Excelの限界は？ 脱エクセルのチェックリストと属人化を防ぐツール4選

表示速度の遅さや度重なるデータ消失など、Excelの運用に限界を感じていませんか？

Excelはさまざまな業務に活用されていますが、データの一元管理やリアルタイム共有には不向きな側面もあります。なかには、複雑なマクロによって属人化が進み、業務自体がブラックボックス化してしまった事例も。

本記事では「Excelでの運用を見直したい」と感じている方に向けて、脱エクセルのチェックリストや、主な代替ツールの特徴をまとめました。Excelの機能的な限界にも触れながら、課題解決に向けたアプローチを解説します。

Excelの限界はどこ？ 脱エクセルのチェックリスト

脱エクセルを実現できるツールには、オンラインスプレッドシートやノーコード・ローコードツールなどがあります。ただし、Excelに適した業務もあるため、システムの移行には慎重な判断が必要です。

わかりやすい判断基準として、以下では脱エクセルのチェックリストを代替ツール別にまとめました。

Excelに限界を感じており、かつ該当する項目が多い場合は、代替ツールでの脱エクセルを考えましょう。

Excelの限界や属人化を放置するリスク

Excelの限界を放置すると、次のようなリスクが高まります。

• 業務品質が低下する（ヒューマンエラーの増加、マクロのブラックボックス化 など）
• セキュリティリスクが上がる（ファイルの誤送信が増える、監査が難しくなる など）
• 業務継続性が低下する（データの復旧ができない、突発的な業務に対応できない など）
• 組織の成長が阻害される（全社的な分析ができない、意思決定が遅れる など）

上記のほか、属人化が進むこともExcelを使い続ける弊害です。たとえば、帳簿ファイルで難解なマクロが組まれていると、一部の人しか関数やデータを調整できないため、業務の引き継ぎが難しくなります。

最悪のケースではファイルが破損する可能性もあるため、できればExcelの限界を感じる前に対策を立てましょう。

Excelの機能的な限界は？ 脱エクセルの判断基準

Excelのワークシートには、行列数などの機能的な限界があります。実務に影響しない部分もありますが、基本的に大規模なデータ管理やシステム構築には向いていません。

以下の表は、実務に影響しやすいExcelの限界をまとめたものです。

項目	機能的な限界
行数と列数	1,048,576行、16,384列（XFD列まで）
セル内の文字数	入力は32,767文字、表示は1,024文字まで
ウィンドウ枠	ひとつのウィンドウに対して4つまで
計算時の有効桁数	15桁
同時接続ユーザー数	256ユーザーまで

※参考：Microsoft サポート「Excel の仕様と制限」

また、Excelはデータの一元管理やリアルタイム共有には特化していません。オフライン型の表計算ソフトであるため、実務では以下のような限界に直面することもあります。

ここまでの内容を踏まえて、以下ではExcelに適した業務と適していない業務を解説します。

Excelに適した業務

Excelに適した業務は、個人や少人数のチームが単独で完結できるようなタスクです。データ量がそれほど膨大ではなく、処理内容がシンプルな業務であれば、適切な管理によって作業を効率化できます。

実際にどのような業務が該当するのか、以下では具体例をまとめました。

上記のように、1シートあたりのデータ量が中規模以下で、作業手順や集計ルールが定型化されている業務は、Excelでも十分に対応できます。

Excelに適していない業務

Excelに適していない業務としては、複雑なワークフロー処理やデータの一元管理が挙げられます。また、Excelはリアルタイム性（反映や共有）には特化していないため、多人数・多拠点で同時にこなすようなタスクも苦手分野です。

実際にどのような業務が該当するのか、一例をご紹介します。

規模によってはExcelでも対応できますが、無理に使い続けるとデータの破損リスクなどが高まります。

Excelに限界を感じたときの代替ツール4選

脱エクセルに活用できるツールとしては、以下の4つが挙げられます。

• オンラインスプレッドシート（Googleスプレッドシートなど）
• ノーコード・ローコードツール（kintoneなど）
• Webデータベース（PigeonCloudなど）
• 業界特化型の支援ツール（製造業向けのERPなど）

いずれのツールも、クラウド型のサービスでは編集内容がリアルタイムで反映されます。ここからは4つの種類に分けて、代替ツールのメリットやデメリット、脱エクセルに向いている業務をご紹介します。

1.オンラインスプレッドシート

オンラインスプレッドシートは、Web上でデータの入力や編集ができる表計算ツールです。代表的なサービスには「Googleスプレッドシート」や「Microsoft Excel for the Web」があり、いずれも複数人での同時編集に対応しています。

基本的な仕様はExcelに近いため、データの処理方法や管理方法を変える必要はありません。サービスによっては、Excelで作成したファイルをアップロードすると、そのまま同じ形式のスプレッドシートが自動作成されます。

脱エクセル時のメリット	脱エクセル時のデメリット
・複数人での同時編集が可能 ・変更履歴が自動で保存される ・シートやファイル単位で権限管理ができる ・無料で利用できるツールがある ・エクセルライクなツールで、xlsxファイルをそのまま活用できる	・オフライン環境では変更が反映されない ・容量によっては表示速度や処理速度が遅れる ・データの自動処理には専門知識が必要 ・ワークフロー処理の実装に手間がかかる ・機密情報を扱う場合は、細かいセキュリティ設定が必要

なお、オンラインスプレッドシートの処理速度はExcelより低い傾向にあります。あくまで表計算ツールの一種なので、システム的な運用やビッグデータ（数万以上）の構築には向いていません。

2.ノーコード・ローコードツール

ノーコード・ローコードツールとは、直感的な操作でアプリケーションやソフトウェアを開発できるツールです。プログラミングなどの専門知識が不要なため、非IT部門でも目的に合ったシステムやワークフローを構築できます。

たとえば、サイボウズ社の「kintone（キントーン）」は、100種類以上のサンプルアプリやxlsxファイルから業務アプリを作れるツール。別のアプリを参照するルックアップ機能や、プラグインまたは外部サービスとの連携機能も備わっているため、あらゆるデータの一元管理を実現できます。

参考：サイボウズ株式会社「kintone（キントーン）- あなたの「その仕事に」」

また、インプリム社の「Plesanter（プリザンター）」は、完全無料で全機能を使えるオープンソースのツールです（※一部アップグレードは有料）。オンプレミス型も提供されているため、オフライン環境でも用途に合ったシステムを構築できます。

参考：株式会社インプリム「プリザンター｜OSSのノーコード・ローコード開発ツール」

脱エクセル時のメリット	脱エクセル時のデメリット
・データの一元管理を実現しやすい ・複雑なワークフローも自動化できる ・プログラミングやマクロの知識が不要 ・各ユーザーの権限を細かく設定できる ・現場のアイデアをすぐ形にできる	・基本的に月額料金がかかる ・基幹システムとしての運用には限界がある ・サービスによってはAPI連携が限定的 ・業界特有のワークフローには対応していない（※アイデア次第で実装は可能）

大規模または業界特化型のシステムを組むことは難しいですが、ノーコード・ローコードツールは仕組みが分かりやすいため、Excelで起こりがちな属人化を防げます。CRMツールやSFAツールの構築に興味がある方は、下記の記事もご参照ください。

kintone(キントーン)をCRM(顧客管理)に活用！業務効率もアップ | トライコーンラボ

kintone(キントーン)をSFAとして活用！機能や活用事例、おすすめのプラグインも紹介 | トライコーンラボ

3.Webデータベース

Webデータベースは、データの登録や蓄積、参照などに特化したクラウド型のツールです。代表的なサービスには「PigeonCloud（ピジョンクラウド）」や「楽々Webデータベース」などがあり、設計次第では数十万件～数百万件のビッグデータを管理できます。

データ容量に強みがある一方で、画面のカスタマイズ性はそれほど高くありません。柔軟性が求められる場合はノーコード・ローコードツール、膨大なデータを取り扱う場合はWebデータベースを選ぶなど、業務の特性や目的に合わせて使い分けましょう。

脱エクセル時のメリット	脱エクセル時のデメリット
・大容量のデータを蓄積できる ・データの構造化により一元管理が容易になる ・データの検索や抽出が容易 ・データの紐づけに関数などが不要 ・各ユーザーの権限を細かく設定できる	・基本的に月額料金がかかる ・複雑なワークフローの構築は難しい ・初期設定が甘いと、修正に手間がかかりやすい ・サービスによってはカスタマイズ性が低い ・オンライン環境が必須になる

なお、Webデータベースはサービスによって特徴が異なります。上記に該当しない場合もあるので、実際のサービスを確認しながら検討しましょう。

4.業界特化型の支援ツール

専門性が高いワークフローや大規模な基幹システムを構築するには、業界特化型のツールが必要です。たとえば、製造業向けのERP（基幹システム）には、受発注に伴って在庫調整をする機能や、納期に合わせて生産計画を策定するなどの機能が備わっています。

サービスによって仕様が大きく異なるため、メリットやデメリットを一概にまとめることは難しいですが、全体としては以下の特徴があります。

脱エクセル時のメリット	脱エクセル時のデメリット
・各業界に特化した機能が備わっている ・計画策定からデータ収集までを一元化できる ・作業現場からでもデータを入力しやすい ・サポート体制が充実している傾向にある ・法改正や制度変更への対応が早い	・導入コストが高い ・自社に合ったツールを探す必要がある ・通常の業務や部門には導入しづらい場合もある ・独自仕様が多いツールを選ぶと、別ツールへの切り替えが難しくなる

業界特化型の支援ツールは、汎用ツールでは対応できない課題を解決してくれるものです。そのため、まずはノーコード・ローコードツールなどで脱エクセルを目指し、どうしても難しい場合に業界特化型の支援ツールを検討してみましょう。

脱エクセルに成功した企業事例

脱エクセルに適したアプローチは、企業が抱えている課題や目的によって変わります。同じツールを使う場合でも複数の選択肢があるため、実際の事例を見ながらイメージを固めることが重要です。

ここからは、kintoneで脱エクセルに成功した3つの事例をご紹介します。

事例1.脱エクセルで調査票の回収スピードが2倍に／ジヤトコ株式会社

Excelで作成していた企業調査票を、kintoneとFormBridge（フォームブリッジ）で自動集計できるようにした事例です。FormBridgeで回答用のフォームを用意し、その内容がkintone上のアプリに自動蓄積されるシステムを構築しました。

調査票の回収スピードは2倍にアップし、約1人月分の工数削減を実現しています。

参考：サイボウズ株式会社「ジヤトコ – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム」

Web上のフォームとkintoneを連携したい方には、当社の「クライゼル（kreisel）」もおすすめです。

クライゼルは、CRM活動に必要な機能をパッケージ化したツールで、高機能なWebフォームを作成できます。kintoneと連携をすれば、特定の顧客だけにメール配信や会員サイトを提供できるため、マーケティングの効率化にも役立ちます。

2025年3月には、kintoneとの相互連携をサポートする「kreisel Webhook クリエイター for kintone」と「kreisel コネクター」をリリースしました。本サービスを活用すると、非IT部門でも簡単な操作でAPI連携を実現できます。

クラウド型CRMプラットフォーム クライゼル| フォーム作成・メール配信・顧客管理

事例2.日報アプリで店舗間の相互サポートを実現／中山靴店

各店舗の売上をExcelで管理していたところ、「同時編集ができない」「データを上書きされた」などの問題が多発。データの修復ができないトラブルも生じたため、リアルタイム性が高いkintoneで日報アプリを制作しました。

当初は活用が進まない状況でしたが、ハンズオンセミナーなどでkintoneの有意性を伝えると、徐々にデータが集まり始めます。浸透が進むにつれて情報共有もスムーズになり、受注状況に応じて店舗間でサポートし合う体制が構築されました。

参考：サイボウズ株式会社「中山靴店 – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム」

日報アプリにはさまざまな活用方法があり、たとえば顧客管理アプリとルックアップ機能で紐づけると、日報から顧客リストを自動作成することが可能です。そのほか、売上データを日報から集計したり、各種データを工数管理に活用したりする使い方もあります。

事例3.大量のグラフで経営状態を把握／元気でんき株式会社

新規顧客の管理にkintoneを活用し、有用性を理解してから経営分析にまで活用した事例です。当初は別のシステム（Access）で脱エクセルを図りましたが、グラフ作成の負担が大きかったことからkintoneの導入を決断しました。

コールセンターの管理業務にもkintoneを活用しており、Dropboxに保存した録音データのファイルリンクが自動登録される仕組みを構築しています。

参考：サイボウズ株式会社「元気でんき – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム」

kintoneで集計したデータは、管理画面から手軽にグラフ化することが可能です。棒グラフや円グラフのほか、折れ線グラフ、クロス集計表なども用意されているため、さまざまな経営データをわかりやすい形で可視化できます。

kintoneは脱エクセルに役立つツールですが、実際の運用で悩みが生じることもあるでしょう。特にあらゆる業務にExcelを活用している場合は、プラグインや外部サービス連携も含めた全体の設計がポイントになります。

スムーズに脱エクセルを実現したい企業には、kintone導入支援・設定代行サービスの利用がおすすめです。当社のサービスではアプリやプラグインの設計に加えて、JavaScriptによるカスタマイズのご提案もしております。

納品後の伴走支援も受けられるので、脱エクセルや業務効率化に興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

脱エクセルを実現する4ステップ

代替ツールを導入しても、Excelの問題がすべて解消されるとは限りません。脱エクセルを成功させるには、以下の手順でシステム全体の設計を考えることが必要です。

• 手順1.Excel業務の洗い出し
• 手順2.課題の特定
• 手順3.脱エクセルの必要性や効果の検証
• 手順4.代替ツールの選定

ここからは各手順に分けて、脱エクセルを成功させるポイントを解説します。

1.Excel業務の洗い出し

急にデータが破損するなど、Excel業務のリスクは唐突に訪れることがあります。潜在的なリスクにも対処するために、まずは社内で行っているすべてのExcel業務を洗い出しましょう。

社員データと勤怠データの管理など、ひとつのファイルで複数のタスクをこなしている場合は、業務フローも精査しておきます。「誰が（どの部署が）」「どのタスクに」「いつ」「どうやってExcelを活用しているのか」の観点から、社内のExcel業務を整理してみてください。

2.課題の特定

次は、それぞれのExcel業務が抱えている課題を特定します。「表示速度が遅い」「マクロが複雑化している」などの顕在化している課題に加えて、将来起こり得るリスク（データの破損など）もまとめておきましょう。

たとえば、勤怠管理業務では「担当者しか仕組みを理解できていない」「すぐに引き継げない」などの課題が考えられます。そのほか、最新版のファイルがわからない、気づかないうちにデータが消失するなどもありがちな課題です。

特に潜在的な課題は特定が難しいため、無理をせず専門家に頼ることも考えましょう。kintone導入支援・設定代行サービスを提供している当社は、お客様へのヒアリングを通して最適なソリューションをご提案しております。

3.脱エクセルの必要性や効果の検証

代替ツールで脱エクセルを図ると、基本的には追加コストがかかります。また、業務フローや運用ルールを調整する必要があるため、上層部や上司を説得する意味でも、代替ツールの効果検証は欠かせません。

そのため、各ツールの活用方法を具体的にイメージしながら、事前に「解決できる課題」と「期待できる効果」を明確にしましょう。効果検証の方法はさまざまですが、たとえば以下のような計算式を用いると、追加コストとの比較がしやすくなります。

なお、代替ツールがすぐに浸透するとは限らないため、教育コストなども含めた効果検証が必要です。現場にもヒアリングをしながら、脱エクセルの必要性を慎重に判断しましょう。

4.代替ツールの選定

Excelの代替ツールを選ぶ際には、課題やリスクを解決できるかに加えて、以下のポイントを意識します。

前述のとおり、代替ツールには複数の選択肢があり、サービスによっても特性は変わります。具体的な活用をイメージしながら、最も費用対効果が高いツールを選びましょう。

限界を感じる前に脱エクセルを考えよう

Excelは便利なツールですが、無理に使い続けると属人化が進み、対象業務がブラックボックス化してしまいます。ファイルの破損リスクもあるため、限界を感じる前に脱エクセルを検討してください。

ただし、代替ツールの導入前には、入念なシミュレーションと効果検証が必要です。脱エクセルが不要な業務もあるため、一つひとつのタスクを丁寧に精査しましょう。