日々のシフト管理は、効率よくサクサク行いたいもの。サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ構築のクラウドサービス「kintone(キントーン)」でシフト管理する場合、どのような方法があるのでしょうか。
今回は、kintoneと連携してシフト管理を効率化する、おすすめのプラグインをご紹介します。
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時間も手間もかかる、シフト管理の煩雑さ
適切な人員を配置し、生産性と利益を上げるためのシフト管理。手書きで行っていたり、Excelで手動管理していたりすると、それだけで月に何日も費やしてしまう……なんてことも。
「手書き管理はシフト変更が発生すると書き直しになり、従業員が確認するシフト表が見づらくなってしまう」「前担当者から引き継いだシフト管理用のExcel関数が複雑化している」といった事態にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。管理が煩雑だとシフトの組み間違いや給与の計算ミスといったリスクも高まるため、早めに解決したいところです。
誰でも簡単に効率よくシフト管理ができれば、担当者のみならず会社全体の業務効率UPにもつながります。クラウド型で便利に使えるkintoneを活用して、シフト管理をもっと簡単・正確に運用してみましょう。
kintoneでシフト管理をするには？
kintoneだけでシフト管理をする場合は、標準機能の「カレンダー」を使うことになります。従業員各々に、シフトに入れる日・時間をレコード追加（シフト提出）してもらうという方法です。
ただ、標準機能のみだと、「人ごとに色分けをしてパッと見ただけで誰がシフトに入っているのかわかりやすくしたい」「ドラッグ＆ドロップで感覚的に操作したい」「月表示、週表示、日表示に切り替えたい」といったことができず、かゆいところに手が届かない……なんてことも。
また、シフト管理をする従業員の人数分のライセンスが必要になるため、会社の規模によっては費用がかさむこともあります。 そこでおすすめなのが、kintoneと連携してシフト管理の効率を上げるプラグインです。
シフト管理で使えるプラグインの選び方
kintoneと連携してシフト管理で使えるプラグインには、さまざまな種類があります。迷ったときは、以下のポイントに着目して選んでみてはどうでしょうか。
１．誰でも使いこなせる？「操作性」
特別な知識がなくても簡単に操作できるプラグインは、担当者にとってありがたいもの。また、プラグインのなかには、従業員各々がPCやモバイル端末からシフトを提出できるものもあります。誰でもスムーズに操作できるものであれば、シフトを提出する側のミスや負担も減らせるでしょう。
2．シフト管理だけで終わらない！ほかのシステムとの「連携」
シフト管理に加えて、勤怠管理や給与管理と連携させることができたらとても便利。いま使っている勤怠・給与管理システムとスムーズに連携できるプラグインを選ぶようにしましょう。
また、プラグインのなかには交通費精算まで網羅していたり、打刻システムがあったり、社外とスケジュール調整ができたりするものも。そのようなシステムを既に使用している場合、シフト管理で使うプラグインに収束できるかもしれません。
3．必要な機能を明確に！自社の規模との「相性」
プラグインの機能は、自社に必要なものより多すぎても少なすぎても不便です。
小規模な事業であれば、シフトを1件ずつ手動で入力するタイプや、コンパクトな機能のものでも十分でしょう。一方で大規模な事業であれば、シフトの自動作成機能が搭載されているプラグインで効率アップも見込めそうです。自社の規模に合わせて、必要な機能を見極めましょう。
4．予算に見合った「料金」
プラグインにはそれぞれの料金プランがあります。自社のシフト管理に必要な機能を備えたうえで、予算にも見合ったプラグインを選びましょう。
また、プラグインの料金はもちろん、場合によってはカスタマイズ費用や導入支援費用などがかかることも。導入時のイニシャルコストと長期的なランニングコストをふまえて検討しましょう。
5．自社のイメージに近い「導入事例」
業界や業種が似た他社の導入事例をチェックし、自社で運用する際のイメージに近いプラグインを選ぶという方法もあります。事例を見ることで、「シフト管理だけじゃなく自社の別の業務でも活かせそう」といった気づきも得られるかもしれません。
kintoneと連携して使えるプラグインの紹介
kintoneと連携してシフト管理で使えるプラグインを6つ紹介します。ぜひ、自社に合うプラグイン探しの参考にしてください。
フォームブリッジ×kViewer(トヨクモ株式会社)
概要
フォームブリッジとkViewer の2つのプラグインを使い、シンプルかつ簡単にシフト管理。シフト提出のシステム(フォームブリッジ)も、シフト確認のシステム(kViewer)もつくれて、煩雑なシフト管理業務をスマートに運用できます。アンケートフォーム作成や社内申請用フォーム作成など、シフト管理以外の用途でも活躍するプラグインです。
こんな人におすすめ
- フォームブリッジとkViewer、どちらかのプラグインを既に導入している人
- シフト管理以外の用途でもプラグインを活用したい人
kintoneとの連携方法
まずkintoneでシフト管理用のアプリを作成します。さらにkViewerで作成したカレンダービューと、フォームブリッジで作成したシフト提出用フォームを連携することで使用できます。
どのようにシフト管理で使えるか＋特長
- フォームブリッジはkintoneのライセンスを持たない人でも、kintoneに情報を登録できるプラグイン
- kViewerはkintoneのライセンスを持たない人に対して、kintoneの情報を公開できるプラグイン
この2つのプラグインを使うことで、従業員にカレンダーから出勤可能な日と時間帯の枠を選択して「出勤できる/できないの◯✗」でシフトを提出(フォームブリッジでレコードを追加)してもらい、その後は確定したシフトを確認(kViewerにてレコードを閲覧)してもらうことが可能になります。シンプルな運用で誰でもわかりやすいシフト管理に活かせます。
料金
【フォームブリッジ】
- お試し：無料(30日間)
- ライト：月額 6,000円(税抜)
- スタンダード：月額 9,000円(税抜)
- プレミアム：月額 14,000円(税抜)
- プロフェッショナル：月額 24,000円(税抜)
【kViewer】
- お試し：無料(30日間)
- ライト：月額 6,000円(税抜)
- スタンダード：月額 9,000円(税抜)
- プレミアム：月額 15,000円(税抜)
- プロフェッショナル：月額 24,000円(税抜)
krewSheet(メシウス株式会社)
概要
kintoneとExcelのいいとこどり！kintoneをExcelのような使い心地にするプラグインです。Excelを長年利用している人でも、抵抗感なくkintone運用に移行でき、使い慣れたExcelのUIでシフト管理の効率を上げられます。
こんな人におすすめ
- Excelでのシフト管理に慣れてはいるが、kintoneと連携して効率を上げたいと考えている人
- kintone運用で脱Excelを実現したい人
kintoneとの連携方法
kintoneからkrewSheetのプラグインを読み込みます。その後、kintoneのアプリ設定からkrewSheetのプラグインを追加し、設定することで連携できます。
どのようにシフト管理で使えるか＋特長
krewSheetをシフト管理で使用するには、ピボットテーブル表示ができる「Xrossモード」が便利。シフトをカレンダーのように表示でき、当日の区分ごとの出勤人数の集計も可能。もちろん、各従業員の月間出勤数の集計もできます。
各従業員の月間シフトを1画面で見ながらシフト調整が行え、使い慣れたExcelのUIや機能でシフト管理のkintone運用がはかどります。
料金
- 月額：25,300円(税込)～
- 年額：275,000円(税込)～
KOYOMI(株式会社アーセス)
概要
kintoneのレコードをスケジューラー形式で表示できるプラグイン。スケジュール管理に特化しているため、シフト管理はもちろん、従業員間のスケジュールの共有や、会議日程の調整、施設の予約管理などにも対応。ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、シフト管理やスケジュール管理の効率がアップします。
こんな人におすすめ
シフト管理のほか、社内のスケジュールや施設予約の管理などもしたい人。
kintoneとの連携方法
kintoneシステム管理でKOYOMIのアプリテンプレートを読み込んだあと、同じくシステム管理の「プラグイン」でKOYOMIのプラグインを読み込みます。その後、kintoneのアプリ作成でKOYOMIを選択することで連携できます。
どのようにシフト管理で使えるか＋特長
組織ごと、人ごと、日単位、月単位など、用途に合わせた並びでひとつの画面に表示できます。シフト管理には、列に日付、行に従業員名を表示できる「グループ週」「グループ日」表示が便利です。
全体を見ながらドラッグ＆ドロップでシフトが組めるので、調整も簡単。モバイル端末にも対応しており、外出先でもシフト表の編集が一部可能です(kintoneモバイルアプリの制限事項の関係上、ドラッグして予定を変更する機能はなし)。
料金
- 月額プラン：10,000円(税抜)
- 年額プラン：98,000円(税抜)
キンコン(株式会社ソウルウェア)
概要
シフト管理や勤怠管理、交通費精算といった“見えないコスト”問題をサクっと解決するプラグイン。シンプルかつ直感的なUIで、クラウドに不慣れな人でも簡単に使えます。スマホがあれば始められるという手軽さも◎。低コストで運用したい人にもうれしい料金設定です。
こんな人におすすめ
- 簡単なシフト管理機能で十分な人
- 低コストでシフト管理をしたい人
- 勤怠管理・交通費管理もしたい人
kintoneとの連携方法
キンコンの設定から外部連携「Webhook」で連携したい項目を追加し、kintoneのアプリを作成して連携できます。
どのようにシフト管理で使えるか＋特長
勤怠管理に必要なさまざまな機能を、シンプルにまとめたプラグイン。有給休暇や勤怠、残業管理のほか、交通費も管理できる便利なプラグインです。
シフト管理で使用するには、別途作成したCSVのシフトデータを取り込む必要があります。シフトデータ取り込み後は、キンコン上で編集・追加・削除ができます。
スマホ端末(iOS端末、もしくはNFC対応のAndroid端末)だけでもスタートでき、1ユーザー月額220円という費用の安さも魅力です。
料金
月額：1ユーザー220円(税込)
※最低5ユーザーから利用可能
カレンダーPlus(合同会社ラジカルブリッジ)
概要
サクサク動かせて、直感的にスケジュールが把握できるプラグイン。月別・週別・日別表示や色分け表示など、シフト管理やスケジュール管理に便利な機能がそろっています。利用人数が増えても追加料金が発生しない、買い切り型のプラグインです。
こんな人におすすめ
- 買い切り型のプラグインでランニングコストを抑えたい人
- シフト管理のほか、日時を扱うさまざまな業務で活用したい人
kintoneとの連携方法
kintoneシステム管理の「プラグイン」でカレンダーPlusのプラグインを読み込みます。その後、カレンダーPlusのプラグインを適用するアプリを作成し、アプリの設定からプラグインを追加することで連携できます。
どのようにシフト管理で使えるか＋特長
ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、シフト管理・共有が可能。モバイルにも対応しているため、外出先でも操作できます。
シフト管理で便利なのは、色分け表示。従業員ごと、早番/遅番の時間帯ごとなど、用途に合わせて色を変えれば、直感的にシフトを把握できます。リマインダーの機能もあるため、従業員に通知を送ることも可能です。
一度支払えばずっと使える買い切り型のプラグインなので、購入後に利用人数が増えても追加料金が発生しないという点も魅力のひとつでしょう。
料金
- Basic：39,800円(税抜)〜
- Pro：189,800円(税抜)〜
※購入時点での利用人数によって料金が変わります
トヨクモ スケジューラー(トヨクモ株式会社)
概要
社内・社外とも調整可能なグループスケジューラーです。従業員や施設の空いている時間をまとめて見られる「空き時間ビュー」で、日程調整もスムーズ。グループビュー、個人ビューの切り替えで、シフト管理・確認にも便利です。専用アプリを使えば、モバイルでも快適に日程調整できます。
こんな人におすすめ
シフト管理のほか、社内・社外との日程調整などにも活用したい人。
kintoneとの連携方法
プラグインの設定からkintoneアプリを追加し、予定タイプごとに紐付けすることで連携できます。
どのようにシフト管理で使えるか＋特長
グループビューで、従業員のシフトを並べて確認。個人ビューで自分のシフトも余すところなくチェックできます。モバイルの専用アプリを使用すれば、グループビューも個人ビューもPCと同じように見られます。空き時間ビューではシフトの穴が一目瞭然となり、調整にも便利。
10名以下であればずっと無料で使えるという点は、小規模な事業であれば大きなメリットといえそうです。
料金
- フリープラン：0円(10ユーザー以下)
- スタンダードプラン：月額 1ユーザー200円(税抜)(ユーザー数制限なし)
- ビジネスプラン：月額 5,000円(税抜)〜(ユーザー数による)
まとめ
kintoneと連携してシフト管理を便利にするプラグインはさまざま。自社に合ったものを選び、日々のシフト管理の効率をアップしませんか？
kintoneの導入についてお困りでしたら、トライコーンのkintone導入支援サービスをご検討ください。 本記事は2024年４月末時点での各公式サービスサイト情報を元に制作しています。この記事に関してのご質問やご要望はこちらのフォームよりお問い合わせください。
