サイボウズが提供する「kintone（キントーン）」は、業務アプリ作成のクラウドサービスです。フォームの作成にプログラミング知識が必要なく、時間をかけずに業務アプリ作れます。また、Googleフォームとの連携が可能です。これにより、Googleフォームの回答や集計を保存できます。
では、両者を連携させることでどういったメリットを得られるのでしょうか。この記事では、kintoneでGoogleフォームを利用するメリットや、kintoneに連携できるフォーム制作システムなどをご紹介します。
当社のCRMプラットフォーム「クライゼル」は、kintoneと連携できるフォームを提供していますので、ご興味ありましたらこちらもご覧ください。
また、当社はサイボウズのオフィシャルパートナーです。kintoneの導入支援やアプリ開発も承っております。ぜひ、当社の導入支援サービスについてもご覧ください。
Googleフォームについて
まずは、Googleフォームがどういったサービスなのかを解説します。
kintoneとの連携を考えているのであれば、機能やメリットなども知っておいた方が良いでしょう。
Googleフォームの概要
GoogleフォームはGoogleが提供しているサービスの一つで、お問い合わせやアンケート、申し込みなどさまざまなフォームを作成できるツールです。
Googleアカウントがあれば無料で利用でき、初めてフォーム作成ツールを使う場合でも簡単に扱えます。フォームの作成以外にも集計や分析を行える機能も付いており、無料のフォーム作成ツールの中でも便利なサービスです。
Googleフォームの主な機能
Googleフォームにある機能は主に以下の3つです。
- フォーム作成
- データの共有
- 回答の集計
各機能について、詳しく解説します。
フォーム作成
さまざまなフォームを作成できることは前述しましたが、Googleフォームの作成にはGoogleアカウント登録が必要である点に注意しましょう。
また、シンプルなデザインのため、カスタマイズ性が高いものを好む場合は物足りないかもしれません。作成したフォームはWebサイトに貼り付けたり、メールで送信したりできます。
データの共有
クラウド上で管理されるGoogleフォームは、それぞれの端末からアクセスできるため、同時編集が可能です。また、Googleが提供している他のサービスとも共有ができます。
回答の集計
フォームに送られた回答は自動でフォーム内に集計されます。集計結果はグラフで可視化され、リアルタイムの回答状況を確認することが可能です。アンケート機能には回答形式が豊富にあります。
Googleフォームを使うメリット
メリットとしては、以下の2つが挙げられます。
- 簡単かつスムーズにフォームを作れる
- レスポンシブデザインを採用している
各メリットについて詳しく解説します。
簡単かつスムーズにフォームを作れる
Googleフォームはテンプレートも豊富で、用途に沿って選んでいけば簡単に作成できます。必要な回答項目を選択する作業のみのため、完成まで時間がかかりません。
レスポンシブデザインを採用している
レスポンシブデザインによって、パソコンやスマートフォンといったどのデバイスからも簡単に利用できます。
これにより、アンケートなども回答者のデバイスに依存しないのでスムーズに展開できます。
kintoneでGoogleフォームを利用するメリット
kintoneのフォーム制作やアンケートでGoogleフォームを利用するメリットは「コストがかからない」「操作が簡単」の2つです。
コストがかからない
Googleフォームの利用に関しては、アカウント登録を行えば誰でも無料で利用可能です。
また、フォームを作成するとGoogleドライブに保存される仕組みであるため、ドライブの容量以内であればフォームを複数作成できます。
操作が簡単
Googleフォームは、操作がシンプルかつ簡単です。マニュアルがなくてもフォームを作成できるため、初めてフォームを作る方やパソコンに不慣れな方でも安心して使用できます。
作成可能なフォームの回答形式はさまざまで、場面に応じて記述式やチェックボックス式などを選んだり、組み合わせられたりします。
Googleフォームでできないこと
一方、Googleフォームではできないことがあります。データ転送や高度なカスタマイズは難しいとされているため注意しましょう。
kintoneへのデータ転送
kintoneを利用している場合、Googleフォームでの収集したデータをkintoneに連携するには、csvファイルを使ったデータ連携と、Google Apps Script 使ったシステム連携があります。csv連携ですと別途マニュアル作業が必要になりますし、Google Apps Script 使ったシステム連携ではコーディングがひつようになります。
Google Apps Script 使ったシステム連携はこちらを参照してください。
高度なデザインのカスタム
Googleフォームは操作が簡単で使いやすい反面、高度なデザインのカスタマイズはできません。
デフォルトでいくつかのデザインがすでに用意されており、その中から好みのデザインを選んで色を変更したり、画像を挿し込んだりといったカスタマイズをしていきます。
色の変更や画像の挿入などはできますが、好きな場所を細かく自由に調整できるわけではありません。そのため、作成したフォームが「Googleフォームであること」が分かってしまうのが難点です。
kintoneでのGoogleフォーム活用シーン
kintoneを使用する際における、Googleフォームの活用シーンを2つ解説します。
社内向けの簡単なアンケート
社内イベントの参加の有無やチームメンバーの意見を集めるといった、簡単なアンケートにもGoogleフォームは有効です。
自由度が高く、質問の種類を記述式やラジオボタン式、チェックボックス式などから選べます。また、Googleフォームをスプレッドシートと連携させれば、集計結果がリアルタイムで一覧表示できるほか、スプレッドシートを設定しておけばCSVダウンロードも行えます。
問い合わせフォーム
Googleフォームの回答形式はさまざまあり、自動返信メール機能も設定できます。そのため、申し込みや質問などを受け付ける問い合わせフォームの作成にも向いているといえるでしょう。
スプレッドシートと連携させて回答を集計すると便利です。
kintoneユーザーは連携サービスを利用しよう
kintoneでは、プラグインやAPI連携などで機能を拡張させることで、外部サービスとの連携が可能です。
kintoneでフォームを設置する場合は、「クライゼル」や「フォームブリッジ」をはじめとした、フォーム制作ができる連携サービスを利用すると良いでしょう。連携できるおすすめのサービスについては後述します。
また、kintoneのスタンダードコースに契約すると、多様なクラウドサービスとの連携ができるようになります。機能拡張の際は、基本的にプログラミング知識が必要ないため連携は簡単です。外部のサービスをうまく組み合わせて連携させれば、活用の幅はさらに広がるでしょう。
一から開発するよりもコストや開発にかかる時間を大きく削減できるのもメリットです。
kintoneに連携できるフォーム制作システム
kintoneに連携できるフォーム制作システムはさまざまです。
フォーム作成におすすめの連携ツールとして、「クライゼル」「フォームブリッジ」「じぶんフォーム」の3つをご紹介します。
クライゼル
クライゼルのフォームで収集したデータをkintoneに連携することで、顧客に対するマーケティング活動が広がります。
もちろんクライゼルのフォームに入力するのにkintoneのアカウントは必要ありません。
特徴としては、HTMLやCSSの操作ができることからデザインを自由にカスタマイズでき、作成数の制限がないWebフォームや会員サイトが作成可能です。オプションサービスでは独自ドメインの設定もできます。
クライゼルのお問い合わせフォームと連携させた場合、リアルタイムで顧客情報を連携させられるため、案件と同時に顧客管理も行えるのがメリットです。申請フォームやアンケートフォームであれば、プログラミング不要でフォームの作成や調整ができます。また、登録データを両者で同期させれば、kintoneにある顧客リストを利用してメールマーケティングを行えるでしょう。
詳しくは、フォーム入力情報をkintoneへ自動連携をご覧ください。
フォームブリッジ（FormBridge）
トヨクモ株式会社が提供する「フォームブリッジ」は、kintoneのアカウントを所有していなくても、データを直接kintoneに自動保存できるWebフォーム作成ツールです。作成したお問い合わせフォームやアンケートフォームに回答が来ると、その都度kintoneに自動保存されます。
kintoneに情報を移す手間が省け、業務効率が上がるのがフォームブリッジのメリットです。
Webフォームの作成は、マウス操作のみのドラッグ&ドロップ操作になります。自動返信メール機能や条件分岐の機能などを搭載しており、多種多様なフォームを用途に応じて作成できるのがポイントです。
セミナーやイベントなどの受付フォーム、アンケートフォーム、採用フォームなど多様なシーンで利用できます。回答された内容はそのまま自動でkintoneに保存されるため、データの転記を行う必要がありません。公開期間を設定すれば、期間限定のキャンペーンサイトに置くフォームを作成できます。
また、同社の「kViewer」との連携で、ライセンスのないユーザーによるデータの閲覧や編集が可能です。
じぶんフォーム
株式会社ソニックガーデンが提供する「じぶんフォーム」は、kintoneと連動させてお問い合わせフォームを作成できます。フォームの作成数に制限はありません。
kintoneアプリの項目でフォームに必要なものをマウス操作で選択し、順番の入れ替えや細かな設定を行います。
じぶんフォームは、Webフォームの作成に必要な自動返信メール機能やスパム対策機能などを搭載しており、シンプルなフォームを簡単に作成できるのが特徴です。利用シーンもさまざまで、お問い合わせフォーム以外にもアンケートフォームや受付フォームなどを作れます。
お問い合わせフォームであれば、得たデータをkintoneのレコードとして保存できるうえ、アナリティクス連携でのアクセス解析が可能です。社内アンケートや商品アンケートであれば、kintoneで集計表を作るのも簡単にでき、セミナーやイベントなどの受付フォームも参加者の管理をkintone上で行えます。
kintoneでのフォーム作成はツールの使用がおすすめ
kintoneユーザーであれば、クライゼルやフォームブリッジ、じぶんフォームなどの連携サービスを利用してフォームを作成するのが良いでしょう。
クライゼルのkintone連携フォームであれば、kintoneのアカウントがない方からのフォーム入力も受け付けており、情報をリアルタイムで連携できます。データ連携が自動であるため、運用に手間がかかりません。
kintoneに連携できるツールを探している、自社サイトに合ったフォームを作りたいという方におすすめです。
まとめ
ここまで、kintoneとGoogleフォームについて解説しました。
業務アプリを作成できるkintoneはGoogleフォームとの連携も可能ですが、連携には手間がかかるので、カンタンに連携できるフォームを探しているということであれば「クライゼル」などkintoneと連携できるフォーム制作システムを選ぶといいでしょう。
