。
もし自動返信メールが届かなかったときは、エラーが起きています。Apps Scriptの画面左側の「実行数」から、ステータスを確認してみましょう。エラーが出ている場合、「失敗しました」と表示されています。エディタからコード.gsをもう一度確認してみて、間違っている箇所はないか確認してください。
WordPressへの埋め込み
GoogleフォームをWordPressに埋め込むには、まずフォーム作成画面右上の送信ボタンを押しましょう。次に以下のような画面が表示されるため、<>マーク「HTMLを埋め込む」をクリックします。好みのフォームサイズを入力し、コピーボタンを押しましょう。
次に、WordPressのダッシュボードで作業を行います。フォームを埋め込むページへ移動し、ブロックエディターを利用している場合は「カスタムHTMLブロック」を追加します。そして、Googleフォームのコードをそのブロックに貼り付けましょう。これで、WordPressにGoogleフォームを埋め込むことが可能です。
より高機能なお問い合わせフォームを作るならフォーム作成ツールがおすすめ
ここまでGoogleフォームでのお問い合わせフォーム作成方法について解説してきました。無料で利用できる反面、デザイン性や機能の充実さは最低限といえます。特にデザインでは、一目見ればGoogleフォームで作ったものとわかりやすく、企業で使うには悩む方も多いのではないでしょうか。
より高機能なお問い合わせフォームを作るのであれば、フォーム作成ツールがおすすめです。特に「クライゼル」であれば、ノーコードでの作成からHTMLやCSS、JavaScriptの編集も可能なため、デザインは自由自在です。
また、Googleフォームには搭載されていないAIによるフォーム作成、顧客管理、メルマガ配信、ステップメール配信、会員ページ作成などもできます。
まとめ
この記事では、Googleフォームでのお問い合わせフォーム作成方法について解説しました。実際にGoogleフォームでフォームを作成してみると、最低限の機能しか備わっていない点がわかります。また、自動返信にはプログラミングの知識が必要になるため、利用に関してハードルの高さを感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
フォーム作成ツールであるクライゼルなら、ノーコードでフォームを作成できるほか、HTMLなどで編集が可能でデザインを自由に変えられます。またCRM機能も搭載されているため、顧客管理に役立てることも可能です。より高度なフォーム作成ツールの導入を考えているのであれば、クライゼルをぜひ検討してみてください。
