kintone(キントーン)をCRMに使いたいとは思っているものの、どのように導入すればいいのか迷う人も少なくないでしょう。顧客情報を管理し、業務の効率を上げるためにはCRMが重要。この記事では、kintoneをCRMシステムとして活用する方法やメリット、便利なツールなどをご紹介します。
kintoneの導入やCRMでお悩みの方は、ぜひトライコーンにお任せください。トライコーンはサイボウズ社のオフィシャルパートナーであり、kintoneに関する豊富な知識と経験でサポートいたします。
kintoneの導入支援サービスについてはこちらをご覧ください。
CRMとは
最初にCRMの概念に関してご説明します。
CRMとは、「Customer Relationship Management」の略語で、直訳すると「顧客関係管理」という意味になります。CRMは、お客様との関係を構築・維持するための企業活動全体と、とらえるといいでしょう。
CRMを広義に考えると見込み客を含む顧客情報に基づいて、マーケティング・営業・サポートの各業務でお客様との関係を構築・維持する企業活動のことなのです。
例えば、マーケティングでは見込み客情報を取得し、関係を維持・育成する活動が該当します。また営業では、見込み客や既存客に効率的に営業することが該当します。同様に、カスタマーサポートでは、既存客からのお問い合わせ対応やサポートに効率的に対応することが該当します。
このことからもわかる通り、CRMを実現するには見込み客を含む顧客情報の統一的管理がとても大切です。
もっと、CRM自体に関してお知りになりたい方は以下の記事もぜひ、ご覧ください。
kintone(キントーン) の機能はCRM向き！その理由とは
さまざまな機能を持つアプリを、自分たちで構築できるkintone。CRMに向いている主な理由を解説します。
理由１：アプリを追加して、多目的で利用可能。しかも、安価。
上述の概要図の通り、CRMに含まれるマーケティング業務、営業業務、サポート業務で使う各アプリを一つのkintone環境で構築できます。
kintoneはユーザ課金ですので、kintoneを使う業務が増えても、ユーザ数が増えない限りkintoneの基本価格は変わりません。ユーザライセンスの料金は１ユーザ1800円（最低購入ユーザ数10。2025年4月時点)ですので、比較的安価に各アプリを構築できます。
kintoneは標準機能を拡張するプラグインや連携サービスを使いアプリ構築する場合が多いです。プラグインや連携サービスの利用には別途料金がかかります。必要なプラグインや連携サービスだけを選択することでコストを最適化できます。
理由２：顧客情報が一元管理できる
CRMですから、顧客管理機能は外せません。顧客情報を一元化し、チームで共有できるkintoneの顧客管理機能が役立ちます。
一元化された顧客情報にすぐアクセスできるため各業務の効率もアップ。また、更新履歴も残るのでミス防止や情報改ざんの防止にも役立ち、複数人数で使う顧客管理ツールとして便利です。
理由３：リード獲得、リード育成に使える
プラグインや連携サービスを使うことで、営業お問合せを受け付けるフォーム作成やメールマーケティングなどを行えます。
これにより、営業お問合せを獲得し、メールマーケティングで見込み顧客育成をkintone上で実施できます。
弊社が提供するSaas「クライゼル」はkintoneと連携したフォーム作成やメールマーケティングを実施できます。ぜひ、こちらをご覧ください。
理由４：案件管理に向いている
kintoneで、営業案件管理アプリを作ることが可能です。自分たちでイチからアプリをつくらなくても、サンプルアプリ「案件管理アプリ」を使えばすぐに始められます。
これにより案件を営業部門の全員が確認できるため、案件の属人化を防ぎ、履歴やステータスの確認、担当不在時の顧客対応、上長からの指示出し、引き継ぎなどもスムーズです。受注確度や売上の集計にも活用できます。
顧客情報に商談の記録を紐づけることもできます。商談の成果、参加者、課題などを記録することはもちろん、kintoneのサンプルアプリ「商談報告書」を使えば、参加者に報告書を自動で通知・共有することも可能。活動履歴を分析し、効率のいい営業マニュアルを作成したり、営業スキルを社内で共有したりすることにも役立ちます。
弊社でも営業お問合せ管理や、案件管理はkintoneを活用しておこなっています。
理由5：顧客からの問い合わせ管理ができる
kintoneで顧客からの問い合わせの履歴を記録し、チームで共有できるアプリを構築できます。
「情報共有がされておらず、顧客に同じことを何度も説明させてしまった」といった事態を避け、より精度が高く顧客満足度の高いサービスが実現できます。kintoneのサンプルアプリ「問い合わせ管理」は、お問い合わせ内容や対応履歴を記録する機能があらかじめ用意されています。
お客さまからのお問合せ管理において、メール対応業務も重要なポイントです。kintoneでは、メール共有オプション（有償）または、サイボウズ社が提供しているメール共有システム「メールワイズ」（有償）と連携することで、kintone上で問い合わせ管理や、お問合せ者のメールアドレス宛にメールを送ることができます。
問い合わせメールの対応・管理はもちろん、顧客とのやり取りを一元管理したり、誤送信や二重送信といったミスの防止に役立てたりと、さまざまな活用が可能です。
なお、メール共有オプションと「メールワイズ」を併用することはできませんのでご注意ください。
理由6：見積書の作成・管理ができる
顧客に提示する見積書の作成・管理もkintoneが便利です。商品リストを作成し、kintoneのサンプルアプリ「商品見積書パック」に関連づけることで、簡単に見積書を作成できます。
作成した見積書を顧客情報にアップロードすれば、チームにも共有できてCRMにも活かせます。
このような理由から、kintoneはCRM向きのサービスといえます。いまお使いのCRMツールからの乗り換えを検討している方、すでにkintoneを導入していてCRMにも活用したい方、kintoneの導入支援なら、ぜひトライコーンにお任せください。
kintoneでCRMを行う3つの方法
kintoneをCRMに活用するためには、顧客管理アプリが必要です。
以下、顧客管理アプリを構築する3つの方法と、その手順をご紹介します。
＜方法1＞無料のサンプルアプリを使って構築する ーおすすめー
kintoneには100種類以上の無料のサンプルアプリがあります。サンプルアプリは自由にカスタマイズできるので、自社の運用方法に合わせてアレンジできます。
「営業支援パック」は、顧客管理・案件管理・活動履歴アプリといった営業に欠かせないアプリがセットになっているため便利。
kintoneを営業支援ツールとして利用にご興味ある方は、以下の記事もぜひご覧ください。
kintone(キントーン)をSFAとして活用！機能や活用事例、おすすめのプラグインも紹介
また、「顧客サポートパック」は顧客管理・問い合わせ管理・サポートFAQといったカスタマーサポート業務での顧客対応を目的とするアプリがセットになっています。
ここではこの「顧客サポートパック」の具体的な導入手順をご紹介します。こちらをご覧いただくことで、無料のサンプルアプリを使って業務に必要なアプリをkintone上でカンタンに作れることをご理解いただけると思います。
＜方法１a＞サンプルアプリ導入方法「顧客サポートパック」編
kintoneアプリストアを開き、アプリストア検索で探すか、おすすめのアプリ欄に出ている「顧客サポートパック」を追加します。
アプリを追加する際に「サンプルデータを含める」のチェックを外すと、サンプルデータの入っていないアプリが追加されます。(今回はわかりやすくするため、サンプルデータを含めた状態で進めています)
ポータルに戻ると、アプリ一覧に「顧客管理(顧客サポートパック)」「問合せ管理(顧客サポートパック)」
「サポートFAQ(顧客サポートパック)」が追加されています。
■【顧客管理(顧客サポートパック)】のセットアップ
まず、インストールされた３つのアプリの中の顧客管理(顧客サポートパック)のセットアップをおこないます。
上記は顧客管理アプリの一覧画面です。
以下にあるレコードの詳細画面では、顧客管理で入力された顧客情報のほか、セットになっている「問合せ管理(顧客サポートパック)」の対応一覧（下図赤枠）が同じ画面で確認できる仕様になっています。
この対応一覧は「顧客情報（顧客サポートパック）」のレコードと関連づけられた「問い合わせ管理（顧客サポートパック）」の関連レコードが表示されています。
関連レコードとして表示するフィールドは歯車マークから自由に編集可能で、「問合せ管理（顧客サポートパック）」から引っ張ってくるレコードを業務に合わせて取捨選択できます。
また、顧客情報（顧客サポートパック）に新たなフィールドを追加することも簡単にできます。例として、顧客リストに新たにお客さまの「Webサイト」アドレスを入力するフィールドを追加してみます。
「リンク」のフィールドを選び、任意の場所にドロップします。
フィールド名をWebサイトとし、入力値の種類は「Webサイトのアドレス」を選びます。
これで、顧客情報にWebサイトのフィールドが追加できました。
■【問合せ管理(顧客サポートパック)】のセットアップ
2番目に、インストールされた３つのアプリの中の問合せ管理(顧客サポートパック)のセットアップをおこないます。
問合せ管理(顧客サポートパック)アプリは、完了・未対応・対応中といったステータスごとに簡単にソートできるため、対応漏れなどを防ぎやすい仕組みになっています。
個々のレコード画面はこのように表示されます。
会社名・ご担当者名・電話番号は「顧客管理(顧客サポートパック)」の情報をルックアップで表示させているため、手入力による手間やミスの削減にも役立ちます。
フィールドの内容やルックアップなどは、業務に合わせて自由に編集可能です。
また、サンプルアプリでは、レコードから「FAQへ登録」というアクションを利用して「サポートFAQ(顧客サポートパック)」へ問い合わせ内容をFAQとして新規登録が可能になっています。
アクションは、「設定」タブに項目があります。
■【サポートFAQ(顧客サポートパック)】のセットアップ
最後に、インストールされた３つのアプリの中のサポートFAQ(顧客サポートパック)のセットアップをおこないます。
先程も触れたように、サポートFAQ(顧客サポートパック)は、よくいただく質問やその対応を蓄積し、共有できるアプリです。
いままでご説明した通り、サンプルアプリには基本的な項目が網羅されていますので、多くの場合このままでも便利に使えるでしょう。
＜方法2＞kintoneの標準機能で構築する
kintoneの標準機能を活用して、顧客管理アプリをイチから作成することもできます。
イチから作成することで、独自の運用に合わせたアプリや項目を自由に設定できます。
まずは、kintoneアプリストアを開き、「新しくアプリをつくる」のなかの「はじめから作成」を選びます。
アプリの名称やアイコンはわかりやすいものを設定するといいでしょう。
顧客情報として必要な項目をドラッグ＆ドロップで並べていきます。今回は例として、BtoBを想定した顧客情報を設定しています。
アプリの名称は顧客管理アプリ、タイトルはわかりやすく顧客情報とし、「ラベル」を使用して設定しました。
会社名や部署名など入力が1行で済む項目は、「文字列(1行)」を使用しています。
電話番号、FAX番号、メールアドレス、Webサイトについては「リンク」を選んでいるため、レコード画面ではリンクが貼られ、ワンクリックでmailtoなどのアクションが可能です。
業種については「ドロップダウン」、備考欄は「文字列(複数行)」を使用しました。実際に使用しながら、自社の運用に最適なフィールドを選ぶといいでしょう。
アプリの中身が完成したら、保存してアプリを公開します。
入力できる状態になっているので、さっそく顧客情報を入力してみましょう。
入力された情報は、アプリの一覧画面では上のように確認できます。今回のようにメールアドレス、Webサイトなどの入力フォームを「リンク」にしておけば、この画面からもクリックでリンク先が開けるため便利です。
先程の一覧画面からそれぞれのレコードをクリックするとこのように確認でき、この画面からレコードの編集やレコードの再利用が可能です。右カラムでは、コメントと編集履歴を切り替えて表示できます。
以上が、標準機能を使用した顧客管理アプリの作成方法です。
＜方法3＞専門会社にアプリ開発を外注する
ここまで、kintoneで顧客管理アプリを構築する方法をご紹介してきました。
しかし、「kintoneの標準機能やプラグインを導入するだけでは自社の業務にマッチしない」「アプリの構築やカスタマイズに割いているリソースがない」ということもあるでしょう。
その場合には、専門会社にアプリ開発を外注するという手もあります。自社で行うよりも高品質な顧客管理アプリ開発が実現できます。
トライコーンでは、kintoneを活用した顧客管理や顧客サポート用アプリ開発のお手伝いをしています。トライコーンは、サイボウズのオフィシャルパートナーですのでお気軽にご相談ください。kintone導入支援の事例や概要はこちらをご覧ください。
また、トライコーンのSaaS「クライゼル」はkintoneと双方向連携が可能ですので、kintone単体では実現できない外部向けフォーム作成、メールの一斉配信、マイページ作成などを実現できます。クライゼルとkintoneとの相互連携の事例や概要はこちらをご覧ください。
kintoneをCRMに活用するメリット
kintoneをCRMに活用する方法を踏まえたうえで、そのメリットをまとめてみました。
シンプルなUIで使いやすい
CRMのためにツールを入れても、使いにくければなかなか定着しづらいもの。その点kintoneは簡潔なUIで直感的に操作できるので、誰でも抵抗感なく使いやすいというメリットがあります。
紙やエクセルなどでの管理から乗り換える場合でもスムーズに移行できます。
ノーコードでカスタマイズしやすい
kintoneはすぐに使えるサンプリアプリやテンプレートが豊富。プログラミングのスキルがなくても簡単なカスタマイズなら誰でも可能という魅力があります。自社の業務に合わせて使いやすく便利にアレンジしていけます。
低コストで導入・利用できる
kintoneなら、初期費用は0円。一般的なスタンダードコースであれば、月額費用も1ユーザー1,800円(税別)からと、ランニングコストもリーズナブルです。無料の試用期間もあるので、気軽に試して導入できるというメリットがあります。
顧客情報や営業履歴を共有できる
属人化しがちな顧客情報や営業履歴を、kintoneなら見える化してチームで共有できます。担当が不在の際に問い合わせがあった場合でも別の人が対応できたり、いつでも進捗を確認できたりといったメリットがあります。
顧客サービスの質や効率を上げられる
顧客情報や対応履歴を共有できるため、いつ誰が対応しても満足度の高いサービスの実現を目指せるようになります。担当以外では対応できないといった機会損失を防ぐことにも一役買うでしょう。
SFAとしても利用できる
CRMだけでなく、kintoneはSFA(営業支援システム)としても利用できます。先述の「営業支援パック」を使えば、顧客管理・案件管理・活動履歴アプリがすぐに使えます。
メール配信プラグインを利用することで、案件状況や顧客情報に応じたメール配信をすることも可能です。
kintoneをSFAとして活用する方法については、こちらの記事をご参照ください。
CRMツールの選び方
CRMツールは、自社の運用目的に合ったものを導入することが大切です。初期費用やランニングコストなど、予算に合うかどうかもチェックしましょう。
また、社員の誰もが使いやすいシステムを選ぶのも重要です。
- 操作は簡単か
- 予算に合っているか
- サポートは手厚いか
- 他のシステムと連携できるか
- セキュリティは十分か
このようなポイントに留意して検討しましょう。
kintoneのほか、代表的なCRMツールの特長や料金などを簡単にまとめました。以下を参考に、kintoneの機能や料金と比較してみるのもおすすめです。
kintone(サイボウズ株式会社)
概要
属人化しがちな顧客管理・案件管理の効率を上げる国産クラウドサービス
特長
国内30,000社の導入実績を誇るkintone。案件や商談、見積もりに問い合わせなど、顧客管理に関わるデータを顧客情報に紐づけて管理できます。データを一元管理することで、属人化や二重管理を回避することも可能。ワンクリックでグラフ化して、売上やチームメンバーの工数を見える化し、業務改善に活かせます。
プラグイン・連携サービスは200種類以上と豊富。操作が簡単なことはもちろん、国産のため日本語でサポートが受けられるという安心感もあります。
30日間の無料トライアルがあります。大企業はもちろん、中小企業にもおすすめです。
料金
- ライトコース：月額1,000円(税抜/ユーザー)
- スタンダードコース：1,800円(税抜/ユーザー)
- ワイドコース：3,000円(税抜/ユーザー)
Salesforce (株式会社セールスフォース・ジャパン)
概要
世界的なシェアを誇るCRMツール
特長
社内のすべての部門が顧客データを中心に仕事を進め、営業効率を向上させるためのCRMツール。ノーコード/ローコードでアプリ構築もでき、アフターサポートも充実しています。顧客管理はもちろん、営業管理システムとしても活用したい場合におすすめです。基幹システム、周辺システムといった、外部との連携も可能。
さまざまな製品がありますが、代表的なものは「Sales Cloud」です。30日間の無料トライアルがあります。
マルチナショナルカンパニーやエンタープライズビジネスを行っている企業におすすめです。
料金
- Starter：月額3,000円(税抜/ユーザー)
- Pro Suite：月額12,000円(税抜/ユーザー)
- Enterprise：月額19,800円(税抜/ユーザー)
- Unlimited：月額39,600円(税抜/ユーザー)
- Einstein 1 Sales：月額60,000円(税抜/ユーザー)
※すべてSales Cloudの価格
HubSpot(HubSpot Japan株式会社)
概要
顧客に関わるすべての業務を集約したCRMツール
特長
AIを搭載したひとつのプラットフォームに、マーケティング、営業、カスタマーサービス向けのソフトウェアが集約されたCRMツール。こちらも世界的に利用されており、サポートも充実しているほか、直感的に操作できるUIも魅力。1,160種類以上のサービスとAPI連携ができるため、「kintoneと連携できるCRMツールを探している」「CRMだけでなくMAとしても活用したい」という場合にもおすすめです。
14日間の無料トライアルがあります。
エンタープライズビジネスを行っている企業におすすめです。
料金
- Marketing Hub Professional：月額96,000円〜(税抜)
- Marketing Hub Enterprise：月額432,000円〜(税抜)
CRMツールを導入するメリット
CRMツールを導入するメリットは、簡潔にいうと以下の3つです。
顧客情報を見える化できる
顧客の名刺情報やその営業担当、販売した商品といった顧客に関する情報の羅列だけでは、ビジネスに活かすことはできません。CRMを構築し顧客情報を集約管理すれば、顧客情報をさまざまな角度からビジネスに生かすことができます。もちろん、kintoneならグラフなどでわかりやすく顧客情報を可視化でき、自社のビジネス拡大につなげられます。
顧客のニーズに見合ったアプローチができる
顧客情報を分析することで、顧客の動向も見えてきます。これによりニーズに合わせたアプローチが可能になり、顧客の満足度のアップやリピーターの獲得にもつながります。
優良顧客の育成が見込める
顧客情報の把握・分析を活かし、顧客との良好な関係を構築することで、既存顧客の囲い込みも可能。優良顧客の育成が見込めます。
3つのメリットを最大限に活かすため、CRMを導入する際には以下のポイントを押さえておくといいでしょう。
【POINT1】導入する目的を明確にし、社内で共有する
当たり前と思う人も多いかも知れませんが、何のためにCRMを導入するのかをしっかり言語化しておきましょう。目的を明確にし、その目的を達成するためにどんな機能が必要なのかを洗い出します。「〇〇の目的のために〇〇の機能を備えたCRMツールを導入する」ことをメンバーに共有し、メリットを説明しておくことも大切です。
【POINT2】KPIを設定し、PDCAを回す
CRMツールを導入する際には、KPIを設定して業務に活かすようにしましょう。「売上の前月比10％アップ」「成約率5％アップ」など無理のない数値を目標にすることから始め、すばやくPDCAを回していくことによって、メンバーのモチベーション向上も期待できます。
【POINT3】他のツールと連携する
いま使っているシステムはもちろん、他の便利なシステムと連携し、さらなる業務効率化を目指せます。
CRMに欠かせないWebフォームやメール配信、会員サイト作成といった機能を個別で連携すると手間がかかるため、付加機能がすべてひとつにまとまったツールが便利です。
そこでおすすめなのが、kintoneと相互連携できる当社のSaaS「クライゼル」です。
クライゼルからkintoneへのデータ送信はwebhookにて行い、kintoneからクライゼルへのデータ送信は専用のプラグインを利用することで可能になります。
このようにkintoneとクライゼルを相互連携することで、kintoneのデータに対して以下のことができます。
■Webフォーム作成
お問い合わせフォーム、アンケートフォーム、申請フォームなど、用途に合わせたさまざまなフォームをほぼ無制限に作成できます。
ノーコードで簡単につくれるほか、HTML/CSS/JavaScriptを使用した編集も可能。
顧客向けはもちろん社内向けにも活用できる機能です。
■メール配信
メルマガ配信、顧客への一斉配信やセグメント配信、ステップメール配信など、メールマーケティングに活用できる機能です。
kintoneデータを利用し、メール業務の効率化がはかれます。
■会員サイト作成
ログインページやマイページの作成ができます。
SSL対応はもちろん、クーポン発行、QRコード発行といった便利な機能も搭載しています。
また、トライコーンは、以下のセキュリティ認証を取得しています。大切な顧客情報を扱ううえで、高いセキュリティは必須です。
- Pマーク
- ISO/IEC 27001:2013
- ISO/IEC 27017:2015
kintoneをCRMに活用してマーケティングを行うなら、ぜひ便利なクライゼルをご検討ください。詳しくはこちらから資料ダウンロード。
トライコーンが手掛けたkintoneでのCRM関連事例のご紹介
旅行事業会社様 マイページ・会員サイト構築
kintoneに格納されている会員リストに対してマイページ提供。会員はkintoneアカウントがなくてもマイページにログイン可能。マイページ内に顧客情報の更新フォームを用意し、会員自身が個人情報を登録・更新できるようにしました。これにより効率的に顧客管理が行えるようになりました。
人材系事業会社様：顧客対応ワークフロー構築
アナログで行っていたワークフロー（業務報告書・経費申請・交通費申請）をkintoneとWebフォームを使いワークフローを構築。kintoneに格納されている情報をもとに帳票出力が可能になり、お客様の業務をデジタル化しました。これにより効率的に顧客対応が行えるようになりました。
kintoneをCRMに活用して業務効率アップ
顧客管理や案件管理に向いているkintone。これをCRMに活用すれば、顧客データを分析して顧客満足度の向上が見込めたり、リピーターや優良顧客の獲得により売上がアップしたりと、企業にとって多くのメリットが得られます。
kintoneでのCRMに関するご相談や、kintoneの導入支援・設定代行をお探しなら、サイボウズ社公認のパートナー企業に依頼することをおすすめします。
トライコーンは、サイボウズ社の「プロダクトパートナー」と「コンサルティングパートナー」に認定されています。
kintoneの導入や設定、運用やCRMへの活用でお悩みでしたら、ぜひご相談ください。
